Betreiberverantwortung im Gebäudebetrieb: Effiziente und rechtsichere Vorgehensweise

zuletzt aktualisiert am 11. Juni 2021 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Die Anforderungen des Gesetzgebers zur sorgfältigen Wahrnehmung der Betreiber­verantwortung treffen alle Eigentümer und Betreiber von Gebäuden und gebäude­technischen Einrichtungen sowie die von ihnen eingeschalteten Dienstleister. Die Betroffenen stehen dabei einer Vielzahl von sich regelmäßig verändernden rechtlichen Anforderungen der EU, des Bundes und der Länder, einem darauf aufbauenden System von Unfallverhütungsvorschriften, einem nicht minder umfangreichen techni­schen Regelwerk (DIN-Normen, VDE-Bestimmungen, VDI-Richtlinien, etc.) und einer in den vergangenen Jahren verschärften und sehr differenzierten Rechts­prechung gegenüber. Die Aufgabe, die darin festgelegten Anforderungen zu kennen und zu erfüllen, ist alles andere als trivial und wird regelmäßig durch begrenzte finanzielle und personelle Ressourcen zusätzlich erschwert.

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Zielsetzung

Aus dem Betrieb von baulichen und technischen Anlagen können sich Gefahren oder Nachteile für Leben, Körper, Gesundheit, Freiheit, Eigentum oder sonstige Rechte von Personen bzw. für die Umwelt ergeben. Aus der Funktion als Eigentümer ergibt sich in der weit überwiegenden Zahl der Fälle auch die Rolle des Betreibers und Trägers der Betreiber­verantwortung. So wird ein Unternehmen oder sonstiger Rechtsträger für die im Eigentum stehenden Objekte und technischen Anlagen vom Gesetzgeber die Verantwortung dafür auferlegt, alle erforderlichen und zumutbaren Maßnahmen zu ergreifen, um die Gefahren oder Nachteile auszuschließen oder zumindest zu verringern.

Das Ziel der rechtssicheren Wahrnehmung der Betreiberverantwortung besteht demnach darin, die vorhan­denen betrieblichen Risiken durch organisatorische Sicherungs­maßnahmen, sowohl in der Normal- als auch in der Notfallorganisation, idealerweise auszuschließen, sodass die Verantwortlichen keine haftungsrechtlichen Konsequenzen zu befürchten haben.

Anforderung an die Organisation

Aufgabenstellung der leitenden Organe (Geschäftsführung, Vorstand, Behördenleitung etc.) ist es, die Auf­gaben­­stellung derart in der betrieblichen Organisation festzulegen und zu verankern, dass eine rechts­sichere Organisation der Betreiberverantwortung mit einem hohen Maß an Rechtssicherheit geschaffen ist. Das beinhaltet insbesondere die Festlegung von Aufgaben, Abläufen, Verantwortungen, Schnittstellen, konkreten Handlungsanweisungen sowie der erforderlichen Dokumentation.

Insgesamt ist branchenübergreifend eine deutliche Sensibilisierung für solche Fragen festzustellen. In zahlreichen Organisationsstrukturen finden sich mittlerweile Funktions- und Stellenbeschreibungen, die die Umsetzung der Betreiberverantwortung zum Ziel haben. Auch in Service- und Wartungsverträgen sind Klauseln zur Sicherstellung der Anforderungen der allgemein anerkannten Regeln der Technik, etc. inzwischen Standard. Kurzum: Die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung sollte auf der Agenda aller Führungskräfte einen festen Platz einnehmen.

Dabei ist vielen Unternehmen gemeinsam, dass sie zwar bei Bau und Errichtung ihrer Gebäude hohen Wert auf eine sachgerechte Ausführung legen, sobald allerdings der Betrieb aufgenommen wird, die Aufmerksamkeit bezüglich der gestellten Anforderungen etwas nachlässt. Dann konzentriert man sich auf das Kerngeschäft, was nachvollziehbar ist, aber eben auch gewisse Risiken birgt. Es ist zwar erkennbar, dass das Problem­bewusstsein für die Aufgaben zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen hat, die notwendigen Konsequenzen hieraus aber noch zu selten ergriffen werden. Dabei ist die zunächst sehr umfangreiche und komplexe Aufgabenstellung mit einer strukturierten Vorgehensweise nicht nur lösbar, sondern auch mit vertretbarem Aufwand in den Griff zu bekommen.

Analyse und Umsetzung

Das A und O im Umgang mit der rechtssicheren Umsetzung der Betreiberverantwortung ist nach einer sorgfältigen Analyse der bestehenden individuellen Situation die sachgerechte Umsetzung der Aufgaben­verteilung in den abgeschlossenen Service- und Wartungsverträgen sowie in der internen Organisation.

Nach einer entsprechenden Analyse und bei Bedarf ergänzten Delegation der Aufgaben, steht die Frage nach Art und Umfang der Überwachung und Kontrolle von Mitarbeitern oder Dienstleistern im Mittelpunkt der meisten Verantwortlichen. Dabei kommt dem internen oder externen Berichtswesen /Kontrollsystem eine zentrale Rolle zu, denn die Delegation der Aufgabenstellung führt nicht dazu, dass die zunächst zuständigen Organe oder Organisationseinheiten vollkommen frei von ihrer ursprünglichen Verpflichtung werden. Als Adressat einer Pflicht verkürzt sich bei der Übertragung einer Aufgabe innerhalb der betrieblichen Organi­sation oder im Vertragsverhältnis zu einem externen Dienstleister die Verpflichtung auf die regelmäßige Überprüfung, ob die übertragenen Pflichten ordnungsgemäß erfüllt werden. Dabei kann das interne bzw. externe Berichtswesen oder Kontrollsystem u.a. durch eine geeignete EDV-Unterstützung weitestgehend standardisiert umgesetzt werden.

Masterplan Betreiberverantwortung Version 3.0

Einer systematischen und strukturierten Auseinandersetzung mit dem Thema Betreiberverantwortung von der Identifikation der Betreiberpflichten bis hin zur Umsetzung dient der von Rödl & Partner entwickelte Master­plan Betreiberverantwortung, der mittlerweile in der Version 3.0 weiter vorangetrieben wurde. Der Masterplan ist das Ergebnis der Zusammenfassung aus zurückliegenden und aktuell vorliegenden Erkenntnissen und Erfahrungen zum Thema. Er beschreibt unter Berücksichtigung der Ausgangslage und der Aufgabenstellung den Lösungsansatz zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung in einem Gesamtprozess sowie den wichtigsten Prozessschritten entlang einer Prozesskette in den bekannten Phasen Plan-Do-Check-Act und verweist auf Hilfsmittel für die Wahrnehmung der Unternehmer- und Betreiberverantwortung.

Fazit

Alle Nutzer und Betreiber von Immobilien sollten eine Antwort auf die Frage, wie sie ihrer Betreiberverant­wortung gerecht werden, parat haben. Dabei ist zunächst erforderlich Transparenz zu schaffen, was zu tun ist und dann die notwendigen Umsetzungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen zu etablieren. Eine systema­tische Vorgehensweise nach dem PDCA-Zyklus, wie sie in unserem Masterplan Betreiberverantwortung beschrieben ist, unterstützt dabei eine effiziente und rechtssichere Umsetzung.