Gestaltungshinweise für Ihr Management-Reporting

Hoher Zeitdruck für komplexe Entscheidungen

Aktuell sieht sich die Geschäftsführung mittelständischer Unternehmen neuen Herausforderungen gegenüber. Die verkürzte Produktlebenszeit sowie die stärkeren Ausschläge der Konjunkturzyklen schaffen ein dynamisches Umfeld, in welchem sich die Geschäftsführung täglich neu beweisen muss. Für die Arbeitspraxis der Unternehmensführung ergeben sich hieraus 2 wichtige Veränderungen:

Entscheidungen müssen unter hohem Zeitdruck getroffen werden.
Bei der Entscheidungsfindung muss eine Vielzahl von – oftmals neuen – Aspekten berücksichtigt werden.

Eine schwere Aufgabe für den Manager, dem nicht die relevanten Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.

Informationen die Basis für Entscheidungen

Informationen sind für das Management zusammenzustellen und zu übermitteln. Jedoch werden vielfach die falschen Informationen bereitgestellt und wenn es die Richtigen sind, dann nur in geringer Anzahl oder verwirrender Darstellung. Informationen sind jedoch der maßgebende Wettbewerbsfaktor, welcher über den Erfolg eines Unternehmens entscheidet. Sie stellen in der heutigen Zeit die Basisressource für das Handeln des Managements dar: Nur mit den richtigen Informationen können die richtigen Entscheidungen getroffen werden.

Weitergabe von Informationen durch das Management Reporting

Informationen sind jedoch nicht „einfach vorhanden”, sondern müssen bereitgestellt werden. Instrument Nummer 1 für die Informationsbereitstellung ist in der betrieblichen Praxis das interne Berichtswesen. Das Management-Reporting als Teil des internen Berichtswesens stellt Informationen explizit für die Unternehmensführung zur Verfügung und sollte optimalerweise genau die Informationen bereitstellen, die die Unternehmensführung zum richtigen Handeln befähigt.

Auswahl der richtigen Informationen

Um zum richtigen Handeln zu befähigen, muss immer die weitere Verwendung der Information – der Berichtszweck – durch den Ersteller verstanden werden. Der Fokus bei der Ermittlung der notwendigen Informationen sollte dabei darauf gelegt werden, welche Informationen speziell zur Lösung des Berichtszwecks benötigt werden. Zudem muss beachtet werden, welche Informationen der Empfänger hiervon verwenden – im Sinne von verstehen und interpretieren – kann.

Im 2. Schritt sind die Informationen dahingehend zu prüfen, inwieweit diese aus den bestehenden Daten generiert werden können, bzw. in welchem Maß der bestehende Datenbestand erweitert werden sollte. Bei der Aufbereitung und Erweiterung von Daten hat folgender Leitsatz zu gelten: „Es muss mehr nützen als kosten”.

Im Überblick:

Ermitteln Sie regelmäßig die Informationen, die zur Erfüllung des Berichtszweckes vom Empfänger benötigt werden.
Bewerten Sie, ob der Nutzen einer Information deren Aufwand für die Beschaffung und Bereitstellung übersteigt.

Darstellung der Informationen

Die Darstellungs- und Kommunikationsform, also wie der Bericht ausgestaltet wird, hat einen wesentlichen Einfluss auf die Wahrnehmung und Weiterverarbeitung der Berichtsinhalte. Dabei geht es nicht darum den eigentlichen Kern des Management-Reportings durch bunte Farben und Grafiken „aufzuhübschen” oder etwa von einem spärlichen Informationsgehalt abzulenken. Vielmehr wird durch eine geeignete Darstellung und Präsentation der Berichtsinhalte eine optimale Aufnahme dieser ermöglicht. Achten Sie dabei auf die folgenden Punkte:

Standardisieren Sie die Darstellung in Ihren Reportings in einem Gestaltungsregelwerk. Dies schafft Transparenz für den Empfänger, vermeidet Missverständnisse und verhindert zudem eine zeitintensive Orientierungsphase bei jedem Bericht.
Legen Sie eine feste Aufbaustruktur, aber auch die Anordnung für und innerhalb Ihrer Reportings fest. So können Sie bspw. die Inhalte Ihres Management-Reportings nach Dringlichkeit der enthaltenen Informationen oder aber auch nach Organisationseinheiten strukturieren.
Definieren Sie Kennzahlen und deren Berechnungswege berichtsübergreifend, z.B. in Form von Kennzahlen-Steckbriefen. Eine solche Festlegung verbessert die Vergleichbarkeit und Aussagekraft von verschiedenen Berichten und verkürzt die benötigte Interpretationsdauer der Inhalte durch den Empfänger.
Visualisieren Sie einheitlich. Dies gilt sowohl für das Layout von Diagrammen und Tabellen als auch für die Darstellung von Daten. So vermeidet eine unterschiedliche Farbgebung für Ist- und Plan-Daten Irritationen und lenkt die Aufmerksamkeit gezielt auf die relevanten Aussagen.

Entscheidungshilfen in Management-Reportings

Ein qualitativ hochwertiges Management-Reporting bietet dem Empfänger Entscheidungshilfen an. Der Bericht sollte dabei optimalerweise auf die Problemstellungen hinweisen, diese erklären und Lösungen anbieten. Dabei empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

Bieten Sie Ursachenanalysen für Abweichungen an. Dabei sollten Sie zudem die Wirksamkeit der Abweichungen auf die Unternehmensziele verdeutlichen. Der Empfänger hat so die Möglichkeit die Bedeutung der Botschaft, welche durch die Informationen übermittelt wird, richtig einzuordnen.
Kommentieren Sie Daten in Form von schlichten Feststellungen, Erklärungen oder klaren Empfehlungen um die richtige Interpretation des Berichtsinhaltes zu fördern. Optimale Kommentierungen schaffen es dabei Feststellung, Erklärung und Empfehlungen zu kombinieren und dem Management in diesem Zuge Optionen zur Problemlösung in Form von Handlungsempfehlungen aufzuzeigen.

Fazit: Das Management-Reporting muss die Geschäftsführung beraten

Bei der Berichtserstattung an das Management hat ein Umdenken zu erfolgen. Ein Management-Reporting ist nicht mehr ein einfaches Instrument zur Informationsbereitstellung. Vielmehr soll es bei der Entscheidungsfindung durch Handlungsempfehlungen Impulse geben und Maßnahmen zur Steuerung aufzeigen. Durch eine Standardisierung des Erstellungsprozesses, welcher aktuell stark durch innovative IT-Anwendungslandschaften vorangetrieben wird, werden Kapazitäten bei der Berichtserstellung frei. Diese sind nicht als Einsparpotenziale zu heben, sondern für interpretierende und analysierende Arbeit bei der Erstellung des Management-Reportings zu nutzen. Nur so kann das Management, welches immer stärker auch in operative Entscheidungen eingebunden wird, auch unter hohem Zeitdruck für komplexe Entscheidungen Lösungen finden.

zuletzt aktualisiert am 11.02.2015

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Werner Merl

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