Im Überblick: Neufassung der GoBD 2019

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zuletzt aktualisiert am 26. Februar 2020 | Lesedauer ca. 4 Minuten


Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit dem Schreiben vom 28. November 2019 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf­zeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aktualisiert. Das Dokument tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014 und ist auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen.



Seit November 2014 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – besser bekannt unter GoBD – in aller Munde. V.a. ein Schlagwort hat in dem Zusammenhang zweifelhafte Berühmtheit erlangt: Die Verfahrensanweisung.

 

Warum gibt es eine Überarbeitung der GoBD schon nach fünf Jahren Gültigkeit?

Für alle Arten von Geschäftsvorgängen und bei Digitalisierungsprojekten wird die Verfahrensanweisung zwingend von der Finanzverwaltung erwartet. Und wer sich bei solchen Projekten mit den GoBD befasst hat, der ist vielleicht auch an die eine oder andere Grenze gestoßen: Diesen Sachverhalt bilden die GoBD nicht ab, denn: Die Digitalisierung ist nicht abgeschlossen. Sie entwickelt sich weiter.

 

Aus dem Grund wurde immer wieder angeregt, dass die GoBD sich entsprechend der Möglichkeiten der fortschreitenden Digitalisierung auch weiter entwickeln müssen. Das ist geschehen mit dem BMF-Schreiben (IV A 4 – S 0316/19/10003:001)– veröffentlicht am 28. November 2019 – geschehen. Sie treten ab dem 1. Januar 2020 in Kraft.

 

Neufassung gleich Überarbeitung?

Die erste Frage, die sich nun unweigerlich stellt: Müssen nun alle Verfahrensanweisungen, die so mühsam erarbeitet wurden, neu gefasst werden?

 

Die erlösende Antwort: Nein, sie müssen nicht vollständig neu gefasst werden. Die Gliederung sowie die Anordnung der Randziffern des BMF-Schreibens bleiben grundsätzlich unverändert.

 

Was ändert sich?

Modifizierungen haben insbesondere folgende Regelungen erfahren:

 

Einzelaufzeichnungspflicht

Die Rz. 39 wurde konkretisiert und der beschriebene Sachverhalt näher erläutert. Die Pflicht zur Einzelauf­zeichnung besteht nach wie vor nicht, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich oder praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen.

 

Das liegt z.B. vor, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verwendet wird. Wird jedoch ein elektronisches Aufzeichnungs­system benutzt, entfällt die Befreiung von der Einzelaufzeichnungspflicht. Die Überlegungen sind grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar.

 

Regelungen zu nicht laufend gebuchten Geschäftsvorfällen

Konkretisiert wurde auch der Sachverhalt, wenn Geschäftsvorfälle nicht laufend gebucht werden (vgl. Rz. 50). Die periodenweise Erfassung ist dann nicht zu beanstanden, wenn

  • die Geschäftsvorfälle vorher zeitnah in Grundbuchaufzeichnungen festgehalten wurden,
  • organisatorische Vorkehrungen getroffen wurden, dass die Unterlagen bis zur Erfassung nicht verloren gehen (laufende Nummerierung, Sammeln in gesonderten Mappen oder Ordnern, elektronische Aufzeichnungen etc.),
  • die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle im Einzelfall gewährleistet ist oder
  • eine zeitnahe Zuordnung vorgenommen wurde (Kontierung, mind. Zuordnung betrieblich/privat, Ordnungskriterium für die Ablage).

 

Regelungen zur Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften

Gemäß Rz. 55 dürfen diese gemeinsam erfasst werden, sofern die unbaren Tagesumsätze deutlich kenntlich gemacht sind und anschließend auf ein gesondertes Konto umgetragen werden können. Die Kassensturz­fähigkeit muss jederzeit gegeben sein.

 

Archivierung elektronischer Meldungen

In Rz. 76 lässt sich eine wesentliche Anpassung der GoBD finden. Danach sind originäre elektronische Meldungen (z.B. EDI-Daten) nicht mehr aufbewahrungspflichtig, sofern die tatsächlich weiterverarbeiteten Formate über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. In dem Fall erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit dessen vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem Inhalt gespeichert werden.

