Elektronische Rechnungsverarbeitung wird zur Pflicht: Sind Sie vorbereitet?

veröffentlicht am 19. April 2018

Durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU werden alle öffentlichen Auftraggeber dazu verpflichtet, elektro­nische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können und die XRechnung bis spätestens 2020 einzuführen. Von der Umstellung sind zunächst einmal die oberste Bundesbehörde betroffen, im nächsten Schritt dann auch alle anderen öffentlichen Auftraggeber.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung vom 16. April 2014 wurde am 6. Mai 2014 im Amtsblatt der Europäischen Union (L133) veröffentlicht.

Das Ziel ist ein technologieneutraler E-Rechnungsstandard, welcher sich für den einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen eignen soll. Vor allem soll die Inter­­opera­bilität auf allen Ebenen (Semantik, Syntax, Recht, Technik) gewährleistet werden.

Beschluss des IT-Planungsrates

Durch den Beschluss des IT-Planungsrates am 22. Juni 2017 wird es für öffentliche Auftraggeber in Deutschland zukünftig verpflichtend, den Standard XRechnung empfangen und verarbeiten zu können. Dieser basiert auf einer nationalen Ausgestaltung der europäischen Norm CEN 1693. Es erfolgt dabei die Datenübertragung nur noch als strukturierter Datensatz oder als Hybride Rechnung sofern die Rechnung den rechtlichen Vorgaben entspricht. Im Sinne der EU-Richtlinie ist eine eingescannte Papierrechnung, eine reine PDF-Datei ohne strukturierte Daten oder eine Bilddatei, keine elektronische Rechnung.

Darüber hinaus sollen alle Datenaustauschformate zulässig sein, die die Mindestanforderungen der CEN-Norm erfüllen (§ 4 Abs. 1 E-Rech-VO). Eine dieser speziellen Formen ist der ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931). Kleine Betriebe, Händler und Freiberufler, die nicht ohne weiteres eine empfangene E-Rechnung nach dem Standard XRechnung lesen und manuell verarbeiten können, sollen die Möglichkeit erhalten, ein hybrides E-Rechnungsmodell mit ZUGFeRD 2.0 zu nutzen. Dieser entspricht den Vorgaben der europäischen Norm und erfüllt damit die zukünftigen Digitalisierungsanforderungen der öffentlichen Hand.

 
Betroffen von der Verpflichtung ist zunächst die oberste Bundesbehörde, dazu zählen alle Bundesministerien und Verfassungsorgane. Für sie treten die entsprechenden Vorschriften ab dem 27. November 2018 in Kraft.

Alle anderen öffentlichen Auftraggeber werden erst ab dem 27. November 2019 dazu verpflichtet (§ 11 Abs. 1 u. 2 E-Rech-VO).

Zudem werden auch alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu übermitteln (§ 3 E-Rech-VO). Die Verpflichtung hierzu besteht ab dem am 27. November 2020 (§ 11 Abs. 3 E-Rech-VO).

Öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber sind

1. Gebietskörperschaften sowie deren Sondervermögen,
2. andere juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, die zu dem besonderen Zweck gegründet wurden, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art zu erfüllen, sofern

a) sie überwiegend von Stellen nach Nummer 1 oder 3 einzeln oder gemeinsam durch Beteiligung oder auf sonstige Weise finanziert werden,

b) ihre Leitung der Aufsicht durch Stellen nach Nummer 1 oder 3 unterliegt oder

c) mehr als die Hälfte der Mitglieder eines ihrer zur Geschäftsführung oder zur Aufsicht berufenen Organe durch Stellen nach Nummer 1 oder 3 bestimmt worden sind;

dasselbe gilt, wenn diese juristische Person einer anderen juristischen Person des öffentlichen oder privaten Rechts einzeln oder gemeinsam mit anderen die überwiegende Finanzierung gewährt, über deren Leitung die Aufsicht ausübt oder die Mehrheit der Mitglieder eines zur Geschäftsführung oder Aufsicht berufenen Organs bestimmt hat,

3. Verbände, deren Mitglieder unter Nummer 1 oder 2 fallen,

4. natürliche oder juristische Personen des privaten Rechts sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts, soweit sie nicht unter Nummer 2 fallen, in den Fällen, in denen sie für Tiefbaumaßnahmen, für die Errichtung von Krankenhäusern, Sport-, Erholungs- oder Freizeiteinrichtungen, Schul-, Hochschul- oder Verwaltungsgebäuden oder für damit in Verbindung stehende Dienstleistungen und Wettbewerbe von Stellen, die unter die Nummern 1, 2 oder 3 fallen, Mittel erhalten, mit denen diese Vorhaben zu mehr als 50 Prozent subventioniert werden.

Zeitplan zur E-Rechnungspflicht in Deutschland

Abb. 1: Aktuell gültig (Stand 7. Februar 2018); Anpassungen sind jederzeit möglich. (Quelle: Rödl & Partner)

Übertragungskanäle für XRechnungen

Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen wird die Nutzung eines Verwaltungsportals vorgeschrieben (§ 4 Absatz 3 E-Rech-VO). Auf Bundesebene wird eine zentrale Rechnungseingangsplattform entwickelt, die es ermöglichen soll, den elektronischen Rechnungseingang zu bewältigen. Voraussetzung für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich zuvor mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Absatz 5 des Onlinezugangsgesetzes registriert.

Archivierung der E-Rechnung

Die Archivierung und Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen richten sich nach den Vorgaben des UStG, der Abgabenordnung sowie der GoBD (BMF vom 14. November 2014). Elektronische Rechnungen sind demnach vom Steuerpflichtigen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren aufzubewahren. Über diesen Zeitraum sind die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten.

Im Falle von ZUGFeRD oder sonstigen CEN-konformen elektronischen Rechnungen, welche per Mail übermittelt werden, wird ein revisionssicheres elektronisches Archiv inkl. Workflowsteuerung zur Prüfung und Freigabe der Belege benötigt. Ein Ausdruck der elektronischen Rechnung und Archivierung in Papierform wäre ein Medienbruch und somit nicht GoBD-konform.