Mittelstand 4.0: Das digitale Dreigestirn Prozesse – Business-Software – IT-Betrieb

Das digitale Dreigestirn Prozesse – Business-Software – IT-Betrieb

veröffentlicht am 08. Oktober 2018

Ob Handel, Fertigung, Dienstleistungs-Sektor oder Logistik: Digitalisierung im Mittelstand umfasst weit mehr als den unreflektierten Einsatz von Technologien. Entscheider sind gut beraten, stets einen ganzheitlichen Blick zu wahren. Dieser beginnt mit dem Prozessmanagement und führt über leistungsstarke Business-Software-Tools zu performanten Cloud- und Managed-Service-Lösungen.

#1 Die Geschäftsprozesse

„Wenn Sie einen Sch**ß-Prozess digitalisieren, dann haben Sie einen digitalen Sch**ß-Prozess“. Dieser Satz stammt von Thorsten Dirks, aktuell Vorstands-Mitglied der Lufthansa. Er bringt damit eindrücklich auf den Punkt, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist: Die beste Business-Software-Lösung und der leistungsstärkste Server bleiben ineffizient, wenn die zugrunde liegenden Unternehmensprozesse mangelhaft sind.

Operative und strategische Digitalisierung

Operative Digitalisierung und Geschäftsmodell-Ebene: Das Team um Prof. Dr. Maximilian Röglinger des Kernkompetenz-Zentrums Finanz- & Informationsmanagement an der Universität Bayreuth zeigt mit diesem Schaubild das komplexe Zusammenspiel.

Fällt der Begriff „Geschäftsprozess-Management“, runzeln manche Entscheider die Stirn: War das nicht dieser dröge Themenkomplex bestehend aus Dokumentation, Standardisierung, Qualitätsmanagement und Zertifizierung?

Früher vielleicht – heute dagegen bedeutet Prozessoptimierung, Algorithmen in Software abzubilden, um das Geschäftsmodell umzusetzen. Ein Algorithmus bezeichnet dabei zunächst noch keinen digitalen Prozess, sondern eine fest definierte Abfolge von Handlungsschritten, um ein Problem oder eine Problemklasse zu lösen (auch ein Kochrezept ist – weniger streng betrachtet – ein Algorithmus).

In der Digitalisierung verbindet das Geschäftsprozess-Management die Sichtweisen der Unternehmensführung mit Ansätzen der Automatisierung: Dies umfasst unter anderem Methoden des Change- und Lean Managements, Service-Design-Ansätze, die Dokumentation, Software-Lösungen und auch das Reporting.

Essenzielle Strukturen des Prozessmanagements auf einen Blick:

Strategische Anpassung
Unternehmensführung (Governance)
Informationstechnologie
Menschen und Mitarbeiter
Unternehmenskultur

Die Prozessoptimierung ist in mittleren Betrieben oftmals leichter durchzuführen als in Großunternehmen: Kurze Entscheidungswege sowie flexible Strukturen sind im Mittelstand häufiger anzutreffen als in Konzernen. Dies ermöglicht es, die frisch optimierten Abläufe zeitnah softwaregestützt zu digitalisieren.

#2 Die Business-Software

Leistungsstarke ERP-Lösungen wie SAP S/4HANA oder Microsoft Dynamics 365 sind das Herzstück der Software-Landschaft eines Unternehmens: Sie sind das Cockpit und der Knotenpunkt für alle datenbasierte Vorgänge im Betrieb.

Die einst starren Software-Suiten entwickeln sich immer stärker zu modularen und cloudbasierten Komplettlösungen, angereichert um CRM- und Business-Intelligence-Tools. Wer die Daten in seinem Unternehmen wertschöpfend einsetzen will, braucht eine moderne ERP-Lösung.

Auch Abweichungen von standardisierten Prozessen (sog. Process Deviance, z. B. bei Kundenwünschen oder Störungen) müssen schnell, sicher und wirtschaftlich prozessiert werden. Ein attraktives Add-on stellen diesbezüglich Case-Management-Lösungen dar: Sie bearbeiten und steuern wissens- und rechercheintensive Vorgänge im Unternehmen und helfen, die Wertschöpfungskette zu automatisieren.

Jedoch gilt für alle Softwarelösungen: Sie können nur dann aussagekräftig arbeiten, wenn sie effizient und wirtschaftlich gehostet werden.

#3 Der IT-Betrieb

Das Optimieren des IT-Betriebs eines Unternehmens beginnt mit der Analyse des Status quo:

Wie ist der IT-Betrieb des Unternehmens realisiert?
Welche Applikationen laufen on-premise, welche in der Cloud?

Anschließend wird fokussiert, welche möglichen Herausforderungen die Zukunft für den IT-Betrieb des Unternehmens bereithält:

Möchte sich der Betrieb internationalisieren und ist deshalb auf ERP-Rollouts angewiesen?
Kann ein Umzug der IT-Landschaft aktuell werden?
Welche IT-Sicherheitsstandards werden akut?
Wie attraktiv sind hybride Betriebs-Szenarien als Kombination von On-premise- und Cloud-Lösungen?
Wie relevant ist oder wird der Einsatz neuer Technologien wie Künstliche Intelligenz, Edge Computing oder Blockchain?

Schließlich wird ein passendes und zukunftsfähiges IT-Betriebs-Szenario ausgewählt, es folgen die Transition und der Go-live.

DSGVO & Co.: Der rechtliche Rahmen

Mittelständische Entscheider wollen sicherstellen, dass ihre IT durchgängig rechtskonform läuft. Deshalb profitieren sie von IT-Dienstleistern, die zusätzlich die juristische Expertise im Haus haben.

Ein IT-Audit zertifiziert, dass die gewählte IT-Landschaft eines Unternehmens datenschutzrechtlich und sicherheitstechnisch einwandfrei beschaffen ist.

Digitale Transformation: Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile

Branchengrenzen verschwimmen, asymmetrische Wettbewerber drängen in etablierte Märkte, potenziell disruptive Start-ups stehen bereit: Mittelständische Unternehmen müssen ihre Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen.

Ein harmonisch aufeinander abgestimmter, operativer Digitalisierungsmix berücksichtigt Prozesse, Softwarelösungen und den IT-Betrieb gleichermaßen. Wichtig ist der Schritt von der Theorie in die Praxis: machen statt reden!

Die hier geschilderte, operative Digitalisierungsmatrix ist grundlegend für eine strategische Dimension, welche die Geschäftsmodell-Ebene fokussiert. Denn auch für den Mittelstand gilt das Bonmot: „Uber yourself before you get Kodak’ed.“

Sie haben Fragen zur Unternehmens- und IT-Beratung von Rödl & Partner?

Jens Hinkelmann (Tel. +49 911 5979 60) ist gerne für Sie da.