Elemente einer ordnungsgemäßen (steuerlichen) Verfahrensdokumentation

Wesentliche Kriterien für eine Verfahrensdokumentation

Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversi­fikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z.B. §§ 145 ff. AO, §§ 238 ff. HGB) und damit die in den GoBD enthaltenen Anforderungen beachtet werden.

Die steuerlichen Kriterien zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beziehen sich neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des eingesetzten DV-Systems. Deshalb muss für jedes DV-System, das mit der Rechnungslegung in Verbindung steht, eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorliegen. Aus dieser müssen der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig erkennbar sein.

Nach den GoBD ist jeder Geschäftsvorfall urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Inhalt und Umfang der in den Belegen enthaltenen Informationen sind insbesondere von der Belegart und der eingesetz­ten Verfahren abhängig. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Die Verfahrensdokumentation stellt den organisatorisch und technisch gewünschten Ablauf dar, bspw. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Umfang der steuerlichen Verfahrensdokumentation

Das Ausmaß der im Einzelfall notwendigen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des eingesetzten DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen unerlässlich ist. Die Verfahrensdokumentation muss nachvollziehbar formuliert und damit für einen sachverständigen Dritten in angebrachter Zeit nachprüfbar sein.

Sie besteht i.d.R. aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Kontinuierliche Aktualisierung der Verfahrensdokumentation

Innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt sein, dass die in der Verfahrens­dokumen­tation dargelegte Vorgehensweise dem in der Praxis gelebten Verfahren vollständig entspricht. Dies gilt insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme (Programmidentität).

Bei Änderungen sind die unterschiedlichen Stände der Verfahrensdokumentation durch Versionierung und eine nachvollziehbare Änderungshistorie zu strukturieren. Solange die Aufbewahrungsfrist für die Aufzeichnungen und Unterlagen der Buchführung nicht abgelaufen ist, läuft auch die Aufbewahrungsfrist der Verfahrens­doku­men­­­­tation nicht ab, zu deren Verständnis sie notwendig ist.

Verfahrensdokumentation in der Betriebsprüfung

Nach der Abgabenordnung hat die Finanzbehörde im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen das Recht, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu überprüfen.

Neben den Daten müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die einen vollständigen Systemüberblick erlauben und für das Verständnis des DV-Systems notwendig sind.

Sanktionen bei fehlender Verfahrensdokumentation

Besteht nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass, die sachliche Richtigkeit der Buchführung zu beanstanden, gilt diese nach § 158 AO als formell ordnungsgemäß und kann der Besteuerung zugrunde gelegt werden.

Um den Weg der Schätzung beschreiten zu können, wird die Finanzbehörde auf Grundlage der GoBD versuchen, die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu erschüttern, indem genügend formelle Mängel aufgedeckt werden.

Neben den Anforderungen der §§ 146, 147 AO sind die GoBD durch den Steuerpflichtigen zwingend zu beachten und umzusetzen. Andernfalls wäre die Buchführung nicht ordnungsgemäß. Eine mögliche Missachtung dieser Anforderungen bestünde darin, dass eine Verfahrensdokumentation nicht geführt und deswegen im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht vorgelegt werden kann. In einem solchen Fall muss die Finanzbehörde untersuchen, ob die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit beeinträchtigt ist. Falls dem so ist, handelt es sich um einen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht, dessen Folgen im Gesamtzusammenhang mit weiteren Feststellungen zur Verwerfung der Buchführung führen kann.