Elektronische Buchführung – in Zukunft unentbehrlich

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Bei unseren Prüfungsaufträgen werden wir oft mit einem Programmwechsel konfrontiert. Der Programmwechsel (Wechsel des Buchhaltungs- oder Firmenprogramms) bringt zahlreiche Probleme, jedoch auch Vorteile und Herausforderungen mit. Zu den Vorteilen kann künftig die elektronische Buchführung gehören.

Die elektronische Buchführung ist in Zukunft unentbehrlich – es ist sicher, dass die Bücher in Zukunft elektronisch geführt werden, unbekannt sind nur die Methode und der Zeitpunkt, zu dem von der klassischen analogen Buchführung zur elektronischen Buchführung gewechselt werden muss. Nicht nur die großen, sondern auch die kleinen Unternehmen müssen sich in einigen Jahren in den Begriffen und Grundsätzen für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern und sonstigen Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff für die Buchhaltung orientieren. Wir sollten uns schon jetzt intensiv mit der elektronischen Datenverarbeitung auseinandersetzen.

Die elektronische Buchführung hat viele Vorteile – sie bietet eine schnelle Suche von Unterlagen, reduziert die Papierunterlagen („paperless archiv”) und ermöglicht einen schnellen Datenzugriff. Andererseits sind die Risiken zu beachten, die aus der elektronischen Buchführung drohen. Über diese Risiken wird in unserem Artikel gesprochen.

In ersten Kapiteln unseres Artikels werden wir kurz die Änderungen darstellen, die durch das Gesetz über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen Nr. 297/2016 Gbl. eingeführt wurden. Dieses Gesetz, das im September 2016 das Gesetz über elektronische Signaturen ersetzt hat[1], ist auch für die elektronische Buchführung (die elektronischen Rechnungen) von Bedeutung. Im zweiten Teil unseres Artikels werden wir die elektronischen Rechnungen kommentieren.
[1] Signaturgesetz Nr. 227/2000 Gbl.

Gesetz über den elektronischen Datenaustausch

Das Gesetz über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen Nr. 297/2016 Gbl. (nachfolgend nur Gesetz über den elektronischen Datenaustausch) regelt u.a. elektronische Signaturen. Die elektronische Signatur wurde eingeführt, damit die Gegenseite Sicherheit über die Identität des Leistungserbringers und die Unversehrtheit des Inhalts hat. In das neue Gesetz wurde die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt umgesetzt. Diese Verordnung wird von den Fachleuten auch als eIDAS (electronic IDentification And Signature) bezeichnet. Das neue Gesetz hat zahlreiche alte Begriffe durch neue Begriffe ersetzt. Da die neuen Begriffe ähnlich lauten, können leicht Missverständnisse entstehen. Vergleich der alten mit den neuen Begriffen:

Natürliche Personen

Juristische Personen

Der Begriff „qualifizierte elektronische Signatur” wird im neuen Gesetz über den elektronischen Datenaustausch weiterhin verwendet, sein Inhalt ist jedoch neu. Was früher als qualifizierte digitale Signatur bezeichnet wurde, heißt nunmehr qualifizierte elektronische Signatur, was früher auf einem qualifizierten Zertifikat beruhendes elektronisches Siegel hieß, wird nunmehr qualifiziertes elektronisches Siegel bezeichnet. Die Begriffe sind in der Verordnung des Rates erläutert. Sollten Sie sich mehr Informationen wünschen, empfehlen wir Ihnen, diese Verordnung durchzulesen.

Nach dem alten Gesetz über elektronische Signaturen konnte das elektronische Siegel von natürlichen und juristischen Personen verwendet werden. Das elektronische Siegel, das übrigens der elektronischen Signatur von natürlichen Personen entspricht, kann demgegenüber ausschließlich von juristischen Personen verwendet werden. Unterschiedliche Begriffe wurden eingeführt, um zwischen den natürlichen und juristischen Personen unterscheiden zu können. Es wird davon ausgegangen, dass juristische Personen für sich selbst nicht zeichnen können.

Des Weiteren möchten wir die Unterschiede zwischen den einzelnen elektronischen Signaturen und Stempeln kurz erläutern.

