Employer of Record in Polen

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​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​veröffentlicht am 9. April 2024 | Lesedauer ca. 5 Minuten

Heutzutage wird es für Arbeitgeber immer schwieriger, qualifiziertes Personal zu finden. Auf dem polnischen Markt gibt es Unternehmen, die Dienstleistungen an­​bieten, die den Bedürfnissen von Arbeitgebern entsprechen, wie z. B. das Outsourcing von Mitarbeitern oder die Zeitarbeit, die von Zeitarbeitsfirmen angeboten wird. Es gibt auch ein wachsendes Interesse an dem Modell des „Employer of Record“, bei dem ein externer Dienstleister beauftragt wird, einen Arbeitnehmer in einem anderen Land formell zu beschäftigen. 



Ist das Konzept EoR in Ihrem Land bekannt? Ist das Konzept EoR in Ihrem Land gesetzlich geregelt?

Das Konzept des Employer of Record ist in Polen gesetzlich nicht geregelt. Die einzige Quelle der Rechte, Pflichten und der Haftung ist der Vertrag zwischen dem Anbieter der EoR-Dienstleistungen (dem formalen Arbeitgeber) und dem Kunden (dem tatsächlichen Arbeitnehmer), der diese Dienstleistungen in Anspruch nimmt. Das polnische Recht unterscheidet grundsätzlich nicht zwischen dem tatsächlichen und dem formalen Arbeitgeber, es sei denn, der formale Arbeitgeber ist eine Zeitarbeitsagentur und der tatsächliche Arbeitgeber ein Unternehmen, zu dessen Gunsten die Arbeit geleistet wird (sog. Entleiher). 

Die Anwendung des Konzeptes des EoR birgt das Risiko, dass der formale Arbeitgeber (EoR) als eine Zeit­​arbeits­​agentur eingestuft wird, was mit bestimmten Pflichten gegenüber den Behörden und den beschäftigten Arbeit­neh­mern verbunden ist.

Employer of Record-Konzept vs. Arbeitnehmerüberlassung

Auf dem polnischen Markt agieren Unternehmen, die Dienstleistungen der formalen Beschäftigung anbieten, welche dem Konzept des Employer of Record entsprechen. Ein Teil der Anbieter derartiger Dienstleistungen ist im Register der Zeitarbeitsagenturen eingetragen, ein anderer Teil beruft sich darauf, dass keine gesetzlichen Regelungen vorliegen (Rechtslücke), und lässt sich nicht registrieren. Aufgrund der Risiken, die mit der Zusammenarbeit mit einem unzuverlässigen Unternehmen verbunden sind, ist beim Abschluss von Verträgen mit den Anbietern derartiger Dienstleistungen besondere Vorsicht geboten.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sowohl lokale als auch ausländische Unternehmen an dem Konzept des EoR interessiert sind. Da polnische Vorschriften das Konzept des EoR nicht regeln, nehmen sowohl polnische als auch ausländische Unternehmen, die an der Beschäftigung eines Arbeitnehmers in Polen interessiert sind, meistens die Dienstleistungen lizenzierter Zeitarbeitsagenturen oder andere Formen der Personalbeschaffung (z.B. Outsourcing von Dienstleistungen) in Anspruch.  Zurzeit scheint diese Option bei einer beabsichtigen Aufnahme der Zusammenarbeit mit einem polnischen Arbeitnehmer am sichersten.

Wie oben erwähnt, ist das Konzept des EoR aufgrund seiner Merkmale (Unterscheidung zwischen dem formalen und dem tatsächlichen Arbeitgeber) und des Fehlens unmittelbarer Vorschriften, die das Konzept des EoR regeln würden, meistens mit den Regelungen über die Zeitarbeit und somit mit bestimmten Ein­schrän­kungen beim Anbieten und beim Erwerb dieser Dienstleistungen verbunden.

Besonderheiten von Dienstleistungen der Zeitarbeit in Polen

Bei der Erbringung von Dienstleistungen der Zeitarbeit ist die Eintragung in das Register der Zeitarbeits­agen­turen erforderlich. Die Ausübung der Tätigkeit ohne Eintragung in dem entsprechenden Register unterliegt einer Geldstrafe von bis zu 100.000 PLN. 

Die fehlende Eintragung bedeutet nicht automatisch, dass zwischen dem Arbeitnehmer und dem Unternehmen (dem tatsächlichen Arbeitgeber), zu dem er „entsandt wurde“, ein Arbeitsverhältnis besteht. Damit festgestellt werden kann, dass zwischen den Parteien ein Arbeitsverhältnis vorliegt, müssen konstitutive Merkmale des Arbeitsverhältnisses zwischen dem Arbeitnehmer und dem tatsächlichen Arbeitgeber vorhanden sein (vor allem muss der Arbeitnehmer dem ausländischen Unternehmer untergeordnet sein und Arbeit zugunsten des ausländischen Unternehmers leisten). Wichtig ist auch, dass das Vorhandensein dieser Merkmale grund­​sätzlich im Rahmen eines Gerichtsverfahrens festgestellt werden müsste. Bei der gerichtlichen Beurteilung kann auch der Umstand von Bedeutung sein, ob der ausländische Unternehmer mit einem Unternehmen zusammenarbeitet, das den Status einer Zeitarbeitsagentur hat.

