Überwachung der IT-Prozesse: Aufgabe der Internen Revision

Je größer die Unternehmen werden, desto mehr wächst die Notwendigkeit, die internen Prozesse und deren Einhaltung zu überwachen. Das ist die Aufgabe der Internen Revision. Zu den Pro­zessen zählen auch die IT-Prozesse, da aus ihnen wesentliche Risiken entstehen können.

IT-Prozesse: Wesentliche Grundlage des internen Kontrollsystems (IKS)

In der heutigen Zeit werden immer mehr Teile des internen Kontroll­systems auf die IT-Systeme verlagert. Das führt dazu, dass die IT-Prozesse gerne auch als General IT Controls, kurz GITC, einen erheblichen Einfluss auf das IKS der Unternehmen haben.

Denn die IT-Prozesse sollen dafür sorgen, dass das von der Geschäftsführung gewollte interne Kontroll­system auch entsprechend in den IT-Systemen richtig abgebildet wird. Wesentliche Aspekte sind dabei die Vergabe von Berechtigungen, die Einrichtung der Anwendungen, die für die Rechnungslegung genutzt werden, aber auch Workflow­programme und Archivsysteme. In allen Anwendungen ist dafür Sorge zu tragen, dass ein gewolltes 4-Augenprinzip, z.B. bei den Veränderungen der Kreditoren­stammdaten, wirklich umgesetzt wurde oder dass nur ausgewählte Mitarbeiter Kreditlimits bei den Debitoren pflegen können.

Neben diesen Aspekten rücken aber auch andere Themen, wie die Verfügbarkeit der IT-Systeme und die Prozesse, die das sicherstellen, in den Fokus der Überwachung der IT-Prozesse. Denn Ausfälle der IT-Systeme wirken sich heute schnell und oft unmittelbar auf die Ertragslage der Unternehmen aus. Daher macht es Sinn, dass sich die Interne Revision auch um diese Themen kümmert.

Prüfung der IT-Prozesse: Hohes technisches Know-how gefordert

Schon die normale Aufgabe der Internen Revision, sich in allen Prozessen mit handels- und steuer­rechtlichen Aspekten sowie ggf. auch mit Branchen­anforderungen auszukennen, erfordert ein sehr breites Wissen über das Unternehmen, die Prozesse und rechtlichen Anforderungen.

Dazu kommen noch die Anforderungen aus den IT-Prozessen. Denn der Revisor muss die IT-Prozesse kennen und beurteilen können, ob sie State of the Art sind. Hierfür kann er sich an allgemeinen Standards wie ITIL oder COBIT orientieren. Daneben muss er über erhebliche Kennt­nisse über die im Unternehmen eingesetzten IT-Systeme sowie die Einrichtung der IT-Systeme verfügen. Denn er muss in der Lage sein, die tatsächlich vergebenen Berechti­gungen beurteilen zu können. Bei der Komplexität der heutigen Rechnungs­legungs­systeme erfordert das hohe Kompetenzen. Großes Sachverständnis ist aber auch für die Prüfung der Einrichtung der Rechnungslegungs- und Workflow­systeme notwendig – umso mehr, je mehr die Prozesse auf die Rechnungslegungs­systeme verlagert wurden.

Das führt dazu, dass die internen Revisoren nicht um eine Spezialisierung herumkommen. Das ist auch von Vorteil, um von der IT-Abteilung bzw. dem IT-Bereich als kompetenter Ansprech­partner anerkannt zu werden. Hier können wir Sie unterstützen. Wir verfügen aufgrund unserer Erfahrung aus der Jahres­ab­schluss­rüfung über die Spezialisten, die Ihnen das notwendige Know-how zur Verfügung stellen. Auch eine Integration Ihrer Mitarbeiter in die Aufgaben und die Ausbildung „on the Job” ist dabei möglich.

Integration der IT-Revision in die Revision

Die hohe technische Integration der Prozesse in den IT-Systemen führt dazu, dass häufig auch im Rahmen der kaufmännischen Revision schon IT-Themen mit geprüft werden müssen, damit überhaupt ein umfassendes Urteil über den Prozess abgegeben werden kann. Daher sollte bei jeder Revision überlegt werden, ob – z.B. im Rahmen der Revision des Einkaufs­prozesses – nicht zeitgleich mit der Revision der Prozesse auch deren Abbildung in den IT-Systemen mitgeprüft werden kann. Erst hierdurch wird die Revision wirklich effizient.

Auslagerung der Internen Revision

Häufig stellt sich die Frage, ob die Unternehmen einen Revisor oder auch gerade einen IT-Revisor auslasten können. Hier bietet es sich an, die Aufgabe der Internen Revision bzw. der IT-Revision oder auch Teilaufgaben der Internen Revision auszulagern.

Sprechen Sie uns an, gerne erstellen wir Ihnen Angebote von der vollständigen Übernahme der Internen Revision über die Übernahme von Teilbereichen, wie der IT-Revision, bis hin zu einzelnen Prüfungs­aufträgen.