Gesamtprojektsteuerung – Komplexe Vorhaben zeitlich und budgetär ins Ziel führen

​veröffentlicht am 9. Januar 2018

Unsere Top-Empfehlungen im Überblick:

• Definieren Sie die Mindestkriterien für eine erfolgreiche Gesamtprojektsteuerung
• Führen Sie einen Beschuss im Verwaltungsvorstand zur einheitlichen Steuerung von übergreifenden Projekten herbei
• Verwalten Sie alle Schlüsselprojekte in der Standardsoftware Vision.iC und schulen Sie den Gesamtprojektmanager in der
  Softwareanwendung
• Erörtern Sie regelmäßig den Projektstatus im Verwaltungsvorstand und lassen Sie sich dafür einen Standard-Gesamtprojektbericht vorlegen
• Definieren Sie die notwendigen Führungsaufgaben für die Projektsteuerung und verankern Sie die Inhalte im Führungskräfteentwicklungsprogramm

​Einen gemeinsamen Standard für Großprojekte entwickeln

Städte und Landkreise realisieren regelmäßig (Groß)projekte unter Einbindung verschiedenster Organisationsbereiche der Verwaltung. Solche übergreifenden Projekte sind aufgrund von Projektinhalten, Projektbeteiligten, Projektvolumen und strategischer Bedeutung häufig komplex. Anspruchsvolle Projekte, wie z.B. eine Umsetzung einer Stadtstrategie, Organisationsentwicklung oder Baumaßnahmen, müssen professionell gesteuert werden. Die Projektsteuerung ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, wenn Qualitäts-, Zeit- und Kostenziele von Projekten gehalten werden sollen.

Die Fachbereiche einer Verwaltung nutzen für die Abwicklung je nach Aufgabenstellung und Zweck verschiedene Ansätze/Verfahren und Instrumente des Projektmanagements. Für Großprojekte, die häufig organisationsübergreifend bearbeitet werden, bedarf es aber eines gemeinsamen Standards für ein Projektmanagement.

Mindestkriterien für ein Gesamtprojektmanagement

Es gibt verschiedene Wege, um ein erfolgreiches Gesamtprojektmanagement auf den Weg zu bringen. In der Praxis haben sich ein paar wenige Mindestkriterien bewährt:

• Planen von dezentralen und zentralen Projekten nach einem verbindlichen Standard mit Projektauftrag, Ressourcen, Projektphasen, Aktivitäten, Projektergebnissen, Wirkungen
• Abbilden von dezentralen und zentralen Projekten und Messung des Projektfortschritts in einer Projektsteuerungssoftware
• Steuerung teils personell breit verteilter Einzelaktivitäten in Projekten und Projektphasen
• Konsolidierung der geplanten Arbeitszeiten einzelner Projektaktivitäten in einer Übersicht zur Überprüfung der kapazitativen Machbarkeit
• Berichten des Status und der Prognose zum Projekt durch den Projektleiter sowie zu Aktivitäten durch die Projektbeteiligten
• Zentrales Berichtswesen für Verwaltungsführung zu den Einschätzungen zu Projektstatus und Projektprognose

Umsetzung in der Praxis – Ein Beispiel

Die Beispielkommune möchte zur Verbesserung des Kundenservices die Baugenehmigungsverfahren beschleunigen. Dafür wird von der Verwaltungsführung ein Projektauftrag zur Umsetzung einer neuen digitalen Workflow-Lösung für die Bearbeitung der Baugenehmigungsverfahren erteilt. Das Projekt wird unter Nutzung des freigegebenen Projektauftrags in der Projektsteuerungssoftware angelegt.

Abb. 1: Potenziale analysieren und anzeigen mit Vision.iC

Das Gesamtprojektmanagement und der Projektleiter beurteilen
monatlich den Projektstatus und die Projektprognose. Diese Einschätzung ist für die Verwaltungsführung transparent. Sie erhält regelmäßig einen Projektfortschrittsbericht für die kommunalen Schlüsselprojekte.