Der tatsächliche Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, eine Lizenz oder die Eintragung im Register im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme der Dienstleistungen einer Zeitarbeitsagentur einzuholen. Die Dauer der Zeitarbeit, die von demselben Zeitarbeiter für einen Entleiher (tatsächlichen Arbeitgeber) geleistet wird, ist begrenzt und darf insgesamt 18 Monate innerhalb eines Zeitraums von 36 aufeinanderfolgenden Monaten nicht überschreiten.

Der Zeitarbeiter darf während der Arbeit für einen Entleiher hinsichtlich der Arbeitsbedingungen und anderer Beschäftigungsbedingungen nicht schlechter behandelt werden als Arbeitnehmer, die von diesem Entleiher (dem tatsächlichen Arbeitgeber) auf der gleichen oder einer ähnlichen Stelle beschäftigt sind. Dem Arbeit­neh­mer, gegenüber dem der Entleiher (der tatsächliche Arbeitgeber) den Grundsatz der Gleichbe­​handlung verletzt hat, steht das Recht zu, gegen die Zeitarbeitsagentur eine Entschädigung in der im Arbeitsgesetzbuch festgelegten Höhe geltend zu machen. Die Zeitarbeitsagentur darf gegen den Entleiher die Erstattung des Gegenwertes der dem Zeitarbeiter gezahlten Entschädigung geltend machen.

Steuerliche Besonderheiten des EoR Konzepts in Polen

Im Hinblick darauf, dass der von der Zeitarbeitsagentur beschäftigte Arbeitnehmer in Wirklichkeit Arbeit für den Entleiher (den tatsächlichen Arbeitgeber) leistet, besteht das Risiko der Feststellung durch die Steuer­be­hör­den, dass der tatsächliche Arbeitgeber eine Betriebsstätte im Ansässigkeitsstaat des Zeitarbeiters unterhält. Ein solches Risiko besteht auch dann, wenn der Zeitarbeiter Fernarbeit (Home Office) für den tatsächlichen Arbeitgeber leistet. Es ist auch darauf hinzuweisen, dass wenn ein Zeitarbeiter Arbeit für den tatsächlichen Arbeitgeber leistet, der Umfang dieser Arbeit zum Kerngeschäft des tatsächlichen Arbeitgebers gehört und der Zeitarbeiter Verträge im Namen des ausländischen Unternehmers verhandeln und/oder unterzeichnen darf, die Möglichkeit besteht, dass er als abhängiger Vertreter im Sinne des Doppelbesteuerungsabkommens angesehen wird.

Im Rahmen z.B. des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Deutschland und Polen wurden in Art. 15 Abs. 3 Sonderregelungen zur Arbeitnehmerüberlassung eingeführt. Gemäß der o.g. Regelung findet die 183-Tage-Klausel auf die Vergütung des Arbeitnehmers, die vom oder im Namen des Arbeitgebers gezahlt wird, keine Anwendung, wenn der Arbeitnehmer während seiner Beschäftigung auch Dienstleistungen zugunsten einer anderen Person als dem Arbeitgeber erbringt und diese Person die Art der Ausführung dieser Aufgaben unmittelbar oder mittelbar überwacht, und der Arbeitgeber nicht die Verantwortung oder das Risiko hin­sicht­lich der Arbeitsergebnisse des Arbeitnehmers trägt.

Unter Berücksichtigung der o.g. Vorschrift ist somit die Vergütung des Zeitarbeiters grundsätzlich am Ort seiner Arbeitsleistung besteuert.

Prognose der weiteren Entwicklung des EoR-Konzepts in Polen​​

Das Konzept des EoR erfreut sich bei den polnischen Unternehmern immer größerer Beliebtheit. Mit Sicherheit gehört zu den Vorteilen dieses Konzepts die Möglichkeit, formelle Pflichten im Zusammenhang mit der Beschäftigung und den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragen auf den formalen Arbeitgeber zu übertragen. Einen zusätzlichen Vorteil der Anwendung dieses Konzepts stellt die Möglichkeit der Beschaf­fung von qualifiziertem Personal im Ausland dar, ohne dass es notwendig ist, eine Niederlassung des Unter­neh­mers in dem Staat zu errichten, aus dem er beabsichtigt das Personal zu beschaffen.

Die Beschaffung von ausländischen Arbeitnehmern ist in Polen besonders in der Softwarebranche populär. Somit kann die Anwendung des Konzepts des EoR eine wirksame Lösung bei Mängeln an qualifizierten Arbeitskräften sein. Allerdings sind das Fehlen von rechtlichen Regelungen sowie Zweifel an der Möglichkeit der Zusammenarbeit mit einem Unternehmen, das keine Zeitarbeitsagentur ist, ein Umstand, der die Ent­wick­lung dieses Konzepts hemmt. Im Moment kann die Anwendung des Konzepts bestimmte Risiken sowohl für den formalen als auch für den tatsächlichen Arbeitgeber nach sich ziehen. Gemäß den uns vorliegenden Informationen plant der polnische Gesetzgeber derzeit keine Sonderregelungen oder Erleichte­​rungen für Unternehmen, die Dienstleistungen im Bereich EoR erbringen. ​

Kontakt

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Monika Spotowska

Attorney at Law (Polen), Tax Adviser (Polen)

Associate Partner (Polen)

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