Buchführung digital: Worauf Unternehmen achten müssen

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zuletzt aktualisiert am 26. Februar 2020 | Lesedauer ca. 5 Minuten


Die allumfassende Digitalisierung verändert durch das Internet und moderne Kommuni­kationsformen große Teile der Wirtschaft. Sicherlich beeinflusst die Ent­wicklung auch erheblich die buchhalterischen und steuerlichen Prozesse in Unter­nehmen. Der Einsatz von Cloud-Diensten oder die bildliche Erfassung von Reise­kosten­belegen mit Smartphones sind nur zwei von vielen Beispielen. Diese Entwick­lung hat die Finanzverwaltung zum Anlass genommen, ihre Anforderungen an die digitalen Buchführungsprozesse zu aktualisieren. Eine Konsequenz: Unternehmen bzw. deren steuerlichen Berater müssen prüfen, ob die Vorgaben im Einzelfall eingehalten werden – ansonsten drohen bei der nächsten Betriebsprüfung ungewollte Probleme.


Buchführungsprozesse werden zunehmend digital ausgestaltet, was bspw. der Einsatz von Online Reisekosten­abrechnungen oder der Ersatz von Papierrechnungen durch elektronische Formate zeigt. Papierunterlagen werden nach und nach ersetzt. Hierdurch lassen sich Kostenersparnisse und auch Effizienzgewinne sowohl in der Bearbeitung als auch bei der Archivierung realisieren. Allerdings entfaltet nur eine ordnungsgemäße Buchführung gegenüber der Finanzverwaltung Beweiskraft für steuerliche Zwecke. Deshalb müssen Unter­nehmen unbedingt darauf achten, dass ihre digitalisierten Datenverarbeitungsprozesse nicht nur in der Finanz­buchhaltung, sondern auch in Vor- und Nebensystem wie Materialwirtschaft oder Faktura den Anforderungen an Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten entsprechen.

Die Finanzverwaltung aktualisierte im letzten Jahr mit dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zur „ord­nungs­gemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektro­nischer Form sowie zum Datenzugriff” (kurz: GoBD 2020), wie eine elektronische Buchführung ordnungsgemäß ausgestaltet ist: Die Neufassung ersetzt das alte BMF-Schreiben (GOBD 2015) vom 14. November 2014 und ist ab dem 1. Januar 2020 anzuwenden.



Umsetzung der GoBD in der Praxis

Für Unternehmen heißt das: Sie müssen weiterhin die strengen Anforderungen an die elektronische Buch­führung beachten, bspw. eine zeitgerechte Erfassung von Buchungsvorfällen oder eine ordnungsgemäße Archivierung digitaler Daten. Die Einhaltung der Ordnungsvorschriften sind durch ein entsprechendes internes Kontrollsystem, z.B. mit dokumentierten Zugriffs- bzw. Berechtigungskonzepten, durch das Unternehmen nachzuweisen. Auch eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation für das Datenverarbeitungs-System (DV) sollte zur Vermeidung von formellen Mängeln vorhanden sein.
 

Die wichtigsten Änderungen der GoBD auf einen Blick

Unveränderbarkeit

  • Die GoBD ordnen an, dass Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingebracht werden, nicht mehr ohne Kenntlichmachung geändert bzw. gelöscht werden können.
  • Das kann Unternehmen fordern. Denn häufig werden Buchungsvorläufe noch nicht festgeschrieben, um potenzielle Fehler unterjährig beheben zu können.
  • Aus Sicht der Finanzverwaltung ist das nicht regelkonform. Kommt es anschließend zu einer steuerlichen Außenprüfung, hat der steuerpflichtige Unternehmer ein Problem.
  • Es kommt durchaus vor, dass Prüfer die Beweiskraft der Buchführung anzweifeln, weil die Festschreibung fehlt.
  • Daher sind spätere Änderungen ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der historische Inhalt als auch die Tatsache, dass Änderungen vorgenommen worden sind, erkennbar bleiben.
  • Der Einsatz von Manipulationsprogrammen – insbesondere Zappern, Phantomware und Backofficeprodukten führt zu einer Ordnungswidrigkeit.


Aufbewahrungspflicht

  • Belege sind stets in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren.
  • Ein elektronisch erstellter Beleg ist auch als solcher aufzubewahren. Wird lediglich ein Ausdruck in Papierform verwahrt, ist das ungenügend.
  • Zudem erlaubt es die Finanzverwaltung nicht, dass durch die Archivierung Strukturmerkmale des ursprünglichen Belegs verlorengehen. Das kann bereits auftreten, wenn eine PDF- in eine TIFF-Datei umgewandelt wird: Die zugrundeliegende XML-Information kann dabei verlorengehen, sodass der Beleg nicht mehr maschinell auslesbar ist. 
  • Eine Umwandlung in ein anderes Format ist immer dann zulässig, wenn durch den Vorgang weder die maschinelle Auswertbarkeit eingeschränkt noch der Inhalt verändert wird.
  • Bei digitalen Unterlagen machen es die GoBD Unternehmen vereinzelt leichter: E-Mails sind dann nicht aufbewahrungspflichtig, wenn sie lediglich als Transportmittel dienen (z.B. wenn die E-Mail im Anhang eine PDF-Rechnung enthält).
  • Durch die Neuregelungen sind Unternehmen aufgefordert, detailliert zu analysieren, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind und welche nicht. 
  • Für den Fall eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem, ist die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems grundsätzlich neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten.


