Formelle Anforderungen Betriebs- und Nebenkostenabrechnung in Gewerberaummiete

veröffentlicht am 3. Mai 2021

Vor dem wirtschaftlichen Hintergrund enorm gestiegener Betriebs- und Nebenkosten ist es verständlich, dass der Kostenaufwand der Betriebs- und Nebenkosten von beiden Vertragsparteien eines Mietverhältnisses über eine Gewerbeimmobilie in zunehmendem Maße beachtet wird. Das erfordert zusätzlichen bürokratischen Aufwand bis hin zu erheblichem Streitpotenzial und wirft beim Vermieter und Mieter die gleiche Zentralfrage auf: Welche Anforderungen muss eine Abrechnung eigentlich erfüllen, damit sie wirksam ist? Anlässlich der aktuellen Entscheidung des BGHs vom 21.1.2021 - XII ZR 40/20 möchten wir die formellen Anforderungen einer Betriebs- und Nebenkostenabrechnung in Gewerberaummiete unter die Lupe nehmen.

Massgeblich für jede Nebenkostenabrechnung sind Regelungen im Mietvertag

Grundsätzlich hat der Vermieter alle Betriebs- und Nebenkosten für seine Mietimmobilie zu tragen. Die Mietvertragsparteien können aber nach § 556 Abs. 1 BGB vereinbaren, dass der Mieter die Betriebs- und Nebenkosten (anteilig) übernimmt. Ausgangspunkt jeder Überprüfung einer Betriebs- und Nebenkostenabrechnung ist also die Überprüfung der mietvertraglichen Regelungen auf ihre Wirksamkeit hin. Hier hat sich eine weitausschweifende Rechtsprechung entwickelt, die jede schematische Beantwortung der Frage ausschließt.

Liegen vorformulierte Vertragsbedingungen vor, hat zusätzlich eine Inhaltskontrolle nach §§ 305 ff. BGB zu erfolgen. Der Vermieter hat eine Abrechnung immer nur dann zu erstellen, wenn vereinbart ist, dass der Mieter Vorauszahlungen leistet, beziehungsweise abgerechnet werden soll. Ist hingegen eine Nebenkostenpauschale (auch teilweise) oder eine sogenannte „Bruttomiete” vereinbart, die die Betriebs- und Nebenkosten enthält, entfällt die Abrechnung. Welche Betriebskosten grundsätzlich umgelegt werden können, ergibt sich aus der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Für Wohnraum ist die dortige Aufzählung nahezu abschließend, das heißt Kostenpositionen, die dort in § 2 Ziffern 1 bis 16 nicht aufgeführt sind, kann der Vermieter nicht auf die Mieter umlegen. Einzige Ausnahme bilden die „sonstigen Betriebskosten”, die im Mietvertrag namentlich zu benennen sind. Bei Gewerberäumen hingegen kann der Vermieter den Kostenkatalog beliebig erweitern und weitere Kosten auf den Mieter umlegen, wenn dies im Mietvertrag geregelt wird. Das erfolgt regelmäßig.

Zumindest bei Wohnraum hat der Vermieter nach § 556 Abs. 3 BGB jährlich die Betriebskosten abzurechnen. Diese Betriebskostenabrechnung hat dem Mieter spätestens bis zum 31.12. des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Jahres zuzugehen. Erfolgt der Zugang der Abrechnung binnen dieser Frist nicht oder genügt die Betriebskostenabrechnung nicht den formellen Anforderungen, dann kann der Vermieter den Nachzahlungssaldo aus der Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter nicht mehr geltend machen. Anders als bei der Wohnraummiete muss der Vermieter im Bereich der Gewerbemiete nach höchstrichterlicher Rechtsprechung diese einjährige Ausschlussfrist für die Erstellung einer Betriebs- und Nebenkostenabrechnung nicht einhalten. Maßgeblich ist dennoch, was die Parteien im Mietvertrag vereinbart haben.

