Vorsteuerrisiko bei Verlust von Originalrechnungen

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  • Gehen dem Unternehmer Originalrechnungen verloren und kann er den tatsächlichen Besitz dieser Rechnungen nicht mehr nachweisen, so kann der von ihm geltend gemachte Vorsteuerabzug höchstens im Wege der sachgerechten Schätzung gewährt werden.
  • Unternehmer sollten daher auf Rechnungsunterlagen sehr gut achtgeben. Nur mit Originalrechnungen kann der Vorsteuerabzug gegenüber der Finanzverwaltung rechtssicher nachgewiesen werden.
Die einem Unternehmer für sein Unternehmen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer kann dieser grundsätzlich als Vorsteuer geltend machen. Das Recht auf Vorsteuerabzug entsteht eigentlich bereits in dem Zeitpunkt, in dem die Lieferung des Gegenstands oder die Dienstleistung von dem Unternehmen bezogen werden. 
 

Nachweispflicht für den Vorsteuerabzug 

Jedoch ist der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung derzeit zwingende Voraussetzung, um das Recht auf Vorsteuerabzug ausüben zu dürfen. Außerdem muss der Unternehmer belegen können, dass die Leistungen für sein Unternehmen bezogen wurden (und nicht für seinen privaten Bereich).
 
Somit darf die Vorsteuer tatsächlich erst in dem Voranmeldungszeitraum geltend gemacht werden, in dem eine ordnungsgemäße Rechnung über die bezogene Leistung vorliegt. Darüber hinaus muss diese Originalrechnungen auch für spätere Nachweiszwecke vom Unternehmer (in Papierform oder elektronisch) archiviert werden.
 

Risiko bei Verlust der Rechnung 

Hat der Unternehmer die ihm in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht und ist die Originalrechnung danach verlorengegangen und kann nicht rekonstruiert werden, hat die Finanzverwaltung das Recht den Vorsteuerabzug zu versagen oder zu schätzen. Greift die Finanzverwaltung zur Schätzung, kann davon ausgegangen werden, dass sie einen erheblichen Anteil der bisher geltend gemachten Vorsteuerbeträge nicht anerkennen wird.
 
Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs (BFH) muss der Unternehmer bei Verlust einer Originalrechnung aber nicht nur nachweisen, dass die Rechnung bei der ursprünglichen Geltendmachung des Vorsteuerabzugs vorlag, sondern auch, dass mit dieser über eine von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen erbrachte Leistung abgerechnet wurde. Es müssen somit auch ggf. bestehende Zweifel des Finanzamts an Umfang und Inhalt der bezogenen Eingangsleistung aus der Welt geschafft werden.
 

Handlungsempfehlung zur Sicherung des Vorsteuerabzugs 

Die Umsatzsteuer auf Unternehmerebene verhält sich neutral. Dies gilt aber nur, wenn der Leistungsempfänger für die von ihm bezogenen Leistungen den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Wird der Vorsteuerabzug von der Finanzverwaltung versagt, werden diese Beträge sowie etwaig festgesetzte Zinsen nach § 233a AO bei dem betroffenen Unternehmen zu Aufwand. Nur im Zivilrechtswege können Schadensersatzansprüche gegenüber dem Leistenden infolge unzutreffender Rechnungsausstellung etwa geltend gemacht werden.
 
Falls in Ihrem Unternehmen bereits Originalrechnungen verloren gegangen sein sollten, gibt es dennoch einige Möglichkeiten, den Vorsteuerabzug zu retten. Nach aktueller Rechtsprechung des BFH (Urteil vom 23.10.2014, V R 23/13) können Sie – trotz Verlust der Originalrechnung – noch mit verschiedenen anderen, verfahrensrechtlich zulässigen Beweismitteln versuchen, die ursprüngliche Geltendmachung des Vorsteuerabzugs zu verteidigen und nachzuweisen. Bei diesem Nachweis geht es laut BFH nicht um den Besitz einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung, sondern lediglich um den Nachweis des vormaligen Vorhandenseins der Originalurkunde.
 
Sofort nach dem Feststellen des Verlusts der Originalrechnung sollten Sie versuchen eine Zweitausfertigung oder Kopie der Originalrechnung vom leistenden Unternehmer zu erhalten. Nicht ausreichend für den Nachweis ist die Kopie eines Kontos aus der Buchführung.
 
Ist eine Rechnungskopie nicht mehr erhältlich und liegen Ihnen auch sonst keine anderen Dokumente vor, die das Vorliegen der Rechnung beweisen könnten, kann in letzter Konsequenz sogar noch auf die Aussage von Zeugen gehofft werden, die den Rechnungserhalt gegenüber der Finanzverwaltung bzw. dem Finanzgericht bestätigen.
 
Gelingt es Ihnen ausreichende andere glaubhafte Nachweise vorzulegen, kann die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug – trotz Verlustes der Originalrechnungen – anerkennen bzw. im Rahmen einer Schätzung einen höheren Vorsteuerabzug gewähren.
 
Im Idealfall sollten die Originalrechnungen natürlich gar nicht erst verloren gehen. Daher sollten Sie stets sehr sorgfältig auf die Archivierung und Aufbewahrung Ihrer Originalrechnungen achten. 

Kontakt

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Julia Bader

Steuerberaterin, Diplom-Finanzwirtin (FH), MBA

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