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Fast Close – Quick Wins?

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Schnell gelesen:

Die Tendenz ist eindeutig: Auch im kommunalen Umfeld werden Jahresabschlüsse immer früher im Jahr aufgestellt. Nach unserer Erfahrung lässt sich die Abschlusserstellung durch einfache Maßnahmen weiter beschleunigen.

Wurden vor zehn Jahren Jahresabschlüsse im kommunalen Umfeld tendenziell in der zweiten Jahreshälfte fertiggestellt, versuchen Geschäftsführer und Betriebsleiter inzwischen, den Jahresabschluss des Vorjahres im zweiten Quartal fertigzustellen und noch vor den Sommerferien den Gremien den geprüften Abschluss zur Feststellung vorzulegen.
 
Auf die Frage, ob es nicht auch schneller geht, wurde damals wie heute argumentiert, dass dann noch nicht alle Unterlagen und Informationen vorliegen. Aber ist es wirklich regelmäßig nicht möglich, innerhalb der gesetzlichen Aufstellungsfrist von drei Monaten oder sogar noch schneller für große Kapitalgesellschaften, Eigenbetriebe und Anstalten öffentlichen Rechts den Jahresabschluss (und den Lagebericht!) aufzustellen?
 
Die Praxis zeigt: Doch, es ist möglich! Spätestens die Beteiligung von börsennotierten Unternehmen an Stadtwerken zeigt unglaubliches Beschleunigungspotenzial bei der Aufstellung.
 

Warum Fast Close?

Mit der schnelleren Aufstellung des Jahresabschlusses sollte die schnellere Zurverfügungstellung von entscheidungsrelevanten Informationen erreicht werden. Was nützen in der heutigen schnelllebigen Zeit Informationen, die fünf Monate oder älter sind? Mitarbeiter, die sich über einen langen Zeitraum im Rahmen der Jahresabschlusserstellung mit der Vergangenheit beschäftigen, können sich – bei einer zügigen Fertigstellung des Jahresabschlusses – schneller mit der Zukunft und der unternehmensindividuellen Optimierung derselbigen beschäftigen.
 

Prozessoptimierung

Oft wird die beschleunigte Aufstellung des Jahresabschlusses mit einem Qualitätsverlust gleichgesetzt. Dies gilt es natürlich zu vermeiden! Nicht zielführend ist dementsprechend der Versuch, einfach die Fristen im Abschlussterminplan um zwei/drei Wochen nach vorne zu verschieben. Dies führt zu Frustration bei den betroffenen Mitarbeitern und zwangsläufig zu einem Qualitätsverlust. Vielmehr müssen die Prozesse optimiert und damit der Jahresabschluss effektiver aufgestellt werden. Insbesondere bei den innerbetrieblichen Informationswegen und Abstimmarbeiten schlummern ungeahnte Verbesserungspotenziale.
 

Abschlussterminplan und Aufgabenverteilung

Verspätungen bei der Jahresabschlusserstellung werden meistens der Abteilung Rechnungswesen angekreidet. Dabei sind deren Mitarbeiter oft das letzte Rädchen am stotternden Wagen, da sie abhängig von der fristgerechten Zuarbeit der einzelnen Abteilungen sind. Für eine erfolgreiche Beschleunigung bei der Jahresabschlusserstellung muss im Unternehmen das Verständnis einer Bringschuld geschaffen werden: Nicht die Kolleginnen und Kollegen der Abteilung Rechnungswesen sind verantwortlich für das Einsammeln der Informationen, sondern die im Abschlussterminplan definierten und verteilten Aufgaben müssen im Selbstverständnis der einzelnen Abteilungen eingebaut sein. Um auch hier unnötige Frustration zu vermeiden, muss genau analysiert werden, welche Tätigkeiten wie weit vorgelagert werden können und auf welche Schultern sie zu verteilen sind. Die Beschleunigung der Jahresabschlussarbeiten sollte im Idealfall Belastungsspitzen gerade entschärfen und keinesfalls erhöhen. In dem Zusammenhang sind Quartals- oder sogar Monatsabschlüsse hilfreich, die das Selbstverständnis der ständigen Lieferung der relevanten Informationen fördern.
 

Abstimmung mit dem Abschlussprüfer

Damit die Jahresabschlussprüfung die gewonnene Zeit bei der Erstellung nicht wieder zunichtemacht, ist eine frühzeitig zeitliche und inhaltliche Abstimmung erforderlich. Die risiko- und prozessorientierte Prüfung des Jahresabschlusses ermöglicht das Vorziehen zahlreicher Prüfungshandlungen in die Vorprüfung. Dadurch können Fehlerpotenziale bereits bei der Fehlerquelle erkannt und Last-minute-Änderungen bei der Erstellung vermieden werden. Bei einer intensiven Abstimmung mit dem Abschlussprüfer können zusätzlich dessen Erfahrungen und Spezialkenntnisse genutzt und im Idealfall weitere Verbesserungs- und Beschleunigungspotenziale identifiziert werden.
 

Fast Close – Quick Wins!

In vielen Fällen ist es tatsächlich möglich, den Jahresabschluss-Erstellungsprozess mit vergleichsweise einfachen Maßnahmen weiter zu beschleunigen. Dazu sind aber eine genaue Prozessanalyse und ein ganzheitliches Projekt erforderlich. Wirklich erfolgreich ist ein Projekt zur beschleunigten Aufstellung nur dann, wenn ohne Qualitätsverlust und ohne zusätzliche Arbeitsspitzen bei den betroffenen Mitarbeitern das Ziel erreicht werden kann.
 
zuletzt aktualisiert am 09.07.2015

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