China führt landesweite Regeln für elektronische Siegel ein - was Unternehmen wissen müssen

Die neu erlassenen Verwaltungsmaßnahmen für elektronische Siegel (State Council General Office Document [2025] No. 33, in Kraft getreten am 27. September 2025) schaffen einen einheitlichen nationalen Rahmen für die Erstellung, Einreichung, Verwendung und rechtliche Wirkung elektronischer Siegel (E-Siegel). Die Vorschriften traten unmittelbar nach ihrer Veröffentlichung in Kraft und gelten für alle Verwaltungsorgane, Unternehmen, Institutionen und gesellschaftlichen Organisationen.

Ein elektronisches Siegel (E-Siegel) ist eine kryptografisch erzeugte Datei, die ein physisches Siegel in digitaler Form darstellt und rechtssichere elektronische Signaturen auf elektronischen Dokumenten ermöglicht. Es enthält das Siegelbild, den Namen, die Eigentümerinformationen und ein rechtsgültiges Zertifikat für die elektronische Signatur. Dokumente, die mit konformen elektronischen Siegeln signiert sind, haben nun die gleiche rechtliche Wirkung wie Papierdokumente, die mit herkömmlichen Siegeln versehen sind.

Die Maßnahmen fördern ausdrücklich die regions- und ressortübergreifende gegenseitige Anerkennung von E-Siegeln. Unternehmen, die provinzübergreifend tätig sind, können im Laufe der Zeit mit einer verbesserten Interoperabilität zwischen staatlichen und kommerziellen Plattformen rechnen, wodurch sich die Notwendigkeit wiederholter Papiereinreichungen verringert.

E-Siegel erzeugen die gleiche Rechtsgültigkeit wie physische Stempel auf dem Papier, sofern nicht bestimmte Gesetze oder Vorschriften etwas anderes vorschreiben. So können Verträge, Rechnungen, Personaldokumente und interne Genehmigungen vollständig online ausgeführt werden.

Unternehmen beantragen E-Siegel bei den für die Ausstellung von Siegeln zuständigen Behörden und folgen dabei den von den lokalen Regierungen oder zuständigen Abteilungen festgelegten Verfahren. Für Unternehmen und soziale Organisationen können die Verfahren im Vergleich zur herkömmlichen Siegelregistrierung vereinfacht werden.

E-Siegel müssen dann von zugelassenen Produktionsstätten für elektronische Siegel hergestellt und nach der Herstellung bei ihnen hinterlegt werden. Der Herstellungsprozess umfasst die Vorlage von Bescheinigungen über die Unternehmensregistrierung und andere unterstützende Materialien. Die Siegeldaten müssen den nationalen technischen Normen entsprechen. Nur legal lizensierte Anbieter von elektronischen Zertifizierungsdiensten (für die kommerzielle Nutzung ) oder E-Government-Zertifizierungsanbieter (für die behördliche Nutzung) dürfen die digitalen Zertifikate ausstellen, die die E-Siegel unterstützen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Anbieter ordnungsgemäß lizenziert sind und die kryptografischen und Datensicherheitsanforderungen erfüllen.

Wenn ein elektronisches Siegel abläuft, kompromittiert wird oder wenn das Unternehmen seinen Namen ändert, fusioniert oder sich abmeldet, muss das elektronische Siegel durch dieselbe Behörde neu ausgestellt oder entwertet werden. Wird ein ungültiges Siegel nicht annulliert, kann dies zu einer behördlichen Haftung führen.

Die Unternehmen sind für die sichere Aufbewahrung, die Zugangskontrolle und die internen Regeln für die Nutzung des elektronischen Siegels verantwortlich. Es gilt der Grundsatz "wer kontrolliert, signiert und verwendet, trägt die Verantwortung". Unternehmen sollten die Verwaltung von elektronischen Siegeln in interne Kontrollsysteme einbinden und Prüfnachweise für alle digitalen Signiervorgänge führen.

Bestehende interne Vorschriften für Stempel (oder Siegel) sollten aktualisiert werden, bevor E-Siegel verwendet werden.

Informationssysteme, die für elektronische Siegel verwendet werden, müssen dem chinesischen Kryptographiegesetz, dem Cybersicherheitsgesetz und dem Datensicherheitsgesetz entsprechen. Protokolle und Betriebsdaten müssen sicher gespeichert werden. Wenn Staatsgeheimnisse betroffen sind, gelten Vertraulichkeitsbestimmungen.

Was Gesellschafter und Direktoren von chinesischen Unternehmen jetzt tun sollten:

Die Einführung eines landesweiten Rechtsrahmens für E-Siegel ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer vertrauenswürdigen digitalen Verwaltung und Geschäftsabwicklung in China. Für ausländisch investierte Unternehmen bietet sie die Möglichkeit, Genehmigungsprozesse und die Vertragsabwicklung zu rationalisieren - vorausgesetzt, Compliance und interne Governance werden angemessen berücksichtigt. Ihre Rödl & Partner-Experten aus dem China Team unterstützen Sie gerne bei der Modernisierung Ihrer Siegel-Governance-Systeme.​​​​​​​​