Besondere Bedeutung der IT bei Expansionen und Restrukturierungen

Gerade bei Expansionen, wenn Unternehmen erworben oder restrukturiert werden, ist es besonders wichtig, dass auch die Auswirkungen auf die IT und die damit verbunden Veränder­ungen früh­zeitig erkannt und berücksichtigt werden. Auch der Kosten­aspekt muss in die Planung Eingang finden.

Auswirkungen der Expansion auf die IT-Landschaft

Unternehmenskäufe werden häufig in Phasen der Expansion vorgenommen. Heute ist es üblich, bei einem Unternehmens­erwerb eine Due Diligence durchzuführen. Analysen im Bereich der rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Risiken sind gängiger Standard. Aus Sicht des Erwerbers ist es aber auch wichtig, eine Analyse der  IT-Landschaft (IT Due Diligence) des zu erwerbenden Unternehmens durchzuführen, um Risiken und Chancen zu erkennen. Dabei sollte auch überlegt werden, ob das Zielunternehmen in die IT-Landschaft des übernehmenden Konzerns integriert werden soll. Die Gesichtspunkte des Reportings und der Steuerung müssen dabei unbedingt Berücksichtigung finden. Ein „Zielfoto” der künftigen IT-Landschaft des Konzerns mit den damit zusammenhängenden Veränderungen der Prozesse beim Ziel­unter­nehmen inkl. der verbundenen Kosten zu erstellen, ist äußerst hilfreich und empfehlenswert.

Die Übernahme der IT bzw. die Integration der IT-Landschaft des Zielunter­nehmens in die Infrastruktur des erwerbenden Unternehmens sollte zwingend als Projekt aufgesetzt werden, in dem auch das Budget für die Maßnahmen gesteuert wird. Auch zahlreiche rechtliche Aspekte müssen berücksichtigt werden, deren Umsetzung durch eine projektbegleitende Prüfung unterstützt werden kann.

Da häufig die Prozesse auch nach der Übernahme noch angepasst werden müssen, macht es Sinn, sie und ihre Effizienz zu analysieren. Ein professioneller Financial Performance Audit kann dabei helfen, die Prozesse im Konzern zu optimieren.

Auswirkungen von Restrukturierungen auf die IT-Landschaft

Bei Unternehmen, die schon länger am Markt sind, sollen nicht selten Unternehmens­teile oder auch Konzern­unternehmen verkauft oder restrukturiert werden. Gerade bei Konzernen, die mit  Shared Service Centern bzw. einer einheitlichen IT-Landschaft arbeiten, wirkt sich das ent­scheidend aus. Prozesse müssen für die auszugliedernden Bereiche neu eingeführt oder ange­passt werden. Sofern Unternehmens- und Konzernteile verkauft werden, müssen für sie eine neue IT-Landschaft aufgebaut und die Daten aus den vorhandenen IT-Systemen im Rahmen eines sog. Carve Outs herausgeholt werden.

Ein solcher Carve Out stellt hohe Anforderungen an die IT. Denn es dürfen nur die Daten aus den bestehenden Unternehmens- bzw. Konzernteilen herausgelöst werden, die zu dem Erwerber gehören bzw. im Rahmen des Kaufvertrags vereinbart wurden. Es ist sicherzustellen, dass keine Daten verlagert werden, die gegen Gesetze verstoßen (Einhaltung des Bundesdaten­schutz­gesetzes BDSG) oder zu einem Risiko für den verkaufenden Konzern werden können. Bspw. dürfen Patente und Forschungsergebnisse keinesfalls „aus Versehen” im Rahmen des Carve Outs verlagert werden.

Ein Carve Out bezieht sich allerdings nicht nur auf die Rechnungs­legungs­systeme, sondern auch auf andere notwendige Daten. Daher sollte ein Carve Out ebenfalls als Projekt definiert und budgetiert werden.

Um die Gewissheit zu erlangen, dass nur die notwendigen Daten übertragen und die rechtlichen Anforderungen eingehalten wurden, ist es sinnvoll, den Carve Out prüferisch begleiten zu lassen. Dabei kann der Prüfer sicherstellen, dass nur die vertraglich vereinbarten Informationen an den Erwerber übergehen und die rechtlich vorgesehenen Aspekte berücksichtigt werden. Eine projektbegleitende Prüfung ist dabei ebenfalls besonders empfehlenswert.

Fazit

Bei Unternehmens­erwerben und Restrukturierungen darf die IT-Landschaft keinesfalls unbe­rück­sichtigt bleiben. Die Auswirkungen auf die IT-Systeme sind meist erheblich und nicht ohne rechtliche Risiken. Häufig werden auch größere Geldsummen benötigt, die bei den Überlegungen zur Gestaltung eines Unternehmens­erwerbs oder Restrukturierung von Beginn an mit eingeplant werden sollten.