Interview: Beim IT-Outsourcing muss der Dienstleister die Anforderungen genau analysieren

​In Zeiten der Digitalisierung lagern immer mehr Unternehmen ihre IT-Aufgaben und -Funktionen an externe Dienstleister aus. Dabei kann es sich um die komplette Infrastruktur, einzelne Anwendungen oder ganze Geschäftsprozesse handeln. Entscheidend für den Erfolg solcher Projekte ist die Kommunikation zwischen Unternehmen und Dienstleister. Klaus Clemens ist Chief Information Security Officer und leitet das Competence Center Netze bei Rödl & Partner. Im Interview beschreibt er die typischen Stolperfallen beim IT-Outsourcing – und erklärt, wie sich diese vermeiden lassen.

Herr Clemens, laut aktuellen Studien verzögern sich IT-Outsourcing-Projekte häufig, weil die Anforderungen unvollständig oder missverständlich formuliert sind. Was passiert, wenn diese Informationen mangelhaft sind?

Viele auslagernde Unternehmen nutzen einen sogenannten Sourcing-Solution-Partner, der sie unterstützt. Die Qualität der ihm bereitgestellten Informationen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projekt. Liegen diese Informationen für den Dienstleister nur mangelhaft oder unvollständig vor und hakt er nicht nach, kann er nur mit Annahmen arbeiten.

Wie kann sichergestellt werden, dass die Anforderungen eines IT-Outsourcings rechtzeitig und aussagekräftig fixiert sind?

Ich sehe hier zwei Ansätze: Erstens muss der potenzielle Dienstleister die vorliegenden Anforderungen genau analysieren. Und zweitens muss er alle Unklarheiten in einer oder mehreren Frage-Antwort-Runden mit dem Kunden klären.

Kommunikationsprobleme zwischen Unternehmen und IT-Dienstleister gelten als Stolperfalle beim IT-Outsourcing. Wie kann man diesen vorbeugen?

Zeigt sich in den Frage-Antwort-Runden, dass das auslagernde Unternehmen und der Dienstleister nicht die „gleiche Sprache“ sprechen, ist ein Workshop die richtige Wahl: In ihm können beide Parteien die Anforderungen und mögliche Lösungsansätze persönlich besprechen und transparent machen.

Spielt die räumliche Distanz zwischen Unternehmen und IT-Dienstleister eine Rolle?

Es ist sehr wichtig, dass das Projekt-Team sich persönlich kennenlernt. Im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit spielt die räumliche Entfernung dann nur noch eine untergeordnete Rolle. Etwas anderes gilt für die Projekt-Schlüsselfiguren, zum Beispiel die Projekt- und Transition-Manager: Sie brauchen regelmäßige Präsenztermine mit dem Kunden.

Rödl & Partner bietet seinen Kunden ebenfalls IT-Outsourcing-Dienstleistungen an. Welche IT-Services können Unternehmen bei Ihnen nutzen?

Wir sind Full-Service-Outsourcer mit dem Schwerpunkt Hosting von unternehmenskritischen ERP-Systemen. Hier steht das SAP-R/3 Hosting neben Microsoft Dynamics AX im Vordergrund.

Info-Kasten:

Wie viele IT-Outsourcing-Projekte konnten Sie bislang betreuen und wie verliefen sie?

Bislang haben wir zirka 50 Outsourcing-Projekte erfolgreich betreut und abgeschlossen. Dabei blieben wir stets im Zeit- und Budgetrahmen. Die Transition-Phase stellte oft die größte Herausforderung dar: In ihr greifen das Unternehmen und wir am stärksten in die Systeme und die Systemumgebung ein. Im Bereich Netzwerk ist es unter anderem eine wichtige Aufgabe, die neue WAN-Anbindung mit dem notwendigen Parallelbetrieb zum Bestandsrechenzentrum aufzubauen. Dabei müssen die jeweiligen Sicherheitsrichtlinien der beteiligten Unternehmen eingehalten werden. Erschwerend kommt hinzu, dass in der Transition-Phase oft ein hoher Zeitdruck herrscht: Gründe sind auslaufende oder teure Altverträge.

Wie gehen Sie mit diesen Projekt-Herausforderungen um?

Bei all unseren Projekten konnten wir diese kritische Phase jederzeit meistern. Jedes unserer IT-Outsourcing-Projekte läuft im stabilen Hosting-Betrieb. Da wir gemeinsam mit den Unternehmen stets klar definierte Anforderungsprofile erarbeiten, äußern sich unsere Kunden sehr zufrieden über die Zusammenarbeit. Zudem arbeiten wir nach dem Security-Standard ISO 27001 und werden so höchsten IT-Sicherheitsanforderungen gerecht.

Herr Clemens, vielen Dank für dieses Gespräch.

Klaus Clemens ist Associate Partner bei Rödl & Partner im saarländischen Mettlach. Der Leiter Competence Center Netze und Chief Information Security Officer ist Diplom-Informatiker und kann auf über 20 Jahre Erfahrung im Datacenter-Umfeld zurückblicken. Seit über 5 Jahren ist er für Rödl & Partner im Outsourcing-Umfeld tätig und hat sich vorher u.a. mit weltweiten Infrastruktur-Harmonisierungsprojekten bei einem global agierenden Keramikhersteller beschäftigt.

Sie haben Fragen zu den IT-Outsourcing-Dienstleistungen von Rödl & Partner? Rufen Sie Klaus Clemens an (+49 [6864] 8906 – 2568) oder schreiben sie ihm eine E-Mail – er ist gerne für Sie da.

zuletzt aktualisiert am 10.02.2016