Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) im Jobcenter

Von Adam Sacher und Uwe Kastien (Jobcenter Wuppertal AöR)

veröffentlicht am 8. Juli 2016

Die Komplexität der Projekte zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen wird im Rahmen der Projektinitiierung oft nicht richtig eingeschätzt. Dies gilt nicht nur für die Verwaltungen, sondern auch durchgehend für alle Unternehmen, die in die Digitalisierung und damit die papierlose Welt einsteigen.

​„Eine digitale Gesellschaft verlangt auch eine digitale Verwaltung (…). Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen erwarten von uns zu Recht, dass sie Verwaltungsangelegenheiten einfach, schnell und ortsunabhängig erledigen können. Hierfür soll das E-Government-Gesetz (EGovG NRW) den rechtlichen Rahmen schaffen”, sagte der Innenminister Ralf Jäger in Düsseldorf am 2. Dezember 2015.¹   
   
Die durch das E-Government-Gesetz geforderte Effizienzsteigerung in den Verwaltungen und hier auch in den Jobcentern, die durch durchgehende elektronische und medienbruchfreie Verarbeitung von Akten erreicht werden soll, ist rein praktisch mit der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen und Archivsystemen verbunden. Das stellt die Verwaltungen, die grundsätzlich IT-technisch in hoher Abhängigkeit von ihren Trägern (Städten) und deren Rechenzentren stehen, vor große Herausforderungen. Dabei müssen nicht nur die technischen Abhängigkeiten überwunden werden, sondern auch die Komplexität des Verwaltungsprozesses selbst und der zahlreichen Verbindungen zur Außenwelt (Banken, Sozialversicherungsträger, Gerichte, Druckereien usw.). Natürlich müssen nach der digitalen Umstellung auch die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung, die das vollständige und nachvollziehbare Verwaltungshandeln dokumentieren, eingehalten werden. Weiterhin muss speziell bei Jobcentern aufgrund der „laufenden Kundschaft” die absolute Verfügbarkeit der Systeme berücksichtigt werden.
  
Alle oben genannten Vorgaben, Vorschriften und Restriktionen sollten bereits vor Beginn der tatsächlichen Arbeiten im Rahmen der Projektinitialisierung bedacht und in den Rahmenbedingungen (sog. Scope) entsprechend gesetzt werden. Hierbei müssen alle Beteiligten direkt bei der Planung einbezogen und von Beginn an koordiniert werden. Nützlich ist an dieser Stelle eine grobe, schematische Darstellung aller bereits vorhandenen Systeme, Schnittstellen, Kommunikationswege, Beteiligten, Applikationen, Berechtigungskonzepte usw. in Form eines sogenannten „Big Pictures” sowie die Abstimmung mit der hausinternen IT-Abteilung und den Dienstleistern für das Systemhosting und die Systemadministration. Eine extrem vereinfachte Darstellung sehen Sie in der obenstehende Abbildung.

 

Aus Erfahrungen unserer bisherigen Projektbegleitungen bei DMS-Einführungen in Verwaltungen und auch in mittelständischen Unternehmen stellen wir durchgehend fest, dass die Koordination sowie auch die Projektleitung leider kränkelt und die Projekte dadurch meistens nicht in der Zeit und / oder im Budget umgesetzt werden können. Diesen Problemen kann durch systematische Vorgehensweise und klar definierte Projektstruktur begegnet werden. Folgende Punkte sollten Ihnen grob die Reihenfolge der Vorbereitung bis zum Projektbeginn wiedergeben:

1. Grobe, schematische Darstellung der vorhandenen Strukturen
2. Klärung der rechtlichen Vorgaben und Rahmenbedingungen
3. Identifizierung aller Projektbeteiligten
4. Definition der Projektziele und Nichtziele
5. Definition der Projektstruktur und -organisation
6. Wahl einer starren, dynamischen oder gemischten Projektmethode
7. Festlegung der zeitlichen Rahmenbedingungen unter Beachtung der Ressourcen
8. Abstimmung der Punkte 4, 5, 6 und 7 mit allen Projektbeteiligten
9. Grobe Projektplanung

   
Grundsätzlich werden die DMS-Projekte nach den gleichen Vorgaben geplant und durchgeführt, die für den Wechsel oder die Einführung von neuen ERP-Systemen gelten. Dabei sind folgende, aufeinander aufbauende Schritte notwendig:

1. Aufnahme der Organisation und Prozesse (Businessanalyse)
2. Untersuchung der Prozesse und Organisation sowie gegebenenfalls Optimierung
3. Festlegung der Anforderungen an das künftige DMS-System (Pflichtenheft)
4. Auswahlverfahren und Bestimmung des DMS-Systems
5.  Migration der Alt-Daten und GoLive

Als IT- und Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte mit langjähriger Erfahrung im öffentlichen Sektor und in IT-Services können wir Sie rund um die IT-Themen aber auch im Projektmanagement beraten und unterstützen.
  
Im Rahmen von bereits laufenden DMS-Einführungsprojekten werden wir gemeinsam mit der Jobcenter Wuppertal AöR einen umfangreichen Leitfaden zu diesem Thema erstellen. Dabei gehen wir auf die Projektplanung, Projektmethoden und Umsetzung, Projektrisikomanagement und Controlling sowie Revisionssicherheit, Datenschutz und Systemprüfung ein. Weiterhin stellen wir die Methoden der Softwareauswahl, Testverfahren und Softwarezertifizierung. Sollten Sie an dieser Ausarbeitung als Roadmap für Ihre künftigen Projekte Interesse haben, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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¹ https://www.land.nrw/de/pressemitteilung/nrw-stellt-weichen-fuer-die-digitale-verwaltung

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