Die Rolle des E-Invoicing bei der digitalen Transformation von Unternehmen

veröffentlicht am 8. Mai 2024 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Mit der Entscheidung, die elektronische Rechnungsstellung einzuführen, unternimmt Polen einen weiteren Schritt in Richtung digitale Unternehmenstransformation. Es ist eine Revolution der Rechnungsstellung, die den Prozess optimieren und die Integrität des Steuersystems erhöhen wird. Sobald diese Art der Rechnungsstellung als obligatorischer Standard eingeführt sein wird, wird sich der Arbeitsalltag für Unternehmen, Buchhalter und alle, die in den Rechnungsstellungsprozess involviert sind, ändern.

Die Papierform verabschiedet sich »
Ein leicht verfügbares Buchhaltungssystem »
Kostenrechnung »
KSeF - Vorteile für die Unternehmen »
E-Rechnungen und Verfahren »

Die Papierform verabschiedet sich

Viele Mandanten verwenden immer noch Papierrechnungen und übersenden sie den Buchhaltungsunternehmen zur Verarbeitung. Die Rechnungsstellung beginnt mit der manuellen Sortierung der Rechnungen nach Datum, danach werden die sortierten Rechnungen in das Buchhaltungssystem eingegeben. Heutzutage wird alternativ OCR-Software für die Datenauslesung verwendet, wobei die Dokumente von einer speziellen Software gescannt und verarbeitet werden. Dies ändert nichts an der Tatsache, dass OCR-Programme die manuelle Eingabe der Daten in das Buchhaltungssystem erfordern, was zeitintensiv und mühsam ist.

Auch die Buchung von Ausgangsrechnungen kann zeitraubend sein, insbesondere, wenn die Gesellschaft ein separates Rechnungsstellungssystem nutzt, das es nicht ermöglicht, die Daten in das Softwaresystem des Buchhaltungsunternehmens zu importieren.

Bald schon wird sich dank dem landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) der gesamte Prozess verbessern.

Ein leicht verfügbares Buchhaltungssystem

Da strukturierte E-Rechnungen obligatorisch sein werden, wird jedes Unternehmen Rechnungen in elektronischer Form ausstellen müssen. Dies wird es ermöglichen, die Buchhaltungsbelege leicht und schnell in das Buchhaltungssystem zu importieren, vorausgesetzt, es ist in das KSeF integriert. Genauso wird es möglich sein, die Eingangsrechnungen des Kunden zu importieren, so dass die Buchhaltungsunternehmen die zu buchenden Belege rechtzeitig erhalten, ohne die Kunden daran erinnern zu müssen.

Viele Buchhaltungsunternehmen in Polen haben das Problem, dass die Kunden die Belege spät übermitteln. Zusatzgebühren für späte Übermittlung helfen nur selten. Es wird erwartet, dass das KSeF den sofortigen Zugang zu den Belegen ermöglicht und damit das Problem der späten Übermittlung durch die Kunden aus der Welt schafft.

Kostenrechnung

Viele Buchhaltungssysteme in Polen ermöglichen bereits den Import von Kostenrechnungen aus dem KSeF wodurch keine zusätzlichen Technologien wie OCR benötigt werden. Der Prozess ist automatisiert und erfordert keine manuelle Dateneingabe, was die Arbeit der Buchhalter effizienter macht.

Bis jetzt war es der Kunde, der dem Buchhaltungsunternehmen die Rechnungen übermittelte, was bedeutet, dass der Kunde erklärte, dass die Rechnungen Geschäftsausgaben belegen. Der Buchhalter überprüfte, ob die Rechnung tatsächlich auf das Unternehmen des Kunden ausgestellt wurde und ob sie mit dem Geschäft des Kunden zusammenhing.

Viele Buchhalter machen sich Gedanken, ob die Kunden direkt aus dem KSeF abgerufene Rechnungen freigeben werden. Buchhaltungssoftwareprogramme bieten Funktionen, die es ermöglichen, dem Kunden eine solche abgerufene Rechnung zur Freigabe zu senden, was eine stärkere Kontrolle der Ausgaben ermöglicht. Zusätzlich automatisieren elektronische Workflow-Programme die Freigabe der E-Rechnungen durch die Kunden.

Das Datum, ab welchem die Nutzung des KSeF obligatorisch sein wird, wurde verschoben. Das nächste Datum wird bald bekannt gegeben werden und wird sehr wahrscheinlich endgültig sein.

KSeF - Vorteile für die Unternehmen

Wenn man sich die Vorteile des KSeF ansieht, so ist es ganz ohne Frage nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Gelegenheit, um die digitale Unternehmenstransformation in Polen voranzubringen. Das System kann viele Vorteile mit sich bringen, wie z.B.:

Vereinfachung des Rechnungsstellungs- und Buchhaltungsprozesses;
Automatisierung der Rechnungskontrolle;
Verbesserung der Datenqualität und der Sicherheit;
Zeit- und Kostenersparnis im Zusammenhang mit der Vorhaltung der Rechnungen;
die Umsatzsteuer lässt sich einfacher berechnen und Fehler und Korrekturen werden vermieden;
die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten wird einfacher sein.

Ein weiterer Vorteil des KSeF für die Steuerzahler wird sein, dass sie zu viel gezahlte Umsatzsteuer schneller erstattet bekommen und sie werden keine SAF-T für Ausgangsrechnungen übersenden müssen, was ansonsten auf jede Aufforderung der Behörden der Fall war. E-Rechnungen werden für zehn Jahre aufbewahrt und es wird einfacher sein, Korrekturrechnungen „in Minus“ abzurechnen. Ein wesentlicher Vorteil ist auch die Automatisierung von Prozessen und der sichere Umgang mit Rechnungen.

E-Rechnungen und Verfahren

Erwähnenswert ist, dass die Unternehmen in Polen zurzeit intensiv daran arbeiten, E-Rechnungen in ihre Geschäftsoperationen zu integrieren und auch daran, sie an ihre unternehmensinternen Verfahren, insbesondere in den Bereichen Rechnungsstellung und Haftung, anzupassen. Um den neuen Anforderungen zu entsprechen, werden die Unternehmen auch ihre Vertragsmuster, Geschäftsbeziehungen und Rechnungslegungsgrundsätze ändern müssen. Trotz der Bedenken im Zusammenhang mit der E-Invoicing-Revolution werden die Unternehmen und Buchhaltungsunternehmen von der Einführung der E-Rechnungen und des KSeF profitieren. Obwohl der Prozess der Einführung kompliziert zu sein scheint, sollten Unternehmen in erster Linie die Vorteile und Erleichterungen im Blick haben, die diese Technologie für die kommenden Jahre mit sich bringt.