Die Unversehrtheit des Inhalts und zugleich Echtheit der Herkunft (Sicherheit der Identität des Leistungserbringers) werden vor allem durch die qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet. „Qualifizierte elektronische Signatur” ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit[1] erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht. Die Erstellung dieser elektronischen Signatur ist gebührenpflichtig. Dies gilt auch für das qualifizierte elektronische Siegel, das auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Siegel beruht. Das qualifizierten Zertifikat für die elektronische Signatur, das von der Tschechischen Post erstellt wird, kostet CZK 396,00 für ein Jahr, das qualifizierte Zertifikat für das elektronische Siegel kostet bei demselben Anbieter CZK/Jahr 780.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur basiert auf denselben Grundsätzen wie die qualifizierte elektronische Signatur. Sie gewährleistet die Unversehrtheit des Inhalts (sichere elektronische Identifizierung), jedoch nicht die Echtheit der Herkunft (Authentifizierung). Das Zertifikat für elektronische Signatur wird nicht von der Signaturerstellungseinheit erstellt, der Anbieter kann somit einfach verfälscht werden. Die qualifizierte elektronische Signatur unterscheidet sich von der fortgeschrittenen elektronischen Signatur durch das Zertifikat, durch das die Identität des Leistungserbringers gewährleistet wird. Wird die fortgeschrittene elektronische Signatur verwendet, ist es nicht hinreichend sicher, dass hinter dem Leistungserbringer nicht ein anderes Subjekt steht.

Es ist fraglich, ob die Nutzer zwischen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und qualifizierten elektronischen Signatur unterscheiden können – beide Signaturen sind technisch identisch. Das übliche Programm für die zuverlässige Anzeige und Druckausgabe – Adobe Reader (oder Adobe Acrobat) kann zwischen den beiden Signaturen nicht unterscheiden. Der „Adobe Reader” kann prüfen, ob die elektronische Signatur gültig oder ungültig ist bzw. er kann die Nutzer informieren, dass die Gültigkeit der elektronischen Signatur nicht überprüft werden kann. Die Nutzer müssen jedoch selbst feststellen, welche elektronische Signatur vorliegt. Die Prüfung ist einfach – die Art des Zertifikats und seine Gültigkeit können auf der Webseite des tschechischen Ministeriums für Finanzen geprüft werden (Für weitere Informationen klicken Sie » hier).

Als (einfache) elektronische Signatur gelten nach der Verordnung „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet”. Vereinfacht gesagt handelt es sich um eine übliche Unterschrift einer E-Mail, die in den E-Mails automatisch verwendet wird oder um die Abbildung Ihrer handschriftlichen Unterschrift. Das neue Gesetz vereinfacht und zugleich erschwert die digitalen Signaturen. Nach § 7 des Gesetzes über den elektronischen Datenaustausch können privatrechtliche Unterlagen auch mit der elektronischen Signatur unterzeichnet werden, die weder die Integrität der Daten noch die Authentifizierung des Absenders gewährleistet. Aus dem Begründungsbericht ergibt sich, dass die elektronische Signatur der eigenhändigen Unterschrift entspricht – „bei diesen Rechtsgeschäften (Anm. privatrechtlichen Beziehungen) können alle Arten von elektronischen Signaturen nach der Verordnung des Rates verwendet werden. Nach dem neuen Gesetz entsprechen alle Arten von elektronischen Signaturen der eigenhändigen Unterschrift.”

Die elektronische Signatur ist nach dem Gesetz über den elektronischen Datenaustausch möglich, da auch die „biometrische Signatur” akzeptiert werden muss – die Unterschrift erfolgt mit einem Stift direkt auf dem Tablet statt auf Papier (diese Unterschriftsform wird oft von einem Kurierdienst verwendet). Die Rolle von Tablet-Unterschriften nimmt stark zu. Die biometrische Signatur ist dabei keine fortgeschrittene elektronische Signatur, da sie ohne Mitwirkung des Zeichnenden verschlüsselt wird. Da der Zeichnende in der Regel nicht über die entsprechende Hardware verfügt, muss der Erzeuger der Datei neben der Unterschrift des Zeichnenden auf dem Unterschrift-Tablet mit seiner Signaturkarte bestätigen, dass der Zeichnende in seiner Anwesenheit unterschrieben hat.

