Stellenbeschreibungen in der Finanzverwaltung

veröffentlicht am 4. April 2016

Ein unterschätztes Instrument und seine Rolle in Personalakquise und -bindung

Die Aufgaben der kommunalen Finanzverwaltung werden durch Doppik und Steuerungsfunktionen zunehmend komplexer. Um diesen Anforderungen Herr zu werden bedarf es fähiger Mitarbeiter. Ein oft unterschätztes Mittel um qualifizierte Mitarbeiter zu werben und zu halten sind gut strukturierte Stellenbeschreibungen, u. a. als Grundlage für die Stellenbewertung. Eine gute Stellenbeschreibung muss dabei neben den Aufgaben auch die nötigen Kompetenzen darstellen und geht aus einer Organisationsuntersuchung hervor.

Die Aufgaben in der Finanzverwaltung werden komplexer

Die Finanzverwaltung stellt ein Kernstück der Verwaltung von Städten und Landkreisen dar. Mit ihren weitreichenden Aufgaben in Haushaltsplanung, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung hat sie Schnittstellen in die gesamte Verwaltung. In der Vergangenheit haben sich die Aufgaben der Finanzverwaltung immer weiter verändert. Dabei wurden sie deutlich komplexer und weiter spezialisiert. Mit der Umstellung von kameraler Haushaltsführung auf die Doppik ergaben sich neue anspruchsvolle Aufgaben wie die Führung einer laufenden Anlagenbuchhaltung oder die Jahres- und Konzernabschlussarbeiten. Im Bereich der Steuerung nimmt die Finanzverwaltung heute mehr Aufgaben im Controlling wahr. Diese Aufgaben sind deutlich anspruchsvoller als die Aufgaben, die bisher in der Finanzverwaltung wahrgenommen wurden, da sie mehr Kenntnisse in der Datenverarbeitung, Fachwissen und Erfahrung voraussetzen.

Für komplexe Aufgaben braucht es kompetente Mitarbeiter

Um die komplexen neuen Aufgaben der Finanzverwaltung zu erledigen, muss diese besonders leistungsfähig sein. Der wichtigste Faktor für die Leistungsfähigkeit einer Organisation sind ihre Mitarbeiter. Mitarbeiter in der Finanzverwaltung brauchen, je nach konkretem Einsatzbereich, verschiedene spezielle Kompetenzen und Fähigkeiten. Diese können Mitarbeiter teilweise schon mitbringen, teilweise müssen diese Fähigkeiten jedoch im oder neben dem Beruf erworben werden. Dazu zählen Fachwissen, z. B. zu möglichen Bewertungsverfahren immaterieller Vermögensgegenstände oder Methodenkompetenz, wie im Feld des Problemlösens. Ebenso gehören dazu aber auch Sozialkompetenz, wie ein gutes Konfliktverhalten, das z. B. auf der Führungsebene unabdingbar ist. Mitarbeiter mit solchen Fähigkeiten sind am Markt jedoch gefragt und es ist in der öffentlichen Verwaltung schwer, sie zu halten.

Gute Stellenbeschreibungen als Mittel, um kompetente Mitarbeiter zu werben und zu halten

Ein Mittel, um fähige Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, ist die Nutzung von aussagekräftigen Stellenbeschreibungen. Diese helfen, die Aufgaben und die Stelle attraktiv darzustellen und geben einen Überblick über die Anforderungen und die Tätigkeiten der Stelle. Bei einer Neubesetzung helfen sie, geeignete Kandidaten zu finden. Stellenbeschreibungen beinhalten neben den typischen Aufgaben mit Zeitanteil auch eine Übersicht über die nötigen Kompetenzen, wie in Abbildung 1 dargestellt. Damit sorgen sie für eine Orientierung, welche Weiterbildung für den Mitarbeiter in der jeweiligen Stelle sinnvoll ist.

Außerdem bilden Stellenbeschreibungen die Grundlage für die Stellenbewertung, die Voraussetzung für eine angemessene Vergütung der Tätigkeit des Stelleninhabers ist. Nur wenn die Anforderungen und die Tragweite der Arbeit des Stelleninhabers adäquat erfasst sind, kann eine Bewertung mit attraktiver Eingruppierung und Vergütung erfolgen.

Stellenbeschreibungen als Produkt der Organisationsuntersuchung

Die Erarbeitung aktueller Stellenbeschreibungen allein macht jedoch oft wenig Sinn. Diese bilden sonst veraltete Aufgabenzuschnitte und Kompetenzmuster ab, die nicht auf die aktuellen Bedürfnisse abgestimmt sind. Aus diesem Grund empfiehlt sich die Kombination mit einer Untersuchung der Aufbau- und Ablauforganisation. So können sowohl Arbeitsprozesse, als auch die Stellen, die sie ausführen, optimal auf die aktuellen Anforderungen angepasst werden. Rödl & Partner bietet beide Komponenten, Organisationsuntersuchung und Stellenbeschreibungen, aus einem Guss an. Aus der Optimierung der Verwaltungsprozesse und der Definition von Soll-Prozessen leiten sich direkt Aufgabenfelder und Kompetenzprofile für alle eingebundenen Stellen ab.

Die resultierenden Stellenbeschreibungen definieren genau, welche Aufgaben eine Stelle bearbeitet und welche Standards der Stelleninhaber dabei erfüllt. Dazu definieren sie den Selbstständigkeitsgrad und die notwendigen Kompetenzen.