BMF äußert sich mit Schreiben vom 14. November 2014 zur Aktualisierung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD)

Nach knapp 18 Monaten Diskussion über den Entwurf vom 9. April 2013 zur Anpassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) nun am 14. November 2014 die aktualisierten Grundsätze veröffentlicht. Die Veröffentlichung im Bundessteuerblatt ist für den Dezember 2014 geplant.

Die Neufassung der Grundsätze ist insbesondere aufgrund der Regelungen zur elektronischen Aufbewahrung von Rechnungen, wie auch zur Anpassung der Erfordernisse des technischen Fortschrittes notwendig geworden, darüber hinaus sind die Ergebnisse aus aktueller Rechtsprechung sowie Praxisproblemen aufgenommen worden. Der BMF hat allerdings gleichzeitig darauf hingewiesen, dass durch die Neufassung der GoBD keine Änderung der materiellen Rechtslage bzw. der Verwaltungsauffassung eintritt.

Die Neufassung der Aufbewahrungsgrundsätze soll für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen, gelten. Das vorgelegte Schreiben wird derzeit unter anderem vom deutschen Steuerberaterverband geprüft, Änderungswünsche für Fragen und Probleme von allgemeiner Bedeutung sollen vor Veröffentlichung im Dezember 2014 nach Aussage des BMF noch berücksichtigt werden können. Die Anwendung der Grundsätze ergibt sich für Steuerpflichtige, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (AO, hier zum Beispiel § 90 Abs. 3 sowie §§ 140,141 AO) und den Einzelsteuergesetzen (zum Beispiel § 4 Einkommensteuergesetz) zur steuerlichen Buchführung verpflichtet sind.

Zusammenfassend sind die drei folgenden Änderungen für die Praxis von besonderer Bedeutung:

Forderung nach einer zeitgerechten Verbuchung und Aufzeichnung:

Das BMF definiert die zeitgerechte Verbuchung insoweit, als das Geschäftsvorfälle zeitnah, das heißt unmittelbar nach der Entstehung, mindestens aber innerhalb von zehn Tagen erfasst werden, damit der zeitliche Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht. Da durch die elektronische Erfassung das Datum der Buchung bei einer Betriebsprüfung mit dem Datum des jeweiligen Beleges abgeglichen werden kann, ist hier also gut zu dokumentieren, damit die Einhaltung der GoBD nicht durch das Finanzamt bestritten werden kann. Der ursprüngliche Entwurf des BMF-Schreibens wurde darüber hinaus noch ergänzt, sodass in bestimmten Fällen Erleichterungsregelungen geschaffen wurden, die bei einer nur periodenweisen Erfassung eine Verbuchung bis zum Ablauf des folgenden Monats erlauben.

Möglichkeit der Umwandlung eingehender elektronischer Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege in ein anderes Format:

Für die elektronische Aufbewahrung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen gilt schon seit längerem der Grundsatz, dass in dem Format, in dem das Dokument empfangen wurde, auch aufzubewahren ist, sodass ein PDF-Dokument auch in diesem Format gespeichert werden kann. Das aktuelle BMF-Schreiben lässt nun eine Umwandlung in ein anderes Format zu, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Möglichkeit der weiteren Bearbeitung von Papierbelegen nach dem Einscannen:

Für das Einscannen von Papierdokumenten/Belegen und die Dokumentation der Ablage existieren bereits Vorgaben, wie zum Beispiel die Dokumentationspflicht für das Verfahren selbst. Für die Bearbeitung nach dem Einscannen ist im Schreiben des BMF vom 14. November 2014 nun erstmals geregelt, dass die weitere Bearbeitung im Scandokument erfolgen darf. Soweit nach dem Scannen eine weitere Bearbeitung des Papiers erfolgt, darf nun auch die geänderte Version erneut eingescannt werden, wenn ein Bezug vom ersten Scanobjekt hergestellt werden kann (sogenannter gemeinsamer Index).

Zukünftig soll (auch mit Hilfe einer Arbeitsgruppe) regelmäßig den Erfordernissen der Anpassung an den technischen Fortschritt sowie auftretenden Praxisproblemen Rechnung getragen werden.

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- Fonds-Brief direkt 27. November 2014

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