Da keine Rechtsprechungen über die elektronische Signatur bestehen, droht das Risiko, dass einfache elektronische Signaturen missbraucht werden.

Mit diesem Hinweis möchten wir unseren Kommentar zum Gesetz über den elektronischen Datenaustausch und seinen Einsatz bei der elektronischen Buchführung abschließen. In weiteren Absätzen befassen wir uns ausschließlich mit elektronischen Rechnungen. Sollten Sie sich weitere Infos über die elektronischen Signatur oder das elektronische Siegel wünschen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Elektronische Rechnungen

Zustimmung des Abnehmers

Wir können bestätigen, dass die (technischen) Voraussetzungen für die elektronischen Rechnungen einfach erfüllt werden können – „technisch” sind die elektronischen Rechnungen einfach, da die E-Mails mit angehängten PDF-Dateien für die Unternehmen seit längerer Zeit üblich sind.

Erste Schwierigkeiten entstehen jedoch noch vor der Übermittlung von elektronischen Rechnungen. Nach § 26 Abs. 3 UStG[1] muss den elektronischen Rechnungen der Rechnungsempfänger (Abnehmer oder Leistungsempfänger) zustimmen.

Die Zustimmung hat ihre Rolle. Durch die Prüfung der Echtheit der Herkunft (Authentifizierung) und Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) können dem Rechnungsempfänger Aufwendungen entstehen, die ansonsten vom Rechnungssteller zu tragen wären. Die Papierrechnungen gewährleisten bestimmt vor allem eine höhere Sicherheit über die Unversehrtheit des Inhalts (meistens Änderung der Rechnungstexte). Die Papierrechnungen werden des Weiteren abweichend von elektronischen Rechnungen mit Sicherheitsmerkmalen – vor allem mit einem Stempel (obwohl nach UStG nicht ausdrücklich vorgeschrieben) - versehen. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist auch erforderlich, da sich die Beteiligten darauf einigen müssen, ob die Rechnungen z.B. mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (einem fortgeschrittenen elektronischen Siegel) oder einer qualifizierten elektronischen Signatur (einem qualifizierten elektronischen Siegel) zu versehen sind oder nicht. Bei elektronischen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet werden.

Die Zustimmung mit elektronischen Rechnungen muss nicht elektronisch erfolgen. Nach dem Schreiben der Generalfinanzdirektion ist auch eine stillschweigende Zustimmung möglich, wobei der Rechnungsempfänger die elektronische Rechnung verbucht.

Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes

Nach dem Schreiben der Generalfinanzdirektion entscheidet der Rechnungsempfänger nach seinem Ermessen, ob er die auf elektronischem Weg ausgetauschten Rechnungen ausdruckt oder ausschließlich elektronisch aufbewahren wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen dabei gewährleistet werden.

Die Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Leistungserbringers /Rechnungsstellers. Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz nicht geändert wurden.

Die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes können durch folgende Kontrollverfahren erreicht werden.

1. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes können dadurch gewährleistet werden, dass durch ein geeignetes und nachweisbares Kontrollverfahren ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird (§ 34 Abs. 3 UStG und § 33 RlG). Zwischen der Rechnung und der Leistung muss eine eindeutige Verbindung bestehen, die nur „schwierig angezweifelt” werden kann.

Unter dem verlässlichen Prüfpfad werden Buchhaltungsunterlagen verstanden, die als Nachweis dienen, dass die Lieferung oder sonstige Leistung tatsächlich ausgeführt wurden. Zu solchen Unterlagen zählen Verträge, Bestellungen, Lagerkarten oder Bankauszüge. Sie sind zusammen mit der elektronischen Rechnung über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren. Die Verbindung zwischen dem abgewickelten Umsatz und der Rechnung muss leicht nachvollziehbar sein. Durch die Verknüpfung von Unterlagen können transparente Rechnungen ausgestellt werden, welche die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes gewährleisten. Es besteht keine gesetzliche Pflicht, die Rechnungen mit einer elektronischen Signatur, einem elektronischen Siegel oder Zeitstempel zu versehen.