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Formelle Anforderungen an eine Betriebs- und Nebenkostenabrechnung

Eine Betriebs- und Nebenkostenabrechnung hat den Zweck, den juristisch und betriebswirtschaftlich nicht gebildeten Mieter in die Lage zu versetzen, die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachprüfen zu können. Ist das der Fall, spricht man von einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Ob die Abrechnung inhaltlich (materiell) korrekt ist, kann der Mieter nach erfolgter Belegeinsicht überprüfen. Sog. materielle Fehler betreffen aber nicht die formelle Wirksamkeit, sondern die Richtigkeit der Abrechnung.

Mindestangaben in der Betriebs- und Nebenkostenabrechnung

Damit die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, muss sie zunächst den Anforderungen des § 259 BGB entsprechen, also eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten.
In die Abrechnung bei Gebäuden mit mehreren Nutzeinheiten sind regelmäßig folgende Mindestangaben aufzunehmen:

Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
die Angabe und die Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
die Berechnung des Anteils des Mieters und
der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Rechtsfolge bei Nichterfüllung der Mindestangaben

Der Gewerberaumvermieter kann nur aus einer formell wirksamen Betriebs- und Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung fordern. Solange der Vermieter keine formell wirksame Abrechnung vorlegt, wird ein eventueller Nachzahlungsanspruch nicht fällig. Die Abrechnung muss dann vom Vermieter korrigiert werden. Betrifft der formelle Fehler nur einzelne Kostenpositionen der Abrechnung, so muss der Vermieter nicht zwingend eine komplette Korrektur der Abrechnung vornehmen, wenn die betroffenen Einzelpositionen unschwer aus der Abrechnung herausgerechnet werden können. Die Abrechnung wäre dann im Übrigen formell wirksam.

Aktuelle BGH-Rechtsprechung vom 21.1.2021 - XII ZR 40/20

Bis zu den frühen 2010er-Jahren hielt der BGH an diesem Anforderungskatalog noch überaus streng fest, mit der Folge, dass eine Vielzahl von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen formell fehlerhaft waren. Diese Rechtsprechung hat der BGH in einzelnen Punkten zwischenzeitlich aufgegeben und gelockert. So hatte der BGH (21.1.2021 - XII ZR 40/20) aktuell über mehrere, sehr umfangreiche Betriebskostenabrechnungen eines Gewerberaumvermieters zu entscheiden, ob diese formell ordnungsgemäß sind.

Zum Sachverhalt:

Der Mieter von Büro- und Archivflächen sowie von Stellplätzen rügt die formelle und materielle Wirksamkeit der für mehrere Abrechnungszeiträume erteilten Betriebskostenabrechnungen seines Vermieters. Diese werten unter anderem nicht alle Flächen zu 100 Prozent und verwenden außerdem einen Umlageschlüssel, der in der Abrechnung selbst nicht erklärt ist und zusätzlich vom generellen Umlagemaßstab abweicht.

Allerdings fügt der Vermieter der Abrechnung ein „Informationsblatt” bei, in dem er erklärt, dass bestimmte Flächen bei gewissen Kostenarten nur anteilig berücksichtigt würden. Der Mieter klagt auf Neuerteilung aller Abrechnungen. Ohne Erfolg! Nach Ansicht des BGHs erfüllt der Vermieter seine grundsätzliche Abrechnungspflicht bereits, wenn er eine in formeller Hinsicht ordnungsgemäße Abrechnung erteilt. Es komme demgegenüber nicht darauf an, ob die abgerechneten Kosten, deren Umlage auf die Mieter sowie die angesetzten Flächen auch inhaltlich (materiell) richtig sind. Es reicht aus, dass sich einzelne Angaben, z. B. zum Umlageschlüssel, aus dem Mietvertrag oder der Abrechnung beigefügten Erläuterungen entnehmen lassen.

Fazit und Empfehlung

Der XII. Senat des BGHs überträgt sämtliche Maßstäbe der Wohnraummiete „grundsätzlich” ins Gewerberaummietrecht und formt einige Teilaspekte. Dem ist zuzustimmen, denn die formellen Voraussetzungen für eine Abrechnung sind nicht wohnraumspezifisch. Wichtig ist hierbei, dass die formellen Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung nicht überspannt werden dürfen. Sollten Sie bei der Erstellung bzw. bei der Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung unsicher sein, so sprechen Sie uns hierzu gerne an.