Der Projektfortschrittsbericht könnte folgenden Aufbau haben:

Abb. 2: Überprüfung des Fortschritts mit Vision.iC

Zum Berichtszeitpunkt werden

• der Projektfortschritt (Ist-Wert als prozentualer Fortschrittswert oder Soll-Ist Linie) und
• die Prognose (im Bild grün nach Plan in der Spalte Prognose) ausgewiesen.

Im Falle einer Rotschaltung bei Status und/oder Prognose würde berichtet werden und es würden Gegensteuerungsmaßnahmen
vorgeschlagen werden (rechts im Bild, Datum, Bemerkung/Gegensteuerungsmaßnahme).

Durch die monatliche Verlaufsdarstellung wird zu späteren Berichtsterminen deutlich, ob die Gegensteuerungsmaßnahmen
greifen oder ob eine Eskalation bis zur Verwaltungsführung nötig ist. Dies sollte dann der Fall sein, wenn die Prognose zur Erreichung der angestrebten Projektergebnisse und Wirkungen kontinuierlich rot
ausgewiesen wird.

Umsetzung einer Gesamtprojektsteuerung mit Vision.iC

Das Beispiel verdeutlicht ein wichtiges Mindestkriterium. Es bedarf zur Steuerung von übergreifenden Projekten einer einfach zu handhabenden Software. Rödl & Partner setzt bei der Optimierung der Gesamtprojektsteuerung auf die Standardsoftware Vision.iC. Für die Lösung spricht:

• Die einfache und vertraute Handhabung durch eine webbrowserbasierte Technologie
• Hohe Effizienz in der zentralen und dezentralen Projektsteuerung durch Integration von vielen und gleichartigen Projekt-Workflows
• Transparenz und vollständiger Überblick über das gesamte Projektportfolio hinsichtlich Status und Erfolgsprognose
• Rückverfolgung über Projektkaskaden
• Möglichkeit eines monatlichen Feedbacks zur Ausführung vorgegebener Projektsteuerungsaufgaben für die zentralen und dezentralen Projektmanager
• Standardisierung der dezentralen Projektsteuerung
• Praktische Grundlage für Qualifikation und Schulung der Projektmanager

Bereits in wenigen Tagen erste Ergebnisse realisieren

Es gibt genügend Handbücher für ein erfolgreiches Projektmanagement. Diese erläutern gut die theoretischen und konzeptionellen Grundlagen. Unser Anspruch ist es, bereits in wenigen Tagen eine Gesamtprojektsteuerung bei unseren Mandanten umgesetzt zu haben. Nach einem Online-Training schulen wir den zentralen Gesamtprojektmanager im Umgang mit Vision.iC für das Anlegen von Projektzielen und Projektplänen und das Monitoren der Projekte im Web-Target, im Vision.iC-Cockpit sowie das Projektberichtswesen.

Wir bauen eine Projektzielkaskade für die strategischen Verwaltungsprojekte im Vision.iC-Cockpit auf. Bereits während der Schulung legen wir auf Basis vorhandener Unterlagen erste Projektpläne von strategischen Projekten an. Auf dieser Basis werden die Schulungen der dezentralen Projektleiter konzipiert. Sie werden in die Lage versetzt, alle notwendigen Informationen für die Projektsteuerung dezentral zu erfassen. Dieses Vorgehen ermöglicht es, bereits in wenigen Tagen einen spürbaren Unterschied zum Status quo zu erkennen. Die wichtigen Schlüsselprojekte sind nach einem einheitlichen Standard erfasst, strukturiert und für eine praktische Steuerung in der Software erfasst. Durch die dezentrale Rückmeldung zum Projektstatus ergibt sich schnell ein Überblick zum Umsetzungstand der wichtigsten Verwaltungsprojekte.