Die Gesellschafterliste einer GmbH – Ein zentraler Baustein für Transparenz und Rechtssicherheit

Zentrale Ausgangsnorm für die Gesellschafterliste ist § 40 des Gesetzes für Gesellschaften mit beschränkter Haftung („GmbHG”​). Nach § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG ist nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine von den Geschäftsführern unterschriebene Liste der Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen. 

Aus § 8 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG ergibt sich, dass eine solche auch zwingend bei der Anmeldung einer GmbH zum Handelsregister beizufügen ist. Fehlt die Gesellschafterliste, liegt ein Eintragungshindernis für die GmbH i.S.v. § 9c Abs. 1 Satz 1 GmbHG vor. Solange diese Eintragung nicht erfolgt ist, existiert die Gesellschaft noch nicht als GmbH.

Zuständig für die Unterzeichnung und Einreichung der Gesellschafterliste sind gemäß § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG die Geschäftsführer in vertretungsberechtigter Zahl. Dies gilt auch für den Fall der Insolvenz, während der Liquidation hingegen sind die Liquidatoren für die Einreichung zuständig. Die Unterschrift muss grundsätzlich in Schriftform erfolgen (§ 126 BGB), elektronische Form ist aber ausreichend (§126a BGB). Die Einreichung zum Handelsregister wiederum erfolgt durch Übermittlung einer qualifiziert elektronisch signierten oder elektronischen Aufzeichnung. Hat ein Notar an einem Rechtsakt mitgewirkt, der zu einer Aktualisierungspflicht der Gesellschafterliste führt, muss er gemäß § 40 Abs. 2 GmbHG die Gesellschafterliste anstelle der Geschäftsführer unterschreiben und zum Handelsregister einreichen. 

Gesellschafter einer GmbH – und damit eintragungsfähig – können grundsätzlich natürliche Personen, juristische Personen und rechtsfähige Personengesellschaften sein. 

Sofern es sich bei dem Gesellschafter um eine natürliche Person handelt, muss aus der Anmeldung Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort sowie die Nennbeträge und die laufenden Nummern der laufenden Geschäftsanteile und die durch den jeweiligen Nennbetrag eines Geschäftsanteils vermittelte jeweilige prozentuale Beteiligung am Stammkapital zu entnehmen sein. Bei juristischen Personen oder rechtsfähigen Personengesellschaften sind in der Liste deren Firma oder Name, Sitz und gegebenenfalls das zuständige Registergericht und die Registernummer aufzunehmen. 

Die in der im Handelsregister veröffentlichten Gesellschafterliste aufgeführten Gesellschafter gelten gemäß § 16 Abs. 1 Satz 1 GmbHG als Gesellschafter der jeweiligen Gesellschaft, und zwar unabhängig davon, wie ihre tatsächliche Beteiligung rechtlich ausgestaltet ist. Die Gesellschafterliste hat somit eine legitimierende Wirkung. Diese Wirkung entfaltet sich in zeitlicher Hinsicht ab Aufnahme der jeweiligen Gesellschafterliste ins Handelsregister. Bis zu diesem Eintrag gelten die Gesellschafter, die in der zuletzt eingetragenen Liste aufgeführt sind, als Gesellschafter. Eine Ausnahme hiervon macht § 16 Abs. 1 Satz 2 GmbHG, wonach eine vom Erwerber in Bezug auf das Gesellschaftsverhältnis vorgenommene Rechtshandlung als von Anfang an wirksam gilt, wenn die Liste unverzüglich danach aktualisiert wird. Dies soll sicherstellen, dass der Erwerber bereits an Rechtshandlungen, die sich an den Erwerb eines Geschäftsanteils regelmäßig anschließen (wie z.B. eine Gesellschafterversammlung über eine Satzungsänderung), mitwirken kann.

