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Folgeinventuren rechtskonform, effektiv und effizient gestalten

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​Schnell gelesen:

Die Aufstellung der Eröffnungsbilanz und die damit einhergehende Aufstellung eines Inventars stellte für die meisten Kommunen in Nordrhein-Westfalen eine große personelle, zeitliche und damit auch finanzielle Belastung dar. Insbesondere die „erstmalige“
Inventur des kommunalen Vermögens stellte die Kommunen vor eine kaum zu bewältigende Herausforderung.

​So verwundert es auch nicht, dass die meisten Kommunen
bis heute – mehr als sieben Jahre nach dem Stichtag der Eröffnungsbilanzen – ihrer in § 91 GO NRW sowie § 28 Abs. 1
Satz 3 GemHVO NRW verankerten, gesetzlichen Verpflichtung
zur Durchführung körperlicher (Folge-)Inventuren nicht nachgekommen
sind. Im Rahmen der allgemeinen Sorgfaltspflicht hat die Verwaltungsleitung Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen mittels verwaltungsinterner Regeln zu etablieren.

 

Oftmals ist dies darauf zurückzuführen, dass anderen Aufgaben
– wie beispielsweise der kommunalen Haushaltsplanung, der
Aufarbeitung rückständiger kommunaler Jahresabschlüsse oder
der Erstellung kommunaler Gesamtabschlüsse – eine höhere Priorität
eingeräumt wurde. In vielen Kommunen fehlte es jedoch schlichtweg an den nötigen zeitlichen und personellen Kapazitäten, eine Inventur – analog dem Vorgehen zur Eröffnungsbilanz – durchzuführen. Dabei ist dies auch gar nicht nötig.

 

Ziel der Folgeinventur:

Das Hauptziel der Folgeinventuren ist es, im Sinne einer Bestandskontrolle festzustellen, ob sich die in der Finanzbuchhaltung
erfassten gemeindlichen Vermögensgegenstände auch tatsächlich noch im Bestand der Kommune befinden. Nicht selten weichen die in der AnBu/FiBu erfassten Bestände aufgrund fehlender Abgangsmeldungen (z. B. bei Diebstahl oder Verschrottung) oder fehlender Zugangsmeldungen (z.B. bei Schenkungen oder Spenden) von den realen Beständen ab.

 

Die Vereinfachung

Der Gesetzgeber hat den Kommunen mit dem § 29 GemHVO
NRW verschiedene Vereinfachungsregelungen eingeräumt, um
die Durchführung der (Folge-)Inventuren umsetzbar und wirtschaftlich
zu gestalten.

 

So ist es – unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen – zulässig,
eine Inventur anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensgegenstände
durchzuführen (§ 29 Absatz 1 GemHVO NRW). Diese als Buchinventur
bezeichnete Inventurform kann genutzt werden, um den Bestand und den Wert des langfristig gebundenen Sachanlagevermögens und des Infrastrukturvermögens – das in den meisten Kommunen den größten Teil der Bilanzsumme ausmacht – zum Stichtag zu verifizieren.

 

Darüber hinaus ist es den Kommunen gestattet, den Bestand an
Vermögensgegenständen mithilfe mathematisch-statistische
Methoden aufgrund von Stichproben oder durch andere geeignete
Verfahren zu ermitteln (§ 29 Abs. 2 GemHVO NRW). Diese Regelung erlaubt es den Kommunen, nur ausgewählte Elemente und nicht alle Einzelbestände des gemeindlichen Gesamtbestands aufzunehmen. Eine reine Standortsinventur ist hingegen nicht zulässig.

 

Ziel der Vereinfachungsmöglichkeiten

Die Anwendung der Vereinfachungsregelungen soll dazu beitragen,
den Arbeits- und Zeitaufwand im Rahmen der Durchführung
der gemeindlichen Inventur erheblich zu reduzieren. Die Grundsätze der Vollständigkeit und der Richtigkeit dürfen dadurch jedoch nicht unvertretbar beeinträchtigt werden.


Aus diesem Grund wird die Inanspruchnahme dieser Inventurvereinfachungen an bestimmte Bedingungen geknüpft. So
müssen für die von den Vereinfachungen betroffenen Vermögensgegenstände geeignete Bestands-/Anlagenverzeichnisse
geführt werden, in denen Zu- und Abgänge sowie Abschreibungen
ordnungsmäßig und zeitnah erfasst werden. Die Vermögensgegenstände
sind mindestens alle fünf Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen.

 

Zur Wahrung von Verkehrssicherungspflichten und im Rahmen
technischer Überprüfungen werden bereits heute große Teile
des kommunalen Vermögens in deutlich kürzeren zeitlichen
Abständen regelmäßig in Augenschein genommen. Die dabei
gewonnen Informationen können grundsätzlich für die Inanspruchnahme der Inventurvereinfachungen genutzt werden.
Hier kommt es jedoch auf eine geeignete Dokumentation dieser
Ergebnisse an.


Obwohl viele Kommunen diese Voraussetzungen bereits ganz
oder teilweise erfüllen, werden diese Vereinfachungen aufgrund
fehlender Erfahrungen oder Unsicherheit nicht genutzt. Analog zur Jahresabschlusserstellung ist es auch hier wichtig, dass die einzelnen Fachbereiche zusammenarbeiten und nicht nur die Kämmerei sich zuständig fühlt.


Die Möglichkeiten der Inventuroptimierung sind vielfältig und variieren entsprechend den Rahmenbedingungen und Erfordernissen
einer jeden Kommune. Welche Maßnahmen am besten geeignet sind, um die Inventur möglichst effizient zu gestalten, muss innerhalb der Kommune individuell analysiert werden.


Durch unsere langjährigen und vielfältigen Erfahrungen im kommunalen
Sektor ist es uns möglich, Kommunen, kommunale Einrichtungen und andere öffentliche Unternehmen professionell bei dieser Aufgabe zu unterstützen. Wichtig ist uns dabei vor allem, dass wir „die Sprache” der Kommunen sprechen.

Kontakt

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Patrick Preußer

Master of Science, Diplom-Betriebswirt

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+49 221 9499 099 00

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