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Vorgehensweise zur Identifikation und Umsetzung von Betreiberpflichten

PrintMailRate-it

veröffentlicht am 04. Mai 2020

 

 

 

Bei der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung besteht für viele Eigentümer bzw. Betreiber die größte Herausforderung in der Identifizierung der im verantworteten oder betreuten Objektbestand zu erfüllenden Betreiberpflichten. Die besondere Problematik bei den Betreiberpflichten besteht darin, dass diese weder bundes- oder landeseinheitlich noch nutzungsartenspezifisch einheitlich sind, sondern in Abhängigkeit des jeweiligen Landesrechts, des jeweiligen Kommunalrechts, der jeweiligen Gebäude- und Nutzungsart sowie der jeweiligen baulichen und technischen Anlagen, dem Errichtungsjahr und der konkreten Genehmigungssituation jeweils für das konkrete Objekt zu bestimmen sind.

 

Dies stellt viele Eigentümer bzw. Betreiber vor eine Herausforderung, die sie mit dem eigenen Know-how und den eigenen betrieblichen Ressourcen nicht zu bewältigen vermögen. Zumal sich die Anforderungen an Eigentümer und Betreiber von Gebäuden in den letzten Jahren laufend verschärft haben. Zwar ist den Verantwortlichen die Rechts- und Gefahrenlage zunehmend bewusster, doch fehlt oftmals die eine klare und strukturierte Vorgehensweise bzw. fehlen die Werkzeuge und Methoden, um die Betreiberpflichten für die konkreten Objekte des verantworteten oder betreuten Objektbestandes zu ermitteln und in den betrieblichen Abläufen abzubilden.

 

Die Anforderungen des Gesetzgebers an die sorgfältige Wahrnehmung der Betreiberverantwortung durch Eigentümer und Betreiber von Gebäuden und gebäudetechnischen Einrichtungen sowie die eingeschalteten Dienstleister haben sich in den letzten Jahren laufend verschärft. So sehen sich Unternehmen, Gebietskörperschaften und die darin handelnden Personen mit einer Vielzahl von sich stetig verändernden rechtlichen Anforderungen konfrontiert und damit auch zunehmenden Haftungsrisiken ausgesetzt. Diese Anforderungen zu sämtlichen betrieblichen und organisatorischen Abläufen und Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Nutzung der baulichen und technischen Anlagen werden durch eine umfangreiche Gesetzgebung von EU, Bund und Ländern, einem System von Unfallverhütungsvorschriften, einem nicht minder umfangreichen technischen Regelwerk (DIN-Normen, VDE-Bestimmungen, VDI-Richtlinien etc.) sowie einer in den vergangenen Jahren verschärften und sehr differenzierten Rechtsprechung ausgefüllt.

 

ERSTELLUNG VON OBJEKTSPEZIFISCHEN PFLICHTENHEFTEN

Diese Vielzahl an externen Anforderungen aus Gesetzgebung, Unfallverhütungsvorschriften, technischem Regelwerk und Rechtsprechung lassen sich objektkonkret auf Ebene von objektspezifischen Pflichtenheften erfassen und strukturieren. Hierzu ist es zunächst erforderlich, die Objektgegebenheiten (Standort, Objektart, Nutzungsart, technische Gebäudeausstattung etc.) in einem sog. Objekterfassungsbogen zu bestimmen. Auf Grundlage dieses Objekterfassungsbogens kann so aus der Vielzahl der externen Anforderungen für jedes Objekt das individuelle Pflichtenheft generiert werden.

 

Um die im Pflichtenheft enthaltenen Betreiberpflichten anschließend in Abhängigkeit der eigenen Organisation, der personellen Ausstattung und Qualifikation der eigenen Mitarbeiter bzw. der Eigenleistungstiefe in den betrieblichen Abläufen abzubilden, ist es von entscheidender Bedeutung, dass das Pflichtenheft anhand verschiedener Kriterien (u. a. Pflichten, Facilities, Regelwerk, Textstelle, Verbindlichkeit, Adressat der Pflicht, erforderliche Qualifikation, Fristen, Dokumentation) strukturiert und ausgewertet werden kann.

 

STRUKTURIERUNG DER PFLICHTENHEFTE UND AUFGABENZUORDNUNG IN DER ORGANISATION

So lassen sich die objektspezifischen Betreiberpflichten strukturieren und verschiedenen Prozessen zuordnen. Werden die Pflichten in dieser Systematik bspw. zunächst nach Art der Tätigkeit (Prüfung, Wartung, Inspektion, Sicht- und Funktionskontrolle) und anschließend nach Qualifikation und Turnus strukturiert, lassen sich je Objekt die Pflichten ermitteln, für die (1) ein Vertrag mit einer ZÜS (Zugelassenen Überwachungsstelle) über ZÜS-Prüfungen, (2) ein oder mehrere Verträge mit Prüfsachverständigen über Sachverständigenprüfungen, (3) Wartungsverträge über Wartungen und Inspektionen sowie (4) Verträge über Sachkundigen-Prüfungen vorliegen oder abgeschlossen werden sollten. Dabei können die Wartungen natürlich auch – so vorhanden – mit eigenem entsprechend qualifiziertem Personal erfüllt werden. Die Sachkundigen-Prüfungen können ebenfalls mit eigenem entsprechend qualifiziertem Personal erfüllt oder über Wartungsverträge in Kombination mit den Wartungstätigkeiten abgedeckt werden.

