Outsourcing

Bevorstehende Investitionen oder hohe Kosten von strategisch unbedeutsamen Verfahren führen unweigerlich zu der Frage, ob diese Bereiche nicht gegebenenfalls ausgelagert werden sollten. Die Auslagerung von Prozessen und Aktivitäten ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu fokussieren und die interne Komplexität zu reduzieren. Vorteile können sich insbesondere durch Verbesserungen in den Bereichen der Finanzierung, der Kosten oder der Leistungen ergeben. Durch gezieltes Outsourcing können Unternehmen somit langfristige Wettbewerbsvorteile generieren und sich erfolgreich am Markt behaupten.

Wann ist eine Auslagerung sinnvoll?

Auslagerungsüberlegungen sind gründlich zu überprüfen und methodisch zu bewerten. Im Rahmen einer Bewertung sollten die Unternehmensbereiche oder -prozesse auf ihre strategische Bedeutung hin zu überprüft werden. Nicht jeder Prozess oder Unternehmensbereich ist dafür geeignet, ausgelagert zu werden. Daher müssen Potenziale, aber auch Risiken identifiziert werden.

Bei einer Bewertung spielt die mittel- bis langfristige strategische Ausrichtung des Unternehmens eine entscheidende Rolle. Dabei sind die jeweiligen Zielvorstellungen zu berücksichtigen, die sich aus der Unternehmensstrategie ableiten lassen. Hier müssen auch zukünftigen Bedarfe und Anforderungen an das Outsourcing bestimmt werden.

Bei Auslagerungsvorhaben ist auch die Frage der eigenen Kernprozesse und der strategisch bedeutsamen Verfahren und Kompetenzen zu beleuchten. Beispielhafte Fragen, die man sich an diesem Punkt stellen sollte sind hierbei:

Hat das Unternehmen bei dieser Tätigkeit Wettbewerbsvorteile?
Wird für die Ausübung der Tätigkeiten strategisch bedeutsames Wissen benötigt?

Sofern dies der Fall ist, ist ein Auslagerungsvorhaben in der Regel nicht sinnvoll. Sollten Sie diese Fragen verneinen, können Ihnen folgende Fragestellungen dabei helfen, Potentiale einer Auslagerung zu bewerten:

Führt die Aufgabe zu hohem Aufwand im Unternehmen?
Ist die Aufgabe mit einer Regelmäßigkeit verbunden?

Wenn Sie diese Fragen bejahen können, bedeutet das, dass sich eine Auslagerung häufig lohnt.

Mit methodischem Know-how zum erfolgreichen Outsourcing

Eine Analyse der Verfahren anhand folgender vier Dimensionen erlaubt eine breitgefächerte Bewertung unter Berücksichtigung identifizierter Risiken und Herausforderungen. In diesem Zuge sind notwendige Kompetenzen, etwaige Abhängigkeiten und Veränderungen in der Dienstleistungsqualität zu beleuchten.

Doppelt hält besser

Für eine ganzheitliche Bewertung von Prozessen und deren sinnvoller Auslagerung empfiehlt sich eine methodische Vorgehensweise wie die doppelte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Dabei wird die Ausgangssituation betrachtet und in Relation zu einem möglichen Transformationsergebnisses gesetzt. Neben den Bewertung der eben erwähnten strategischen Faktoren werden auch die kaufmännischen Aspekte beurteilt.

Die kaufmännische Betrachtung analysiert etwaige finanzielle Vorteile durch eine Auslagerung von Prozessen. An dieser Stelle werden die Kosten, Investitionen, ebenso wie die erreichbaren „Quick Wins” der Auslagerung berechnet.

Die Bewertung der Verfahren hinsichtlich der Sinnhaftigkeit aufgrund strategischer und kaufmännischer Überlegungen versetzt Sie in die Lage, eine fundierte Entscheidung für ein Auslagerungsvorgaben zu treffen.

Auswahl des richtigen Outsourcing-Partners

Nachdem die Entscheidung für eine Auslagerung gefallen ist, geht es nun darum den richtigen Partner für das Outsourcing-Projekt auszuwählen.

Der Auswahlprozess kann den Zeitplan häufig durcheinander bringen und zu hohen Kosten führen. Dadurch können die Ziele des Outsourcing-Vorhabens gefährdet werden.

Um ein erfolgreiches Outsourcing durchführen zu können, müssen Sie den passenden Partner auswählen. Dabei sollten Sie im Rahmen des Auswahlverfahrens systematisch vorgehen und auf klare Anforderungen abstellen. Mit der Festlegung eines definierten Leistungskataloges im Sinne eines Lastenheftes können die von Ihnen als bedeutsam erachteten Faktoren festlegt werden. Das ermöglicht Ihnen eine nachvollziehbare und methodische Bewertung und erleichtert die Auswahl des künftigen Outsourcing-Partners.

Vertragsgestaltung und Datenschutz

Aus rechtlicher Sicht steht die Vertragsgestaltung im Vordergrund, die sogenannten „Hard Facts“. Abhängig von Art, Umfang und Begebenheit der von Ihnen geplanten Auslagerung, ergeben sich verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten. Je nach Komplexität sind bestimmte Sachverhalte, insbesondere bei Auftragsverarbeitungstätigkeiten, zu beachten.

Eine geeignete Vertragsgestaltung beinhaltet auch passende Service-Level-Agreements (SLAs), sowie ein passendes Reporting und die Möglichkeiten der prüferischen Tätigkeit beim Dienstleister. Professionelle Dienstleistungsunternehmen bescheinigen ihre Service-Qualität häufig mit Bescheinigungen gemäß IDW PS 951 n.F. oder ISAE 3402. Damit die Service-Qualität Ihren Erwartungen entspricht, sollte dies bei der Auswahl der passenden Geschäftspartner bereits berücksichtigt und in die Vertragswerke mit aufgenommen werden.

Sollten Sie Fragen zum Vorgehen sowie zur Gestaltung eines Outsourcing-Projekts haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir können Ihnen gerne bei der Durchführung eines solchen Projekts beratend zur Seite stehen.