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Kein Backup, kein Mitleid

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 Kein Backup, kein Mitleid - Warum ich mich um das Backup der Cloud-Daten kümmern muss

​In einer immer digitaleren Welt lagern Unternehmen mehr und mehr Prozesse und Daten in die Cloud aus. Eines wir dabei häufig vergessen: Das Backup ihrer Daten. Warum die Wichtigkeit des Themas steigt und Sie dieses auf keinen Fall ignorieren sollten, erfahren Sie hier. 

Herausforderungen in der Cloud-Welt – Microsoft macht das schon!

Gehen wir einen Schritt zurück: Fragt man die Unternehmen, wie sie ihre wichtigsten on-Premise ERP-Systeme vor Datenverlust schützen und im Fehlerfall wiederhergestellt werden können, lautet die Antwort meistens: "Es stehen regelmäßige und umfangreiche Sicherungen zur Verfügung, die auf die Minute genau zurückgerollt werden können." Stellt man die gleiche Frage bezüglich Microsoft Office 365, sind viele Unternehmen der Meinung, dass Microsoft speziell für die Office 365-Angebote für die Daten verantwortlich ist. In Wahrheit ist Microsoft aber nur für den Betrieb zuständig. Die Verantwortung für die Daten liegt stets beim Kunden, denn in der Cloud gilt das Prinzip der Shared Responsibility.[1] Somit ist man – als Unternehmen – in der Pflicht, eine regelmäßige Sicherung der Daten durchzuführen.

Welchen Gefahren ist meine Office 365-Landschaft konkret ausgesetzt und wozu benötige ich Backups?

Unternehmen sollte nicht die Augen verschließen, denn die Gefahren sind real und allgegenwärtig!
Aktuell liest man es fast täglich in den Medien: Die Unternehmen sind, insbesondere in Zeiten der andauernden Homeoffice-Nutzung, immer öfter Opfer von Ransomware-Angriffen, Viren/Malwarebefall, Phishing-Kampagnen, Datenverlusten und Sicherheitslecks oder von Hackeraktivitäten betroffen. Ebenso können fehlerhafte Konfigurationen oder auch menschliche Fehlbedienung Ursache für Probleme sein.

Ein Beispiel für Letzteres: Die IT der KPMG wollte Ende 2020 an einem Office 365-Konto eines Users Änderungen durchführen; hat dabei jedoch die Teams Chatverläufe von 145.000 Usern unwiderruflich gelöscht. Microsoft wurde direkt involviert, konnte aber keine Daten retten.[2]

Ein anderes Beispiel von Anfang 2021: Ein Großbrand bei dem französischen Cloud-Hosting-Anbieter OVH hat tausende von Webseiten vernichtet. Dabei hatten viele Kunden nur ein Basis-Paket, welches kein Backup/Disaster Recovery Plan enthält.[3]

Ausgangssituation in den meisten Unternehmen

Speziell auf die eigenen User von Microsoft Office 365 bezogen, haben Unternehmen zwei Möglichkeiten:
  • Unternehmen können versuchen, wie vor der Migration in die Microsoft Cloud, alle Useranforderungen zentralisiert mit Richtlinien und Freigabeprozessen zu steuern. Erfahrungsgemäß hält das aber kein Unternehmen dauerhaft und stringent durch. Am Ende des Tages werden Sonderregelungen geschaffen, die die Datensicherheit des Unternehmens dauerhaft gefährden.
  • Oder man lässt die User gewisse administrative Tätigkeiten eigenständig durchführen (Erstellung und Pflege von SharePoint-Webseiten, Teams-Kanälen inkl. Berechtigungen, OneDrive-Synchronisationen und Dateifreigaben, ….).
Bei der zweiten, sehr realistischen Variante können die User versehentlich oder wegen fehlendem Know-how sowohl Berechtigungen als auch Daten komplett in der Office 365-Applikation löschen. Somit wird dem einzelnen User dadurch ein hohes Maß an Verantwortung für die Unternehmensdaten übertragen.

Das zeigt auch eine aktuelle Umfrage: Veeam befragte mehr als 1.000 IT-Professionals, aus welchen Gründen es in ihren Unternehmen bereits zu Datenverlust in der Cloud kam[4]:


Der Retter in der Not: Backups, Backups und nochmals Backups!

Wie schützt man also die Unternehmensdaten vor den verschiedenen Angriffen, aber auch vor seinen eigenen Usern?

Die Antwort lautet: Genauso, wie man mit bei on-Premise-Systemen schon lange verfährt – mit regelmäßigen Sicherungen!

Es wird dabei empfohlen, die Sicherungen der Office 365 Komponenten on-Premise im eigenen Rechenzentrum oder bei einem anderen Cloud-Hosting Anbieter zu lagern.

Neben der granularen Wiederherstellung einzelner Objekte, E-Mails, ganzer Postfächer, Teams-Kanälen oder OneDrive-Konten hat ein Backup-Tool weitere Vorteile:
  • Schutz vor versehentlichem oder böswilligem Löschen von kritischen Unternehmensdaten.
  • Die gesicherten Objekte sind auch dann verfügbar, wenn ein User das Unternehmen bereits verlassen hat, und der Account bei Microsoft gelöscht wurde.
  • Es können mehrere Sicherungsjobs mit je benutzerdefinierten Aufbewahrungsfristen versehen werden, um z.B. Compliance Regeln und gesetzlichen Pflichten nachzukommen.
  • Backups können für Migrationen verwendet werden, z.B. auf eine on-Premise Microsoft Exchange Server-Lösung.


Fazit

Die Nutzung von Cloud-Anwendungen und die damit verbundene Verlagerung von on-Premise-Daten macht eine zusätzliche Sicherung dieser Daten erforderlich. Sie muss integraler Bestandteil der Back-Up-Strategie Ihres Unternehmens werden, um die Integrität und Kontrolle über die Unternehmensdaten zu behalten.

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[4] Sieben wichtige Gründe für die Sicherung von Office 365-Daten: Warum Unternehmen ihre Office 365-Daten sichern sollten, Veeam Software Group GmbH: https://go.veeam.com/wp-why-backup-office-365-data-de

Kontakt

Przemyslaw Kscheminski

+49 6864 8906 3803

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