Die Elektronische Rechnung in der EU

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zuletzt aktualisiert am 18. Oktober 2017

Dem Druck des Faktischen konnte sich auch der deutsche Gesetzgeber nicht länger entziehen und eröffnete weitreichendere Möglichkeiten zur Verwendung der sog. elektronischen Rechnung (E-Rechnung). In einigen Branchen ist der elektronische Datenaustausch, z.B. EDI im Format EDIFACT, schon lange üblich. Gerade aber Unternehmen mit einer heterogenen Kreditoren-Struktur oder kleinere Unternehmen hoffen nun auf Erleichterungen in der Bürokratie und eine generelle Vereinfachung.
 

 

Der rechtliche Rahmen

Grundsätzlich sind die gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung durch das Umsatzsteuersystem geprägt: Das europäische System sieht eine Belastungsneutralität vor. Daraus resultiert letztlich der Vorsteuerabzug. Gleichzeitig ist das Erstellen einer Rechnung aber Pflicht. Da der bisherige Aufwand bei der elektronischen Signatur erheblich war, hat sich dieses System in der Praxis kaum durchgesetzt. Demgegenüber behauptet sich aber das Versenden von beispielsweise PDF-Dateien im Endkundengeschäft. Nachdem in Deutschland seit dem 1. Januar 2013 in Anlehnung an Art. 233 MwStSystReL die Gleichstellung der E-Rechnung  mit der Papierrechnung gegeben ist, kann eine Umsetzung unter Beachtung der gesetzlichen Interpretation unter Umständen einiges im Betrieb vereinfachen.  Zu berücksichtigen sind hier selbstverständlich die normalen  Aufbewahrungspflichten und gegebenenfalls deren digitale Sicherstellung.
 

Umsetzung

Folgendes muss der Unternehmer bei der Umsetzung beachten:
  • Beweislast,
  • die Kosten (systemseitig, Kontrollverfahren),
  • die EU-Tauglichkeit (ist das Verfahren in allen Ländern der EU anerkannt?)
Hilfreich ist hier meist die Überschneidung des Kontrollverfahrens der E-Rechnung mit der Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzuges.
 

Technische Umsetzung

Es ist seitens des Unternehmers Folgendes sicherzustellen:
  • die Echtheit der Herkunft (Authentizität);
  • die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität);
  • die Lesbarkeit der Rechnung (inkl. Aufbewahrung).
Der Prüfpfad „Rechnung » Leistung » Rechnung” sollte immer eingerichtet sein. Gleichzeitig können natürlich EDI und die qualifizierte Signatur weiter angewendet werden. Zu beachten sind in jedem Fall die Gesetzeskonforme Archivierung (z.B. kein Änderungsmöglichkeit) sowie die Regelungen der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
 
Nachfolgend eine graphische Illustration der Prozesse, wie sie sich bisher im klassischen Sinne dargestellt haben und wie sie sich durch die Einführung der E-Rechnung verändert haben:

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Ulrich Schäfer

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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