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Erfolgstool „Vertragsgenerator” – (Miet-)Verträge rechtssicher und per Mausklick generieren

PrintMailRate-it

veröffentlicht am 2. November 2021

 

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Digitale Technologien durchdringen zunehmend unser tägliches Leben — sowohl im Privaten als auch in der Wirtschaft. Wir haben in den vergangenen Jahren stark in den Aufbau einer qualifizierten IT-Mannschaft und in technische Innovationen investiert. Dazu gehört auch unser sog. Vertragsgenerator. Der Vertragsgenerator ist ein Tool, mit dem sich Verträge und weitgehend standardisierte Dokumente schnell und individuell gestalten lassen. Aus unserer Praxis wissen wir, dass in der Hektik des Alltages oftmals Vertragsmuster zur Anwendung kommen, die veraltet sind oder nicht auf die objektspezifischen Besonderheiten Rücksicht nehmen. Das sind Fehler, die mit dem Einsatz unseres Vertragsgenerators leicht vermieden werden können. Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen anhand eines aktuellen und erfolgreichen Mandantenprojektes über unsere Erfahrung mit dem Vertragsgenerator berichten.

 

Projekt „Vertragsgenerator 2020/2021”

Im März 2020 hat uns das Amt für Gebäudemanagement einer fränkischen Großstadt in der Metropolregion Nürnberg, das für die Bewirtschaftung und Verwaltung der städtischen Immobilien zuständig ist, mit der Erstellung von Vertragsmustern für die Vermietung/Verpachtung von Wohnraum, Gewerberaum, Lagerflächen, gastronomischen Einheiten (Restaurants, Kioske usw.), Garagen/ Kfz-Stellplätze sowie für die Aufhebung von Miet-/Pachtverträgen beauftragt. Dem Auftraggeber war es von enormer Wichtigkeit, dass die Verträge einheitlich und transparent gestaltet sind, sowie jährlich geprüft und an die jeweils geltende Rechtslage angepasst werden. Aus unserer Praxis wissen wir, dass in der Hektik des Alltags oftmals Vertragsmuster zur Anwendung kommen, die – weil sie gerade greifbar sind – veraltet sind oder nicht auf die objektspezifischen Besonderheiten Rücksicht nehmen. Das sind vermeidbare Fehler. Deshalb empfehlen wir dem Auftraggeber die Anwendung unseres Vertragsgenerators.

 

Das Projekt startete im Mai 2020 mit der Phase der Projektinitialisierung: Hier erfolgte in einer Vorbesprechung mit dem Auftraggeber vor Ort die wichtige Weichenstellungen für den Erfolg des Projektes. Das Ziel der Vorbesprechung war für uns bereits zu Projektbeginn die Vorstellungen des Auftraggebers aufzunehmen, um diese im weiteren Verlauf der Projektbearbeitung berücksichtigen zu können. Während des Termins haben wir unser Tool anhand eines von uns vorab erstellten Mustervertrags vorgestellt und mithilfe des Fallbeispiels aufgezeigt, worin die funktionellen Vorteile dieses Tools liegen.

 

Der Vertragsgenerator dient insbesondere

 

  • der Vermeidung von „Vertragsfehlern”
  • der Vermeidung von sog. „Puzzle-Verträgen”
  • der Einheitlichkeit und Transparenz von Verträgen
  • der Sicherstellung der Aktualität von Vertragsinhalten, Berücksichtigung aktueller rechtlicher Entwicklungen sowie
  • dem Qualitäts- und Risikomanagement.

 

Die Begeisterung aufseiten der Teilnehmer, Mitarbeiter des internen Gebäudemanagementteams des Auftraggebers, war deutlich zu erkennen. Im Anschluss an die Präsentation wurden uns vom Auftraggeber verschiedene Altverträge und Musterdokumente zur Verfügung gestellt. Zusammen mit dem Auftraggeber haben wir dann ausgearbeitet, welche Vertragsmuster in welcher Form und mit welchem aktuellen Stand in dem Tool abgebildet werden können.

 

An diesem erfolgreichen Besprechungstermin schließt sich die IST-Analyse an: In dieser Phase haben wir die Ist-Situation der bereits bestehenden Miet- und Pachtverträge des Auftraggebers untersucht, bewertet und gleichzeitig auch auf den aktuellen und neuesten überregionalen und jeweils regionalen Rechtsstand angepasst. Parallel haben wir bilaterale Gespräche mit dem Auftraggeber geführt, um die individuellen Interessen des Auftraggebers bei der Dokumentenbearbeitung zu berücksichtigen.

