BaFin-Rundschreiben - Einscannen erfüllt Aufzeichnungspflicht gemäß Geldwäschegesetz

Am 26. September 2014 hat die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) ihr „Rundschreiben 7/2014 (GW) - Einscannen erfüllt Aufzeichnungspflicht gemäß Geldwäschegesetz” veröffentlicht. Dieses Rundschreiben richtet sich insbesondere auch an Kapitalverwaltungsgesellschaften, Zweigniederlassungen von EU-Verwaltungsgesellschaften und ausländische AIF-Verwaltungsgesellschaften.

Nach Maßgabe des Gesetzes über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz; GwG) haben Verpflichtete unter anderem eine Identifizierung ihrer Vertragspartner durchzuführen. Die zur Feststellung der Identität des Vertragspartners erhobenen Angaben, wie etwa bei natürlichen Personen Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Anschrift, sind dabei zu überprüfen. Hierzu muss sich ein Verpflichteter namentlich anhand der in § 4 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 2 GwG genannten Dokumente vergewissern – bei natürlichen Personen etwa anhand eines gültigen amtlichen Personalausweises -, ob die zuvor erhobenen Angaben auch zutreffend sind, soweit sie in diesen Dokumenten enthalten sind.

An diese Verpflichtungen knüpfen in einem nächsten Schritt entsprechende Aufzeichnungspflichten nach § 8 GwG an. Gemäß § 8 Abs. 1 Satz 3 erster Halbsatz GwG kann die entsprechende Aufzeichnungsverpflichtung in diesem Rahmen insbesondere durch die Anfertigung einer Kopie des zur Überprüfung der Identität vorgelegten Dokuments bzw. der zur Überprüfung der Identität vorgelegten oder herangezogenen Unterlagen, das heißt etwa bei natürlichen Personen das Kopieren eines Personalausweises oder Reisepasses oder eines sonstigen Dokuments im Sinne des § 1 PassG, erfüllt werden.

Mit dem vorliegenden Rundschreiben stellt die BaFin nunmehr klar, dass nach ihrer Verwaltungspraxis auch durch das Einscannen eines zur Überprüfung der Identität vorgelegten Dokuments oder von zur Überprüfung der Identität vorgelegten oder herangezogenen Unterlagen die Aufzeichnungspflicht nach § 8 Abs. 1 Satz 3, erster Halbsatz GwG ebenso wie durch das Anfertigen einer Kopie erfüllt werden kann.

Ausblick

Die in dem Rundschreiben 7/2014 der BaFin mitgeteilte Verwaltungspraxis ist grundsätzlich im Hinblick auf ein effektives elektronisches Datenmanagement zu begrüßen. Jedoch steht noch aus, inwiefern diese Verwaltungspraxis mit den Vorgaben des Personalausweis- und Passgesetzes in Einklang zu bringen ist, durch welche die Verfahren zur Erfassung und Speicherung von Personalausweis- bzw. Passdaten eng begrenzt werden. Sofern jedoch künftig der Aufzeichnungspflicht nach GwG in dem im Rundschreiben angesprochenen Umfang durch Einscannen von Dokumenten nachgekommen wird, dürfen darüber hinaus die im Rahmen der Aufbewahrung der entsprechenden (Scan-)Daten nach § 8 GwG zu treffenden technischen und organisatorischen Vorgaben nicht außer Acht gelassen werden.

Aus dem Newsletter

Fonds-Briefe
- Fonds-Brief direkt 6. November 2014

Kontakt

Contact Person Picture

Sebastian Schüßler

Rechtsanwalt, Leiter Taskforce Digitale Transformation Geschäftsfeld Rechtsberatung

Associate Partner

+49 40 2292 976 20

Anfrage senden

Profil

Weitere Informationen

Beratung im Bereich Immobilienfonds