Datensicherheit

  • Die DV-Systeme sind gegen jegliche Art des Verlusts von steuerlich relevanten Daten zu sichern.
  • Es sind Zugriffs- und Zugangskontrollen zum Schutz der Systeme vor unberechtigten Eingaben zu installieren.
  • Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Buchführung nicht als formell ordnungsgemäß gilt.
  • Unternehmen haben diese Sicherheitsanforderungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist der Daten zu gewährleisten.
  • Insgesamt bedarf es eines strukturierten Prozesses der Informationssicherheit im Unternehmen, in dem die Anforderung an die Sicherheit der Systeme kontinuierlich überwacht und angepasst wird.


Cloud-gestütztes DV-System

  • Bislang fanden Cloud-Dienste in den GoBD 2015 keinerlei Beachtung und es bestanden erhebliche Zweifel an deren Zulässigkeit.
  • Künftig können Cloud-Dienste nicht nur für das Hauptsystem, sondern auch für  Vor- und Nebensysteme genutzt werden.
  • Entscheidet sich ein Unternehmen dazu Cloud-Dienste in Anspruch zu nehmen, so ist zu beachten, dass für die Verlagerung von Servern ins Ausland ein Antrag beim zuständigen Finanzamt zu stellen ist.


Bildliche Erfassung

  • Mit den GoBD 2020 besteht neben der Möglichkeit der bildlichen Erfassung durch das Scannen nun auch die Möglichkeit der bildlichen Erfassung durch das Abfotografieren mithilfe von Smartphones, Tablets oder Multifunktionsgeräten.
  • Sofern der Beleg im Ausland entstanden ist, ist es nun möglich, diesen auch im Ausland zu erfassen.
  • Eine Verbringung von Papierbelegen zur bildlichen Erfassung ins Ausland ist mit Wirkung des GoBD 2020 im Rahmen der Speicherung der Belege auf Servern im Ausland nun ebenfalls möglich.
  • Die Änderungen können in der Unternehmenspraxis zu Erleichterungen führen.


Konvertieren

Bisher mussten bei einer Konvertierung von Daten noch die Originalversionen aufbewahrt werden – jetzt besteht eine Erleichterung:

Es bedarf nur noch der Speicherung der Konvertierung, sofern keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird, bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die Konvertierung ordnungsgemäß konvertiert wird und die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörden nicht eingeschränkt wird.


Verfahrensdokumentation

In Zukunft kann die Unveränderbarkeit nur durch eine Änderungshistorie der Verfahrensdokumentation belegt werden. Daher empfiehlt sich die Verwendung von Business Process Management-Software, die eine Version­ierung ermöglichen.


Datenzugriff beim Systemwechsel

  • Wie bisher ist bei Betriebsprüfungen sicherzustellen, dass die zuständigen Finanzbehörden auf Verlangen Zugriff auf aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten haben.
  • Entscheidet sich ein Unternehmen für die Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten bzw. zu einem Systemwechsel, besteht mit Wirkung der GoBD 2020 eine Erleichterung für dieses Unternehmen.
  • Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf den Systemwechsel oder der Auslagerung folgt, müssen die Daten auf Verlangen der Finanzbehörden nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Daten­träger überlassen werden  (sog. Z3-Zugriff), sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde.


Was droht bei Verstößen gegen die neuen GoBD?

In der Praxis zeigt sich: Die Anforderungen an digitale buchhalterische Prozesse auf die neuen GoBD auszurichten, ist immens zeitaufwendig – v.a. bei Unternehmen mit komplexen IT- und Prozess-Strukturen.
 
Wer gegen die Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten verstößt oder sie nicht vollumfänglich erfüllt, riskiert, dass die materielle Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung beanstandet wird. Die Finanzbehörde ist in solchen Fälle berechtigt, Unternehmen zu sanktionieren und bspw. Besteuerungsgrundlagen (profiskalisch) zu schätzen. Es ist ein verschärftes Vorgehen zu beobachten.


Digitalisierung und GoBD: Fazit

Die Digitalisierung verändert durch Art und Menge der Belege die Anforderungen an die Buchführung. Gleichzeitig sind dabei die verschärften Anforderungen der GoBD umzusetzen. Die aktualisierten GoBD konkretisieren die bisherigen Vorgaben an die elektronische Buchführung – und führen zugleich zu partiellen Erleichterungen. Um die Chancen der Digitalisierung unternehmerisch zu nutzen und mögliche Sanktionen zu vermeiden, empfiehlt es sich, die GoBD ordnungsgemäß umzusetzen.

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