 

Sind die Sachverständigen- und Sachkundigen-Prüfungen sowie die Wartungs- und Inspektionstätigkeiten zugeordnet, verbleiben die Sicht- und Funktionskontrollen als regelmäßig wahrzunehmende Betreiberpflichten. Hat der Eigentümer bzw. Betreiber diese im Rahmen eines Full-Service-Vertrages nicht ebenfalls auf einen externen Dienstleister übertragen, der ohnehin permanent oder in engen Abständen regelmäßig im Objekt ist, empfiehlt es sich, diese Tätigkeiten mit eigenem Personal durchzuführen, da diese überwiegend keine gewerkespezifische Ausbildung, sondern meist nur Fachkunde besitzen, die auch von unqualifizierten Mitarbeitern oder Quereinsteigern vergleichsweise einfach erworben werden kann.

 

Werden die Sicht- und Funktionskontrollen dann nach Turnus sortiert, lassen sich daraus je Objekt 4 Begehungsprotokolle (jährlich/ vierteljährlich/monatlich/wöchentlich) erzeugen, die entweder in Papier oder systemtechnisch ausgefüllt werden und mit denen die Leistungserbringung nachgewiesen werden kann.

 

REG-IS REGELWERKS-INFORMATIONSSYSTEM

Unsere Pflichtenhefte beruhen auf der kontinuierlichen Auswertung von knapp 2.000 FM-relevanten Gesetzen, Verordnungen, Unfallverhütungsvorschriften, Normen und Richtlinien hinsichtlich der darin enthaltenen Pflichten, Qualifikations- und Dokumentationsanforderungen, Bußgeldbestimmungen und Straftatbeständen aus unserer Online-Datenbank REG-IS (Regelwerks-Informationssystem) und ermöglichen eine vollständige Darstellung der Betreiberpflichten für ein Objektportfolio oder ein konkretes Objekt sowie die vorstehend beschriebene Strukturierung und Abbildung in den betrieblichen Abläufen.

 

Zu diesem Zweck haben wir einen eigens auf REG-IS abgestimmten Objekterfassungsbogen entwickelt, mit dem die objektspezifischen Gegebenheiten in Eigenregie erfasst werden können und auf dieser Grundlage das objektspezifische Pflichtenheft mittels REG-IS generiert werden kann. Eine Bestandserfassung oder eine Unterstützung von Rödl & Partner ist hierfür nicht erforderlich, sondern lediglich grundlegende Informationen über das jeweilige Objekt sowie die gebäudetechnische Ausstattung. Anschließend kann die weitere Strukturierung sowie Verarbeitung der im Pflichtenheft enthaltenen Informationen in Abhängigkeit der jeweiligen Organisation wieder in Eigenregie erfolgen, ohne dass es zwingend einer weitergehenden Unterstützung durch Rödl & Partner bedarf.

 

FAZIT

Gut strukturierte Pflichtenhefte beinhalten die wesentlichen Informationen für die objektspezifische Aufgabenzuordnung sowohl in der Schnittstelle zu externen Prüfinstitutionen und Dienstleistern als auch in der eigenen Organisation und sind damit die wesentliche Grundlage für eine ordnungsgemäße Wahrnehmung der Betreiberverantwortung. Darüber hinaus beinhalten unsere Pflichtenhefte Angaben zur erforderlichen Dokumentation als Nachweis der Aufgabenerfüllung.


Gerne erstellen wir auch für Ihre Objekte bzw. Ihr Objektportfolio objektspezifische bzw. objektartenspezifische Pflichtenhefte und unterstützen Sie auf diesem Wege bei der Wahrnehmung der Ihnen obliegenden Betreiberpflichten. Bei Bedarf generieren wir aber nicht nur das Pflichtenheft für Sie, sondern stehen Ihnen auch bei der Befüllung der entsprechenden Objekterfassungsbogen sowie der strukturierten Umsetzung der Betreiberpflichten in Ihren Vertragsverhältnissen sowie in Ihrer Organisation zur Seite. Für diejenigen Organisationen, die zur Erfüllung ihrer Betreiberpflichten bereits über ein CAFM-System oder ein vergleichbares System verfügen, lässt sich die Erstellung von Pflichtenheften auch über eine Koppelung des Systems mit REG-IS erzeugen.

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