Globale ERP-Lösungen für den Mittelstand: Ein Weg aus der Kostenfalle

zuletzt aktualisiert am 21. Februar 2018

 

Anders als global-kompakte Vertriebsstrukturen erfordern global-komplexe Geschäftsmodelle auch die weltweite Unterstützung durch ERP-Systeme.
 
Globale ERP-Lösungen für den Mittelstand

 

Typisch Mittelstand: Global aber skalierbar

Dabei stehen gerade Mittelständler vor 2 wesentlichen Herausforderungen:
  • Implementierungsqualität und Implementierungskosten sowie
  • Skalierbarkeit solcher Systeme.

 

Ein globales ERP-System um jeden Preis, wie es in großen Konzernen alleine schon aus Governance-Gründen notwendig zu sein scheint, ist für familiengeführte Mittelständler nicht zwangsläufig das passende Konzept. Kostenrisiken und fehlende Skalierbarkeit – wie sie von atmenden Geschäftsmodellen heute gebraucht werden – geben die normalen Shared Service-Konzepte personell wie IT-seitig meist nicht her. Entweder fehlt es an der kritischen Masse an Geschäftsvorfällen oder die lokale Komplexität kann nicht einfach zentral zu gleichen Kosten gemanagt werden. Sollen dabei dezentrale Prozesse zentral gesteuert werden, braucht es hierfür leicht­gewichtige Lösungen. Wachsende Compliance-Anforderungen der jeweiligen Gesetzgeber an das Rechnungs­wesen und die steuerlich relevanten Prozesse erhöhen die Komplexität noch zusätzlich.

 
Aber wie lässt sich dieser Widerspruch auflösen? Wie können notwendige Echtzeitinformationen erzeugt sowie Schnittstellen und Medienbrüche reduziert werden, ohne gleichzeitig kostenseitig die Hoheit abzugeben?
 

Die Cloud kann helfen

Die Lösung liegt heute – auch im ERP-Bereich – immer mehr in der Cloud. Einige Hersteller haben dabei erkannt: Die Cloud kann nicht nur für vereinheitlichte globale Prozesse verwendet werden, sondern auch für lokale Landes- und Sprachversionen. Ein Beispiel ist die Administration von Vertriebstochtergesell­schaften auf der ganzen Welt. Global Player wie z.B. Microsoft haben das beherzigt und ihre bewährten Dynamics Platt­formen als Microsoft Dynamics 365 in die Cloud befördert.

 
Ihre Stärke spielen diese Lösungen aber nicht nur in der Skalierbarkeit aus. Arbeitsteilige Geschäfts­prozesse können auf der gleichen Plattform von unterschiedlichen Personen bearbeitet werden. So kann z.B. in Frankreich auf der gleichen Plattform die Buchhaltung der Vertriebstochter durch einen externen Service Provider erfolgen. Am Produktionsstandort in Ungarn kümmern sich eigene Mitarbeiter um komplexe Logistik und Materialprozesse. Die Konzernmutter greift nahtlos auf alle Daten zu, muss keine Excel-Tabelle bemühen, um ein Reporting aufzubereiten. Sie sieht in Echtzeit auf dem Dashboard alle relevanten Kennzahlen.

  

Rechtesysteme wie sie z.B. in Microsoft Dynamics 365 umgesetzt sind, ermöglichen es dabei, externe Ressourcen einzubinden, ohne die Governance über die eigenen Daten zu verlieren. Das ist ein großer Vorteil, wenn es darum geht, Geschäftsgeheimnisse zu schützen und eigene Corporate Compliance-Regeln auch wirklich weltweit umzusetzen. Mit lokalen Insellösungen ist das unmöglich; mit selbst lokalisierten ERP Systemen für den Mittelstand einfach zu teuer.

  

Lokalisiert ist nicht gleich „compliant”

Natürlich wissen die Anbieter solcher Lösungen, dass es nicht damit getan ist, eine lokale Sprachversion verfügbar zu machen. Neben Steuerschlüsseln und lokalen Kontenplänen sollten auch möglichst viele steuerrechtliche Funktionen eingebaut sein. Die Plattformen müssen die lokalen Formulare genauso beherrschen wie Nummernformate und -kreise kennen oder die richtigen Berichte für die Umsatzsteuer zusammenstellen können. Das ist leider nicht selbstredend und hier lässt sich auch die Spreu vom Weizen trennen: Sowohl auf Seiten des Beraters, der bei der Implementierung betreut, als auch beim Produkt selbst. Eine finale Abnahme der jeweiligen Landesversion durch lokale Spezialisten aus dem jeweiligen Land sollte selbstverständlich sein. Die Abnahme erfolgt mit einem sog. „Walkthrough”, der sicherstellen soll, dass auch wirklich an alles gedacht wurde und alles Relevante vorhanden ist, was für eine effiziente und gesetzes­konforme Arbeit auf dem Cloud-System notwendig ist.

 

Fazit

Cloud-Lösungen stehen heute, was die Parametrisierung angeht, ihren „on premise”-Kollegen in nichts mehr nach. Man könnte auch sagen, dass man es sich heute als CFO schon leisten können muss, einen eigenen Server in den Keller zu stellen. Für alle anderen stehen flexible Cloud-Lösungen bereit, die nahtlosere und flexiblere Geschäftsprozesse erlauben.

   

 Kontakt

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Ulrich Schäfer

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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