S/4HANA & Co. Wenn kein Stein auf dem anderen bleibt, ist der Erfolg gefährdet!

veröffentlicht am 17. April 2020

ERP-Umstellungen rütteln an den Grundfesten eines Unternehmens. Bleiben Sie auf Erfolgskurs!

Im Jahr 2025 läuft mit hoher Wahrscheinlichkeit der Support für SAP ECC aus. Spätestens dann sollte Ihr Unternehmen auf S/4HANA oder ein alternatives ERP-System migriert sein.

Wieso ist der Wechsel auf S/4HANA für mein Unternehmen kritisch?

Ihr ERP-System mit den darin abgebildeten Geschäftsprozessen und seinen Schnittstellen zu anderen Systemen und Geschäftspartnern ist das Fundament Ihres Unternehmens und dessen Wertschöpfung und damit existenziell mit dessen weiteren Erfolg verknüpft. Veränderungen sind Chancen – im Umfeld von IT-Projekten jedoch auch ein nicht zu unterschätzendes Risiko.

SAP stellt als Nachfolger mit S/4HANA nun eine moderne ERP-Umgebung zur Verfügung, die die In-Memory Technologie nutzt und damit die Architektur und Grenzen klassischer Datenbanken aufhebt. Ziel des Architekturwechsels ist neben „realtime” Abfragen von Daten die Standardisierung und die Portabilität. Mit SAP Fiori als neue Anwenderoberfläche besteht die Möglichkeit SAP auf allen gängigen Endgeräten wie PCs, Tablets und Smartphones mit einheitlicher Benutzeroberfläche und Funktionen zu nutzen.

Mit S/4HANA werden die Grenzen zwischen den Daten und der Anwendung quasi aufgehoben. Daten wurden bisher in Datenbanken gespeichert und durch interne Systembenutzer durch die Anwendung abgefragt. Mit S/4HANA werden sämtliche Daten im Hauptspeicher vorgehalten. Mit der neuen Oberfläche Fiori und auch der HANA-Datenbank kommen neue Berechtigungsstrukturen hinzu. Folglich müssen Berechtigungskonzepte überprüft und auf die neue Architektur von S/4HANA und das neue Datenmodell sowie die ggf. genutzten Cloud-Komponenten angepasst werden.

Auch die angestrebte Standardisierung der Funktionalitäten und die Portabilität und Nutzung von S/4HANA auf allen verfügbaren Endgeräten haben ihren Preis.

Alle bisher durch das Unternehmen genutzten Funktionalitäten müssen aufgenommen, bewertet und auf die durch S/4HANA bereitgestellten Standardfunktionalitäten geschlüsselt und getestet werden.

Eigenentwickelte Programme, Tabellen und Berechtigungen liegen besonders im Projektfokus. Sofern diese nicht zukünftig durch den Standard abgedeckt werden, können Komponenten z. B. für das Beschaffungsmanagement aus dem „Baukasten” SAP ARIBA als Cloud-Lösung in einer Basisvariante oder mit Erweiterungspaketen genutzt werden. Die einfache Verknüpfung der Geschäftsprozesse zur Digitalisierung von B2B Prozessen und die Integration der Lieferanten steht dabei ebenfalls im Vordergrund.

Da nun alle Daten ihrer Geschäftsprozesse zentral in der HANA Datenbank liegen und durch die Vernetzung die bisher geltenden Informationsgrenzen zwischen den Unternehmen reduziert werden sollen, gleichzeitig damit die Anzahl der Schnittstellen nach außen steigt, ist verstärkt mit Spionage- und Sabotageangriffen zur rechnen.

Ein ganzheitliches Konzept für einen sicheren Informationszugang ist daher unerlässlich.

Was ist zu tun und wie können die Risiken reduziert werden?

Der erste Schritt ist die Analyse des bisherigen SAP-Einsatzes und dient zur Vorbereitung einer wichtigen Entscheidung. Ist ein Green-Field Approach erfolgversprechend oder sollen auf dem bisherigen System die Prozesse nach S/4HANA übernommen werden? Hierzu muss eine Analyse der Prozesse und der bisher genutzten ABAP-Programme erfolgen. Auf den ersten Blick vielleicht weniger wichtig erscheinende Themen, wie die Sicherheit des Systems, Netzwerke und Schnittstellen, der Zugriffsschutz der Unternehmensdaten und auch der Datenschutz selbst, sollten daher schon in der Planungs- und Konzeptionsphase im Projekt ausreichend berücksichtigt werden.

Daneben ist die Migration Ihrer Daten besonderes Augenmerk zu widmen. Daten werden im Zuge des Projektes meist bereinigt und auf das neue Datenmodell transformiert. Durch die neuen, sich verändernden Funktionalitäten ist damit zu rechnen, dass die Daten nicht in jedem Fall richtig und vollständig migriert werden.

Entsprechende Meilensteine und Kontrollpunkte sowie eine ausreichende Verfahrensdokumentation müssen im Projektverlauf zeitlich und finanziell eingeplant werden.
Zudem ist die Gestaltung von Verträgen mit IT-Dienstleistern und IT-Beratern wesentlich und birgt zahlreiche Risiken, die meist erst beim nächsten Dienstleisterwechsel, durch Schlechtleistung oder Ausfälle, deutlich werden.

Rödl & Partner - ein kritischer Erfolgsbegleiter

Rödl & Partner kann Sie interdisziplinär, bedarfsgerecht und kümmernd bei Ihrem Wechsel zu S/4HANA bei der projektbegleitenden Prüfung, insbesondere zur Migration der rechnungslegungsrelevanten Daten, bei der Softwaretestierung von selbst- oder fremdentwickelten Programmen, als auch bei der Ausarbeitung oder kritischen Begutachtung der IT-Verträge mit Ihren Dienstleistern, den Lizenzbedingungen und der Vertragsabwicklung unterstützen.

Im Falle einer projektbegleitenden Prüfung erstellen wir einen Prüfbericht und bescheinigen Ihnen die richtige und vollständige Migration der Daten für Ihre Interessensgruppen (Stakeholder). Im besten Fall sollte unsere Einbindung bereits zum Projektbeginn erfolgen. So können wir sicherstellen, dass die richtigen Schwerpunkte gesetzt werden und entsprechende Check-Punkte (Quality Gates) im Projekt berücksichtigt werden.

Auch empfehlen wir nach erfolgter Migration bzw. Transformation die Ordnungsmäßigkeit des S/4HANA Systems prüfen und bescheinigen zu lassen, um den Produktivstart möglichst reibungslos zu gestalten, Fehlkonfigurationen, welche ggf. die Ordnungsmäßigkeit gefährden, rechtzeitig zu erkennen und zu beheben.

Folgende Leistungen können Sie konkret erwarten:

Sondierungsgespräch zur geplanten Einführung von S/4HANA
Workshop zur Darstellung der Risikofelder und möglicher Maßnahmen
Qualitätssicherung zum Projektvorgehen gemäß der empfohlenen SAP Active Implementierungsmethode
Projektbegleitende Prüfung / Qualitätssicherung zur Einführung von S/4HANA insbesondere

Prüfung des Berechtigungskonzepts
Prüfung von S/4HANA Sicherheit und Datenschutz
Prüfung von ausgewählten Prozessen und / oder Schnittstellen
Prüfung der richtigen und vollständigen Datenmigration
Prüfung und Beratung zu Verträgen mit IT-Dienstleistern (Rechtsberatung)