Durch die Eintragung im Handelsregister erlangt der eingetragene Gesellschafter eine formale Gesellschafterstellung, die zur Ausübung aller mitgliedschaftlichen Vermögens- und Verwaltungsrechte berechtigt, insbesondere auch das Teilnahme- und Stimmrecht an Gesellschafterversammlungen vermittelt. Eine Anfechtung von Gesellschafterbeschlüssen ist nur durch den zum Zeitpunkt der Beschlussfassung im Handelsregister eingetragenen Gesellschafter möglich.

Auch gegenüber Dritten entfaltet die im Handelsregister eingetragene Gesellschafterliste rechtliche Wirkungen: Die im Handelsregister aufgenommene Gesellschafterliste dient als Rechtsscheinträger für den Erwerb von Geschäftsanteilen an einer GmbH. Gemä § 16 Abs. 3 Satz 1 GmbHG kann ein Erwerber einen Geschäftsanteil oder ein Recht daran durch Rechtsgeschäft wirksam von einem Nichtberechtigten erwerben, wenn der Veräußerer als Inhaber des Geschäftsanteils in der im Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste eingetragen ist. 

Die Rechtsscheinwirkung nach § 16 Abs. 3 S. 1 GmbHG tritt bei einer im Handelsregister eingetragenen Gesellschafterliste nur dann ein, wenn die Unrichtigkeit der Liste dem Berechtigten zugerechnet werden kann oder wenn die Liste bereits seit mindestens drei Jahren zum Zeitpunkt des gutgläubigen Erwerbs fehlerhaft ist (§ 16 Abs. 3 Satz 2 GmbHG). Zudem ist ein Erwerb nach § 16 Abs. 3 Satz 3 GmbHG dann nicht möglich, wenn der Erwerber die Unrichtigkeit der Liste kennt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht kannte.

Eine GbR kann daher auch erst dann aus der Gesellschafterliste ausgetragen werden, wenn sie im Gesellschaftsregister registriert wurde. Auch kann der neue Gesellschafter bis dahin nicht in die Gesellschafterliste aufgenommen werden, da ein Geschäftsanteil immer nur einem Gesellschafter zugeordnet werden kann und die veräußernde GbR diesen Platz  „blockiert”​, wenn sie noch in der Gesellschafterliste eingetragen ist.

Die einen Geschäftsanteil erwerbende GbR kann so lange nicht in der Gesellschafterliste eingetragen werden, wie sie nicht im Gesellschaftsregister eingetragen ist. 

Ändert sich die Gesellschafterzusammensetzung einer an einer GmbH beteiligten GbR, die noch nicht im Gesellschaftsregister eingetragen ist, muss die GbR sich zunächst mit den aktuellen Gesellschaftern im Gesellschaftsregister registrieren lassen. Sodann kann eine neue Gesellschafterliste für die GmbH eingereicht werden, in der dann die GbR nicht mehr unter Nennung ihrer Gesellschafter, sondern ihres Namens, ihres Sitzes und ihrer Registerdaten aufgeführt wird. Für eine bereits im Gesellschaftsregister eingetragene GbR kann daher der Gesellschafterliste der GmbH nicht mehr entnommen werden, ob eine Änderung der Gesellschafter dieser GbR erfolgt ist. Insbesondere muss in diesem Fall die Gesellschafterliste der GmbH auch nicht aktualisiert werden.

Die Gesellschafterliste stellt ein zentrales Dokument für jede GmbH dar, das die aktuellen Gesellschafter und deren Beteiligungsverhältnisse ausweist. Rechtliche Wirkung entfaltet sie sowohl im Verhältnis des eingetragenen Gesellschafters zur Gesellschaft selbst als auch im Verhältnis des eingetragenen Gesellschafters zu Dritten. Insbesondere die Geschäftsführer der GmbH sind daher angehalten, die Gesellschafterliste stets aktuell zu halten, um Rechtssicherheit zu gewährleisten und sich nicht gemäß § 40 Abs. 3 GmbHG schadensersatzpflichtig zu machen.