Early Tax Birds 37/2025: Von steuerlichen Zungenbrechern und E-Mails in der Betriebsprüfung

Im vorliegenden Verfahren ging es um die Frage, in welchem Umfang ein Unternehmen verpflichtet ist, E-Mails im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung vorzulegen und ob das Finanzamt darüber hinaus die Erstellung eines sogenannten Gesamtjournals verlangen darf. Ausgangspunkt war eine Außenprüfung bei der Klägerin. Das Finanzamt forderte, dass die Klägerin sämtliche E-Mails zur Verfügung stellt, die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung eines bestimmten konzerninternen Agreements beziehen, einschließlich solcher Unterlagen, die Teil der Verrechnungspreisdokumentation sind. Darüber hinaus verlangte es ein umfassendes Gesamtjournal, in dem sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails der Klägerin und ihrer Mitarbeiter aufgeführt sein sollten und das unabhängig davon, ob sie steuerliche Relevanz haben oder nicht. Dieses Journal sollte unter anderem Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Uhrzeit und Anlagen aller E-Mails enthalten.

Die Klägerin wehrte sich gegen diese Anforderung und machte geltend, dass das Vorlageverlangen zu unbestimmt sei, da nicht klar erkennbar werde, welche konkreten E-Mails gemeint seien. Zudem sei es unverhältnismäßig, da die Sichtung und Aufbereitung sämtlicher elektronischer Korrespondenz einen erheblichen technischen und finanziellen Aufwand mit sich bringen. Außerdem sei ein großer Teil der E-Mails nicht als Handels- oder Geschäftsbrief im Sinne des Handelsgesetzbuchs anzusehen, sondern enthalte bloße Erfüllungshandlungen ohne eigenständige Rechtswirkung. Solche Nachrichten seien nicht aufbewahrungspflichtig und dürften daher auch nicht verlangt werden. Besonders problematisch sei zudem das Gesamtjournal, das Informationen auch über E-Mails ohne steuerliche Bedeutung offenlegen würde. Eine Rechtsgrundlage für die Verpflichtung zur Erstellung eines solchen Dokuments existiere nicht. Das Finanzamt vertrat demgegenüber die Auffassung, dass es berechtigt sei, E-Mails mit steuerlichem Bezug einzusehen, da sie entscheidend für die Prüfung der Verrechnungspreise seien. Nur durch die Vorlage könne nachvollzogen werden, ob die Klägerin die steuerlich relevanten Informationen vollständig und zutreffend dargestellt habe. Das Finanzamt hielt es der Klägerin für zumutbar, zwischen steuerlich relevanten und nicht relevanten E-Mails zu unterscheiden, und verwies auf deren Erstqualifikationsrecht. Hinsichtlich des Gesamtjournals argumentierte es, dass dieses notwendig sei, um eine umfassende und systematische Kontrolle sicherzustellen und auch prüfen zu können, ob die Klägerin die Abgrenzung der steuerlich relevanten Korrespondenz korrekt vorgenommen habe. 

​Das FG Hamburg folgte teilweise der Klägerin. Es entschied, dass die E-Mails, die das Agreement und die Verrechnungspreisdokumentation betreffen, tatsächlich Handels- und Geschäftspapiere im Sinne von § 147 AO seien und deshalb vorgelegt werden müssten. Demgegenüber sei die Anforderung nach einem Gesamtjournal nicht rechtmäßig, da keine entsprechende gesetzliche Grundlage bestehe. Gegen dieses Urteil legten sowohl die Klägerin als auch das Finanzamt Revision ein. Der BFH bestätigte in seiner Entscheidung nun die Auffassung des FG Hamburg und wies beide Revisionen zurück. 

Er stellte klar, dass Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO auch elektronische Nachrichten wie E-Mails sein können, sofern sie steuerlich relevante Geschäftsvorgänge betreffen. Ebenso unterfallen Unterlagen zur Verrechnungspreisdokumentation der Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO. Damit ist das Finanzamt grundsätzlich berechtigt, die Vorlage entsprechender E-Mails zu verlangen. Das Verlangen sei auch hinreichend bestimmt, da sich die Anforderung auf ein klar bezeichnetes Agreement beziehe und in den vorangegangenen Verwaltungsakten ausreichend erläutert worden sei, welche Inhalte erwartet würden. Auch den Einwand der Unverhältnismäßigkeit wies der BFH zurück. Der Klägerin sei es möglich und zumutbar, nicht steuerlich relevante E-Mails auszufiltern. Ohne Einsicht in die angeforderten Nachrichten könne das Finanzamt die Vollständigkeit und Richtigkeit der Verrechnungspreisdokumentation nicht beurteilen. Anders bewertete der BFH jedoch das Verlangen nach dem Gesamtjournal. Er entschied, dass es keine Rechtsgrundlage dafür gibt, ein solches Journal zu erstellen und vorzulegen. § 147 AO ermögliche zwar die Anforderung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, nicht jedoch die Verpflichtung, ein Dokument zu schaffen, das bislang nicht existiert und das zudem Informationen über E-Mails ohne steuerlichen Bezug enthalten würde. Auch aus § 200 AO lasse sich keine Pflicht ableiten, ein solches Verzeichnis neu zu generieren. 

Das Urteil kann weitreichende Folgen für die Praxis haben, da die Befürchtung besteht, dass die Finanzverwaltung dieses aufgreifen wird, um in Zukunft deutlich umfassendere Anfragen in Betriebsprüfungen zu stellen. Wir halten Sie über die weiteren Entwicklungen auf dem Laufenden.