Produktionsstopp! Es muss die Inventur vorgenommen werden

Für die Ermittlung des Inventurbestandes und die Prüfung der Wertminderung sind zwei Faktoren maßgebend: Inventurform und Inventurmethode. Für die Inventurform ist der Zeitfaktor entscheidend, die Inventurmethode bestimmt die Schritte, die bei der Inventurdurchführung unternommen werden.

Zu üblichen Inventurformen zählen die jährlichen Stichtagsinventuren, die auch vor- oder nachverlegt erfolgen können.

Inventuren, die nicht zum Bilanzstichtag durchgeführt werden, werden als permanente Inventuren bezeichnet, da die Bestände nicht zum Bilanzstichtag, sondern unterjährig aufgenommen werden. Die permanente Inventur ist unter folgenden Voraussetzungen zulässig, die strengstens einzuhalten sind: alle Zu- und Abgänge (und Umlagerungen) sind mengenmäßig einzeln zu erfassen. Zu jedem Zeitpunkt  muss bekannt sein, an welchen Standorten wo und in welcher Menge die Artikel gelagert werden. Im Einzelhandel, in dem die Vorräte nach der B-Methode erfasst werden, oder bei einer nicht abgeschlossenen Auftragsfertigung ist die permanente Inventur nur schwer vorstellbar.

Es bestehen mehrere Inventurmethoden: körperliche Inventuren (Messen, Wiegen, Zählen usw.), Buchinventuren, Mischinventuren - körperliche Inventur zusammen mit der Buchinventur - und Stichprobeninventur, bei der der Inventurwert der stichprobenartig gewählten Artikel nach mathematisch-statistischen Methoden ermittelt wird. Da die Bestandsaufnahme aller Artikel nach gesetzlichen Vorschriften mindestens einmal pro Jahr durchzuführen ist, wird die Stichprobeninventur bei Erstellung des Zwischenabschlusses oder bei der Prüfung, warum Mankos entstanden sind, angewandt.

Permanente und stichprobenartige Inventuren

Die Stichprobeninventuren sind ein effektives Instrument für die Reduzierung des Zeitaufwandes zum Bilanzstichtag. Es ist durchaus erwünscht, dass es nicht vorsehbar ist, wann sie durchgeführt werden und welche Artikel dabei gezählt werden, wobei dieselben Artikel darüber hinaus mehrmals im Jahr aufgenommen werden können. Es muss gewährleistet werden, dass die Inventur vollständig ist – dass jeder Artikel mindestens einmal jährlich aufgenommen wird. Die permanenten Inventuren bzw. Stichprobeninventuren bringen weitere Vorteile – durch permanente Prüfungen können die Gründe für die Entstehung der Inventurdifferenzen effektiv und zeitnahe und nicht erst Ende des Geschäftsjahres festgestellt werden, wodurch Störungen der Betriebsabläufe vor dem Bilanzstichtag vermieden werden. Im Unterschied zur Stichtagsinventur sind diese Inventuren nicht so zeitaufwendig.

Werden Verwechslungen festgestellt, sind die Nachweise nur schwer möglich. Es ist offensichtlich, dass die Berücksichtigung von Verwechslungen, die bei mehreren zeitlich verschobenen Inventuren festgestellt wurden, diskutabel ist. Es ist jedoch möglich, die stichprobenartig gewählten Artikel auch bei der nächsten permanenten Inventur zu überprüfen. Die Artikel, bei denen Differenzen festgestellt wurden, sind selbstverständlich nachzuzählen.

Grundsätze für ordnungsgemäße permanente Inventuren

In europäischer Fachliteratur sind folgende Grundsätze für die ordnungsgemäße Durchführung von permanenten Inventuren bzw. Stichprobeninventuren genannt:

1. Vollständigkeit,
2. Richtigkeit,
3. Aussagekraft,
4. Einzelbeurteilung und
5. Wesentlichkeit.

Für die Stichprobeninventuren und permanenten Inventuren ist die Vollständigkeit von größter Bedeutung. Unter dem Grundsatz der Vollständigkeit wird auch verstanden, dass bei der Stichprobe jeder Artikel mit derselben statistischen Wahrscheinlichkeit ausgewählt werden kann und mindestens einmal jährlich aufgenommen wird. Die Vollständigkeit bedeutet auch, dass jeder Lagerort geprüft werden kann.