Nach dem Hinweis der Generalfinanzdirektion sollten sich die Geschäftspartner darauf einigen, welche E-Mail-Adressen für die Übermittlung der elektronischen Rechnungen verwendet werden. Der elektronische Schriftverkehr - einer der Merkmale des verlässlichen Prüfpfades - kann einfach standardisiert werden. Man geht davon aus, dass den Zugriff auf die E-Mail-Adressen nur einige Mitarbeiter beider Geschäftspartner haben.

Das Kernproblem ist dabei, dass man eine hinreichende Sicherheit haben muss, dass das interne Kontrollverfahren für die Schaffung des verlässlichen Prüfpfads geeignet ist. Da die Rechtsprechung der höheren Instanzen fehlt, kann die Frage nach der hinreichenden Sicherheit nicht eindeutig beantwortet werden.

Wir empfehlen Ihnen, durch einen unabhängigen Berater prüfen zu lassen, ob das von Ihnen entwickelte Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüfpfad ermöglicht. Bei der Prüfung sollte das ganze Kontrollverfahren und die damit zusammenhängenden Prozesse überprüft werden – z.B. Verwaltung der Zugriffsrechte, Verantwortung für die Erstellung und Aktualisierung der Zugriffsrechte und Passworte, Gegenkontrollen, menschliche Fehler, Freigabe von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen und die Zuordnung der Zahlungen den Rechnungen, Lagernebenbuchhaltung (Übereinstimmung der Lagerausgabescheine/Lagerempfangsscheine mit der Rechnung) usw. Die Beurteilung durch einen Berater bringt im Unterschied zum internen Kontrollverfahren mehr Sicherheit und stärkt die Argumentation bei einer Außenprüfung.

2. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes können des Weiteren durch die qualifizierte elektronische Signatur bzw. das qualifizierte elektronische Siegel nachgewiesen werden. Die elektronische Signatur ist aus langfristiger Perspektive kostspieliger (Entgelt für die qualifizierten Zertifikate). Ihre Position muss darüber hinaus genug stark sein, um die Geschäftspartner davon zu überzeugen, dass die elektronischen Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (einem qualifizierten elektronischem Siegel) zu versehen sind. Die elektronische Übermittlung von Rechnungen gewährleistet die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts in vollem Umfang und ist mit keinen steuerlichen Risiken verbunden.

Wenn Sie sich für die erste Variante entscheiden, müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen werden. Bei dieser Variante erwartet man, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind. Andererseits liegt der Vorteil der ersten Variante darin, dass der verlässliche Prüfpfad die Nachvollziehung der Lieferung oder sonstigen Leistung ermöglicht. Die zweite Variante gewährleistet „nur” die Echtheit der Rechnung. Für den Vorsteuerabzug ist jedoch nicht die Rechnung maßgebend, sondern es muss nachgewiesen werden, dass die Lieferung oder sonstige Leistung tatsächlich ausgeführt wurden. Bei einer Außenprüfung müssen Sie den Betriebsprüfern die Buchhaltungsunterlagen nach der Variante 1 vorlegen.

3. Eine weitere Möglichkeit stellt das EDI-System (Electronic Data Interchange) – Austausch von strukturierten Daten - dar. Die elektronisch übermittelten Dokumente sind nach einheitlichen Standards strukturiert und formatiert, so dass sowohl der Sender als auch der Empfänger das Dokument exakt lesen können. Auch in diesem Falle muss der Geschäftspartner eine starke Position haben, um den Datenaustausch zu vereinbaren und entsprechende Programminstrumente zu gestalten. Bei einer korrekten Implementierung ist der elektronische Datenaustausch sehr verlässlich.

Es spielt keine Rolle, ob die Variante 1, 2 oder 3 bevorzugt wird – höchstwahrscheinlich gelingt es nicht, alle Geschäftspartner davon zu überzeugen, dass sie elektronische Rechnungen ausstellen bzw. empfangen. Es muss geklärt werden, wie die Papierrechnungen behandelt werden. Die Digitalisierung der Papierrechnungen und die elektronische Aufbewahrung werden wir in unserem Mandantenbrief noch ansprechen. Sollten Sie sich schon jetzt detaillierte Auskünfte wünschen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

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Mandantenbrief Tschechische Republik
- Ausgabe 5/2017

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