 

Nach der finalen Abstimmung mit dem Auftraggeber über den Einsatz des Vertragsgenerators auf die neuen Verträge gingen wir nahtlos über in die Umsetzungsphase. Hier erfolgte unsererseits die zügige Implementierung der einzelnen Vertragsmuster und Dokumente in das Tool. Die Umsetzungsphase dauerte bis Ende Juni 2020. Der Vertragsgenerator wird seitdem von mittlerweile 17 Teammitarbeitern des Auftraggebers für die Vertragserstellung aktiv eingesetzt. Das Feedback unseres Partners ist durchwegs positiv. Die Sicherheit der Aktualität der Vertragsinhalte, die Zeitersparnis bei der Generierung von teils sehr langen Vertragsdokumenten sowie die einfache Handhabung und Anwendung des Tools wurden von den Toolnutzern besonders gelobt. Die Mandantenzufriedenheit hat dazu geführt, dass wir im Frühjahr dieses Jahres von dem Auftraggeber beauftragt wurden, noch weitere Dokumente wie Vertragsanlagen (vorgefertigte Lagepläne, Hausordnung, Betriebskostenverordnung usw.) und Arbeitshilfen in den Vertragsgenerator einzupflegen. Während des ganzen Projekts findet ein regelmäßiger Kommunikationsaustausch mit dem Mandanten statt, in dem entstandene rechtliche und technische Fragen erörtert und gemeinsam gelöst werden. Diese konstruktiven Gespräche sind für uns enorm wichtig, damit wir den Vertragsgenerator auf technischer Ebene laufend weiterentwickeln können.

 

Zum Jahreswechsel 2020/2021 haben wir als Zusatzservice ein jährliches Audit durchgeführt, in dem wir relevante Änderungen in Rechtsprechung und Gesetzgebung des Jahres nach Rück- und Absprache in die Verträge eingearbeitet haben. Die Vertragswartung soll von uns auf Wunsch unseres Mandanten jedes Jahr durchgeführt werden. Parallel dazu wird die laufende Überwachung der im Tool vorhandenen Dokumente unsererseits gewährleistet.

 

Beurteilung: Alles in allem ein erfolgreiches Projekt, basierend auf einer vertrauensvollen und zuverlässigen Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Wir freuen uns auf weitere Herausforderungen und Projektarbeiten im Zusammenhang mit unserem Erfolgstool Vertragsgenerator.

 

Hier noch ein paar Informationen zu unserem Vertragsgenerator:

 

Wie funktioniert der Vertragsgenerator?

Über eine intuitive Oberfläche können Verträge und Dokumente individuell wie in einem Baukastensystem zusammengestellt und bearbeitet werden. Der Anwender wird anhand der Fragen und Formularfelder durch die gesamte Vertragserstellung geführt. Erläuterungen zu den angebotenen Varianten erleichtern die Auswahl für nicht-juristische Anwender. Der erstellte Vertrag wird in bearbeitbarer Form (Word, inkl. Ihrer unternehmensindividuellen Formatvorlagen) generiert.

 

Ihre unternehmenseigenen Vorlagen und Ihre Dokumenten-Varianten werden im System angelegt. Sie bestimmen die Inhalte, die Vertragsvarianten sowie die dem Anwender zu stellenden Fragen und die Festlegung der Verknüpfungen. Der Zugriff auf die Vorlagen kann für die Anwender beschränkt werden. Standardklauseln können zentral und verlässlich angepasst oder ergänzt werden, wenn notwendig auch über alle Dokumententypen hinweg.

 

Flexibles Lizenzmodell

Es gibt 2 Varianten, wie Sie den Vertragsgenerator nutzen können. Mit Variante „System” erhaltenSie von uns das System als Gerüst und können als Admin Ihre eigenen Vertragsvorlagen direkt einpflegen, Regeln definieren, Varianten verwalten und Textbausteine editieren. Sie geben Ihren Anwendern einen klaren Rahmen vor und bestimmen, welche Inhalte bearbeitbar und welche unveränderbar sind. Alternativ hierzu (Variante „System & Inhalt”) können wir für Sie die Vorlagen und Textbausteine nach Ihren Angaben erarbeiten und strukturieren und diese in das System integrieren. Sie bzw. Ihre Mitarbeiter erhalten als Anwender Zugang zum System und können auf dieser Basis Ihre individuellen Verträge oder Dokumente ganz einfach erstellen.

Auf Wunsch können Sie von unserem Zusatzservice profitieren, Ihre Vorlagen einmalig oder regelmäßig wiederkehrend im Hinblick auf die aktuelle Gesetzeslage und Rechtsprechung sowie Richtigkeit der gewählten Verknüpfungen zu überprüfen. Zudem besteht die Option, dass wir Sie darüber informieren, wenn sich Rechtsprechung oder Gesetzgebung mit Wirkung auf Ihre Verträge ändern. Damit sind Sie immer up to date.

 

Bei Interesse und Fragen stehen wir für Sie jederzeit gerne zur Verfügung.

 

 

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Kontakt

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Hilâl Özdemir

Rechtsanwältin, Fachanwältin für Miet- und Wohnungseigentumsrecht, Wirtschaftsjuristin (Univ. Bayreuth), Wirtschaftsmediatorin (MuCDR)

Senior Associate

+49 911 9193 3742
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