Die Richtigkeit bedeutet nicht nur die sorgfältige Erstellung von Inventurprotokollen einschl. der  Inventurauswertung, sondern auch die Wahl der geeigneten mathematisch-statistischen Methode, bei der statistische Fehler von höchstens 1 Prozent zulässig sind und bei der die Approximation von Teilergebnissen gegenüber dem ganzen Vorratsbestand möglich ist. Der Vorratsbestand und die Höhe der Inventurdifferenzen lassen sich bei der Stichprobe nur nach einer geeigneten mathematisch-statis­tischen Methode feststellen. Da permanente Inventuren nicht so zeitaufwendig sind, vertreten einige Fachleute sogar die Ansicht, dass sie mit größerer Sorgfalt durchgeführt werden und daher eine größere Sicherheit und Richtigkeit als die Stichtagsinventuren haben (die Stichtagsinventuren sind langwierig, wobei die Konzentration der Inventurmitarbeiter allmählich sinkt). Da an den permanenten Inventuren in der Regel kompetente Mitarbeiter teilnehmen, können nicht nur die strengen Voraussetzungen eingehalten und Mängel frühzeitig entdeckt, sondern auch laufende Auswertungen vorgenommen werden. Die Motivation der an der Inventur beteiligten Mitarbeiter kann dadurch erhöht werden.

Die Inventurunterlagen müssen selbstverständlich aussagefähig sein. Darüber hinaus ist es wichtig, für die Stichproben anerkannte statistische Methoden anzuwenden, die eindeutig, unkompliziert und verständlich sind. Nach einigen lokalen Grund­sätzen ordnungsmäßiger Abschlussprüfung sollten durchschnittlich erfahrene Fachmitarbeiter die Aussagekraft der Inventur problemlos beurteilen. Diese Beurteilung muss auch ohne Heranziehung der Inventurmitarbeiter unter Zugrundlegung der Zusammenstellung der Inventurmaßnahmen und Berechnungen möglich sein.

Werden permanente Inventuren durchgeführt, muss es bekannt sein, an welchem Lagerort und in welcher Menge die Artikel zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhanden sind. Die Zählungen können dann auf den ganzen Vorratsbestand bezogen werden. Wichtig ist des Weiteren die Anwendung eines geeigneten Programms, das die Bearbeitung und Erfassung von alten Daten ermöglicht.

Das Wesentlichkeitsprinzip besteht darin, dass für die Stichproben nicht nur Artikel mit dem höchsten Lagerwert, sondern auch zahlreiche weitere Artikel gewählt werden, deren Wert niedrig oder gering ist. Das Wesentlichkeitsprinzip spielt bei der Entscheidung über die Inventurmethode eine große Rolle; es wird geprüft, ob die ausgewählte Inventurmethode effizient ist – die Kosten für die Stichtagsinventur können die Kosten für permanente Inventuren erheblich übersteigen.

Überraschendes Resümee

Wenn man permanente Inventuren durchführt, sind die mühseligen Stichtagsinventuren nicht erforderlich. Unter Berücksichtigung aller Voraussetzungen kommt man jedoch zum Schluss, dass diese Voraussetzungen zu scharf sind und deren Einhaltung kompliziert sein kann, da die Gesellschaft über das komplexe, mit einer sophistizierten Lagernebenbuchhaltung verknüpfte Buchhaltungsprogramm verfügen muss. Das Programm muss es ermöglichen, objektive Stichproben unter Zugrundelegung der mathematisch-statistischen Methoden vorzunehmen, die Programmnutzer müssen geschult werden. Vor allem für kleinere Gesellschaften stellt solche Programmausstattung ein kaum zu überwindendes Hindernis dar. Der gesunde Menschenverstand rät uns, die Artikel zum Bilanzstichtag zu zählen, zu wiegen oder zu messen und dabei von einfachen Bestandsverzeichnissen auszugehen.