Digitalisierung und Datenschutz: Ist Ihr Unternehmen vorbereitet?

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von Dr. Christiane Bierekoven  
zuletzt aktualisiert am 4. November 2015

Je mehr Geschäfts- und Betriebsprozesse Unternehmen digitalisieren, desto mehr Daten entstehen. Genutzt und analysiert werden diese unter der Überschrift „Big Data” hauptsächlich für das Marketing und den Vertrieb. Datenanalysen, Auswertungen und die Umsetzung dieser Aus­wer­tungen in Echtzeit werden dabei immer wichtiger. So sehr diese Daten auch helfen, Geschäfts­prozesse zu optimieren – sie unterliegen dennoch einigen datenschutzrechtlichen Richtlinien, die wir in diesem Beitrag darstellen möchten.


 

Digitale Transformation: Die datenschutzrechtliche Ausgangssituation

Aus der Digitalisierung entstandene Daten können einerseits reine Auswertungsdaten ohne Personenbezug sein. Andererseits erfasst die Datenanalyse verstärkt Leistungs- und Nutzungsverhalten, um die Effizienz von Betriebsabläufen und Unternehmensprozessen zu analysieren – und anhand dieser Ergebnisse zu optimieren. Das ermöglicht es auch, zunehmend zu kontrollieren: so z.B. die Leistung und das Verhalten der Mitarbeiter, die an diesen Betriebsabläufen und Unternehmensprozessen beteiligt sind. Entsprechendes gilt für den zunehmenden Einsatz mobiler Devices oder vernetzter Fahrzeuge, die Mitarbeitern und Nutzern überlassen werden.
 
Daneben werden verstärkt Online-Daten aus Internet-Plattformen erfasst. Sie werten das Nutzerverhalten auf diesen Plattformen, User-Vorlieben, bevorzugte Seiten, Produkte oder Blog-Beiträge in Echtzeit aus. Ziel ist es, neueste Trends zu erkennen und zeitnah im Vertrieb umsetzen zu können. Diese Analysen informieren präzise über das Einkaufsverhalten und steigern so unmittelbar die Verkaufschancen von Produkten, die auf diese Trends abgestimmt sind.
 

Das datenschutzrechtliche Veto

Fakt ist: Das Datenschutzrecht untersagt es, Daten unbegrenzt zu erheben, zu verarbeiten oder personenbezogene Daten unbegrenzt zu nutzen. Der Aspekt der Datensparsamkeit ermöglicht es, immer nur so viele Daten zu verarbeiten, wie es für einen bestimmten Prozess zwingend erforderlich ist.
 
Zudem bedarf es – um personenbezogene Daten verarbeiten zu dürfen – einer gesetzlichen oder sonstigen rechtlichen Grundlage oder einer Einwilligung der Betroffenen. Etwas anderes gilt nur, wenn kein Personenbezug vorliegt. Dabei müssen die Daten jedoch datenschutzrechtlich anonymisiert werden, sodass ein solcher Personenbezug nicht mehr hergestellt werden kann.
 

Digitalisierung: Datenschutzrechtliche Anforderungen

Für ein Unternehmen, das digitalisierte Prozesse und Auswertungen nutzen will, ist eine Auswertung von personenbezogenen Daten ohne gesetzliche oder sonstige rechtliche Grundlage demnach nur dann zulässig, wenn die betroffenen Personen einwilligen. Kann eine Einwilligung nicht eingeholt werden, sind die Daten so zu aggregieren, dass ein Personenbezug unmöglich ist.
 
Für viele Auswertungen, die Unternehmen effizienter machen oder Geschäftsprozesse optimieren sollen, bedarf es keines Personenbezuges. Hier reichen aggregierte Daten. Ist dies im Einzelfall nicht möglich, sind in betroffenen Unternehmen Betriebsvereinbarungen zu erwägen. Grund: Der Einsatz von automatisierten Verfahren ist gemäß § 87a Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig. Außerhalb der Mitbestimmungspflicht sind Einwilligungsregelungen zu erwägen, die jedoch sehr aufwendig sind.
 

Digitalisierung und Datenschutz: Umsetzung in der Praxis

In der Praxis empfiehlt es sich deshalb, die generierten Daten genau zu kategorisieren und zu prüfen, für welche Auswertungen der Personenbezug zwingend benötigt wird, um diesen weitestgehend zu vermeiden. Kann der Personenbezug nicht ausgeschlossen werden, bedarf es:
  • entweder einer gesetzlichen oder rechtlichen Grundlage für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten oder
  • einer Einwilligung der Personen, die von den Auswertungen betroffen sind.
 
Daneben sind Betriebsvereinbarungen zu erwägen, wenn über die ausgewerteten Daten die Leistung oder das Verhalten der Beschäftigten kontrolliert werden können. So können Unternehmen datenschutzrechtlich und arbeitsrechtlich abgesichert die Vorteile der Digitalisierung nutzen, um effizienter zu werden und die Verkäufe zu steigern.

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Dr. Alexander Theusner, LL.M. (Hong Kong)

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