Organisations- und Auswahlverantwortung beim Einsatz von FM-Dienstleistern

Der Betreiber eines Gebäudes oder einer gebäudetechnischen Anlage ist gehalten, den Vorgaben unterschiedlicher Regelsetzer nachzukommen. Dabei werden in den verschiedenen Aufgabenbereichen auch unterschiedliche Anforderungen an die fachliche Befähigung der ausführenden Personen gestellt. Der Verantwortliche hat durch Auswahl und Beauftragung entsprechend befähigter Arbeitnehmer oder qualifizierter Dienstleister dafür Sorge zu tragen, dass die zu erbringenden Leistungen von fachlich ausreichend qualifizierten und geeigneten Personen erbracht werden.

 

Bei der Auswahl eines Mitarbeiters ist die Überprüfung der Qualifikation durch die Vorlage des Ausbildungs- oder Fortbildungsnachweises vor Arbeitsbeginn unproblematisch möglich. Anschließend muss der Arbeitgeber in seiner betrieblichen Organisation nur noch sicherstellen, dass dem Mitarbeiter nur die seiner Qualifikation entsprechenden Aufgaben übertragen werden. Sehr viel schwieriger ist dieser Prozess hingegen, wenn der Betreiber einzelne Aufgaben oder Gewerke an einen FM-Dienstleister überträgt. In diesem Fall muss er sicherstellen, dass der beauftragte FM-Dienstleister für die übertragenen Aufgaben nur entsprechend qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. Dafür sollte der Auftraggeber die folgenden Kriterien bei der Aufgabenübertragung beachten, um sich im Schadensfall exkulpieren zu können.

 

Die Selektionsverantwortung des Auftraggebers verlangt, bei der Auswahl des Vertragspartners darauf zu achten, dass der Dienstleister sowie die für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter die zu erfüllenden Qualifikationsanforderungen mitbringen. Sicherlich kann bereits aufgrund der Firmengröße eines FM-Unternehmens von einer gewissen Qualifikationsbreite ausgegangen werden, allerdings ist für die Beurteilung ausschließlich auf die voraussichtlich eingesetzten Mitarbeiter abzustellen. Im Hinblick auf benötigte Qualifikationseigenschaften sollten bereits im Rahmen der Dienstleisterfindung die entsprechenden Nachweise verlangt werden.

 

Nach Auswahl des geeigneten Dienstleisters sind bezüglich der notwendigen Qualifikationsvoraussetzungen der ausführenden Mitarbeiter des FM-Dienstleisters vertragliche Steuerungs- und Kontrollmöglichkeiten verankert werden.

 

Grundsätzlich ist ein FM-Dienstleister nicht dazu verpflichtet, die Qualifikationsnachweise seiner Mitarbeiter dem Auftraggeber unaufgefordert vorzulegen. Eine Überprüfung der erforderlichen Mitarbeiterqualifikationen ist jedoch vor Auftragsbeginn vom Betreiber durchzuführen.

 

Durch eine entsprechende vertragliche Vereinbarung zwischen den Parteien sollte diese „Holschuld” des Auftraggebers in eine „Bringschuld” des FM-Anbieters umgekehrt werden. Auf diese Weise kann sich der Auftraggeber nicht nur einen erheblichen Arbeitsaufwand ersparen, sondern erhält zudem auch einen ausdrücklichen schuldrechtlichen Anspruch, der im Falle der Nichtbeachtung neben der vereinfachten Durchsetzung auch einen Sanktionscharakter auslösen kann. Zusätzlich zur Übermittlung der Qualifikationsnachweise vor Auftragsbeginn sollte der Auftraggeber eine regelmäßige Aktualisierung – beispielsweise im Rahmen des turnusmäßigen Berichtswesens – vertraglich festschreiben. Zu beachten ist hierbei, dass diese Verpflichtung (Erst- & Turnusnachweis) selbstverständlich auch im Falle der Veränderung des für den Auftrag eingesetzten Personals zu gelten hat. Neben der vertraglichen Vereinbarung über die tatsächliche Vorlage und Aktualisierung der Qualifikationsnachweise ist auch auf die dabei einzuhaltende (Dokumentations-)Form zu achten. Auch hier gilt, dass die Möglichkeit einer Exkulpation nur im Falle der Nachweisbarkeit durch entsprechende nachweisende Dokumente erfolgen kann.

 

Bei dem vorstehenden Vorlageverlangen des Auftraggebers könnten sich allerdings datenschutzrechtliche Probleme ergeben. Grundsätzlich gilt, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten nur dann zulässig sind, wenn ein Gesetz dies erlaubt oder der Betroffene dazu eingewilligt hat, § 4 Abs.1 BDSG. Hierzu wurde der Grundsatz des sogenannten „Transparenz-Gebotes” entwickelt: Jeder Betroffene – im vorliegenden Fall der Arbeitnehmer – muss erkennen können, welche seiner personenbezogenen Daten wann, von wem, zu welchem Zweck und in welchem Umfang erhoben oder in sonst einer Weise verwendet werden. Zumeist wird arbeitsvertraglich vereinbart, dass die entsprechenden Qualifikationsnachweise an Geschäftspartner übermittelt werden dürfen. Der Auftraggeber hat somit darauf zu achten, dass der Dienstleister die vertragliche Vorlagevereinbarung hinsichtlich der Qualifikationsnachweise seiner Mitarbeiter aus datenschutzrechtlichen Gründen auch tatsächlich leisten kann. Auch hierbei ist es sinnvoll, diesen Aspekt in die vertragliche Vereinbarung aufzunehmen.

 

Die Beachtung der notwendigen Qualifikation im FM ist für den Betreiber eines Gebäudes oder gebäudetechnischer Anlagen von entscheidender Bedeutung. Die obliegende Organisations- und Auswahlverantwortung ist dabei insbesondere im Falle der Übertragung an einen Fremddienstleister nicht immer unkompliziert. Deswegen sollte der Betreiber im Zuge einer solchen Aufgabenübertragung die vorstehenden Kriterien beachten, um sich im Schadensfall von einer möglichen Haftung freisprechen zu können.

 

Neben dem Aspekt der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung spielt für den Verantwortlichen auch die Sicherung des Qualitätsniveaus der beauftragten Leistungen eine entscheidende Rolle, um eine qualitativ konstant hochwertige Leistung von seinem FM-Dienstleister zu erhalten. Der Auftraggeber tut insoweit gut daran, die Einhaltung der in den zugrunde liegenden Regelwerken geforderten Qualifikationsanforderungen von den eingesetzten Dienstleistern abzuverlangen und mit dem notwendigen Nachdruck nachzuhalten.