 

Ist das nicht der Fall, müssen beide Formate gespeichert werden. Das gilt bei elektronischen Meldungen bzw. Datensätzen neben bildhaften Urschriften und auch, wenn mehrere elektronische Meldungen bzw. mehrere Datensätze ohne bildhafte Urschrift ausgestellt werden. Weiterhin gilt das auch bei elektronischen Meldungen, für die inhaltsgleiche bildhafte Dokumente zusätzlich bereitgestellt werden. Die Archivierung inhaltsgleicher Kontoauszüge in PDF kann z.B. entfallen, wenn die Belegfunktion durch strukturierte Kontoumsatzdaten im CSV-Format oder als XML-File erfüllt werden.

 

Wenn bei Verwendung eines Fakturierungsprogramms sichergestellt ist, dass jederzeit auf Anforderung ein entsprechendes Doppel der Ausgangsrechnung erstellt werden kann, kann auf die Archivierung einer bild­haften Kopie der Ausgangsrechnung verzichtet werden.

 

Folgende Voraussetzungen sind zu beachten:

  • entsprechende Stammdaten werden laufend historisiert,
  • AGBs werden historisiert und aus der Verfahrensdokumentation ist ersichtlich, welche AGB bei der Erstellung der Originalrechnung verwendet wurden,
  • Originallayout des verwendeten Geschäftsbogens wird als Muster gespeichert und bei Änderungen historisiert – auch dabei muss die Version in der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein,
  • Daten des Fakturierungsprogramms sind in maschinell auswertbarer Form und unverändert aufzubewahren.

 

Digitalisierung von Belegen

Dazu regelt Rz. 130 ab sofort, dass die Digitalisierung von Belegen neben dem Scannen auch durch das Abfoto­grafieren mittels Smartphone erfolgen kann. Das gilt auch z.B. bei Belegen bei Auslandsreisen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden.

 

Sollten Sie Ihre Buchhaltung ins Ausland verlagert haben (genehmigt nach § 146 Abs. 2a AO), so steht nach Rz. 136 einer Verlagerung der ersetzenden bildlichen Erfassung an den Ort der elektronischen Buchführung nichts im Wege. Heißt: Die Belege dürfen zum Scannen ins Ausland gebracht werden. Es ist lediglich darauf zu achten, dass die Digitalisierung der Belege zeitnah zur Verlagerung ins Ausland zu erfolgen hat. Zur Frage nach der Vernichtung der Belege regelt Rz. 140 der GoBD, dass dem nichts entgegensteht, soweit nicht andere Vorschriften die Aufbewahrung im Original vorschreiben.

 

Umwandlung und Aufbewahrung von Belegen

In der Vergangenheit gab es immer wieder Diskussionen über die Frage, ob und weshalb die ursprüngliche Fassung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch nach Übertragung in das unternehmenseigene Format aufbewahrt/archiviert werden muss.

 

Dazu waren nach Rz. 135 stets beide Formate zu archivieren. Sie mussten demselben Geschäftsvorfall zugeordnet, mit dem gleichen Index versehen und die umgewandelte Version musste als solche gekenn­zeichnet werden.

 

Mit den neuen GoBD kann darauf unter bestimmten Voraussetzungen verzichtet werden (Rz. 135):

  • es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen,
  • bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren,
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation) oder
  • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

 

Cloud-Technologie

Die Neufassung der GoBD geht auch auf die immer häufiger genutzte Cloud-Technologie ein. So sieht Rz. 20 nun vor, dass DV-Systeme (Hard- und Software) vom Steuerpflichtigen nicht zwangsläufig selbst erworben und genutzt werden müssen, sondern auch bei der Cloud oder als Kombination der beiden Systeme betrieben werden dürfen.

 

Zurverfügungstellung von Daten für die Finanzbehörden

Es genügt nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf eine Systemumstellung erfolgt, der Zugriff auf die Daten per Datenträgerüberlassung, sofern die Außenprüfung noch nicht begonnen wurde und ein Systemwechsel oder die Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem erfolgt ist (vgl. Rz. 164).

 

Fazit

Die wichtigsten Themen in der Praxis sind daher die:

  • Auswirkungen der Neufassung der GoBD auf bereits umgesetzten Projekte;
  • Umsetzung aktueller und zukünftiger Projekte im Bereich der Digitalisierung;
  • Abfassung von Verfahrensanweisungen.

Kontakt

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Thorsten Rumpf

CISA - ISIS12-Berater - CSP

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