Hilfestellung für die Planung und den Ablauf einer Ausschreibung von Facility Services – Die neue GEFMA 501

​veröffentlicht am 2. August 2021

Die Planung und der Ablauf einer Ausschreibung und die Vergabe von Facility Services (wie z. B. technisches Gebäudemanagement, Instandhaltungsleistungen, Winterdienst, Reinigungsleistungen, Sicherheit und Bewachung u. a.) werden zunehmend in der Branche als entscheidender Erfolgsfaktor für eine marktgerechte, verantwortungsvolle und qualitativ hochwertige Beschaffung dieser Fremdleistungen angesehen. Gleichwohl werden gerade bei komplexeren Ausschreibungen unterschiedliche Faktoren, wie z. B. Zeit, Ressourcen und Aufwand, immer wieder unterschätzt. Dies führt häufig zu übereilten Vergabeentscheidungen, lückenhaften und unabgestimmten Ausschreibungsunterlagen und auch (unbewussten) Verstößen gegen das öffentliche Vergaberecht.

Ein weiterer Schritt zur Professionalisierung und Standardisierung

Der Arbeitskreis „Ausschreibung und Vergabe im FM” beim Branchenverband GEFMA e. V. hat zur Professionalisierung und Standardisierung die neue Publikation GEFMA 501 „Prozessabbildung, Ausschreibung & Vergabe von Facility Services” herausgegeben. Diese stellt die wesentlichen Schritte einer öffentlichen und privatwirtschaftlichen Vergabe auf einem Plakat grafisch dar und erläutert die einzelnen Schritte. Die Publikation schließt im sog. GEFMA-Richtlinienwerk eine Lücke beim Thema Beschaffung von Facility Services. Die Publikation besteht aus 

• Teil 1: 501-1, „Plakat” (im Format ca. 140 x 59 cm)
• Teil 2: 501-2 „Leitfaden” (5 Seiten)

 Abbildung 1: Teil 1: 501-1 („Plakat”)

Öffentliche oder privatwirtschaftliche Ausschreibung?

Grundlegende Weichenstellung für die Art der Ausschreibung ist die Frage, ob der Auftraggeber dem öffentlichen Vergaberecht unterliegt oder nicht. Ist das öffentliche Vergaberecht anzuwenden, unterliegt die Vergabe komplexen und zum Teil redundanten gesetzlichen Vorgaben. Eine solche Vergabe kann ohne vergaberechtliche juristische Expertise meist nicht rechtssicher vorgenommen werden. Die GEFMA 501 soll hierbei sensibilisieren und die Komplexität der verschiedenen Verfahren - soweit in einem Schaubild möglich – auf nachvollziehbare Weise darstellen.

Handelt es sich dagegen beim Ausschreibenden um einen privatwirtschaftlichen Auftraggeber, so ist er weitgehend frei in seinem Handeln und kann den Ablauf einer Vergabe nach seinen Anforderungen gestalten. Ein Blick auf oder eine Anlehnung an das öffentliche Vergaberecht kann aber auch hier von Vorteil sein.

Die beiden Varianten wurden auf dem Plakat in 25 Prozessschritte aufgeschlüsselt und abgebildet, es wurde eine für alle Vergabeverfahren gemeinsame Grundstruktur herausgearbeitet und detailliert dargestellt.

Öffentliche Ausschreibung

Öffentliche Auftraggeber sind an die im öffentlichen Vergaberecht vorgegebenen Verfahren gebunden. Die Vorgaben dazu finden sich vor allem im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), in der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) sowie in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Daneben bestehen unterschiedliche Landes(vergabe)gesetze, die die Bundesregeln in nicht unerheblichem Maße wiederholen.

Die GEFMA 501 beschränkt sich in ihrer Darstellung auf die relevantesten EU-Verfahren und nationalen Verfahren. Die Darstellung erfolgt in 25 einzelnen Prozessschritten. Bei den Öffentlichen Verfahren wird in jedem Prozessschritt ein Verweis auf die einschlägigen relevanten Paragrafen im jeweiligen Gesetz gegeben, so dass der Leser jederzeit die zugehörigen Gesetztestexte nachschlagen und detailliertere rechtliche Vorgaben dazu recherchieren kann.

Privatwirtschaftliche Ausschreibungen

Welche der insgesamt 25 möglichen Prozessschritte beim privatwirtschaftlichen Vergabeprozess zu durchlaufen sind, hängt vom Einzelfall ab. In der Darstellung ist eine Empfehlung der GEFMA für eine privatwirtschaftliche Vergabe enthalten, um den Ausschreibungsprozess weiter zu professionalisieren und zu vereinheitlichen. Anhand der Prozessdarstellung können die einzelnen Schritte systematisch und in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet werden. 

Grafische Darstellung „Schritt für Schritt”

Zu jedem einzelnen Prozessschritt finden sich für die öffentliche und für die privatwirtschaftliche Vergabe Erläuterungen sowie eine Aufstellung, welche Daten und Dokumente („gelb”) als Input für diesen jeweiligen Schritt benötigt werden bzw. welche als Ergebnis (Output) dieses Schrittes erstellt werden. Ergänzt werden diese Angaben durch eine Auflistung der beim jeweiligen Schritt üblicherweise verwendbaren ITTools.

Es lässt sich somit erkennen, an welcher Stelle im Verfahren z. B. ein CAFM-System oder eine E-Vergabe-Plattform zum Einsatz kommt oder kommen kann und welche Informationen und Unterlagen wann vorliegen müssen.

Im Übrigen liegt erstmalig eine systematische Strukturierung eines Ausschreibungs- und Vergabeprozesses vor, der auf die FM-Branche zugeschnitten ist und die Erfahrungen zahlreicher Branchenexperten berücksichtigt. Die 25 Prozessschritte stellen eine Grundstruktur dar, auf der die gängigen Varianten eines Vergabeprozesses aufgebaut werden können.

Kein Ersatz für eine juristische Expertise!

Durch die Darstellung von öffentlichen und privatwirtschaftlichen Verfahren direkt untereinander wird auch erkennbar, wo Gemeinsamkeiten und Unterschiede liegen. Die GEFMA 501 kann damit auch als visuelle Checkliste für die Durchführung einer Ausschreibung dienen. Sie wird jedoch eine juristische Expertise und Beratung nicht ersetzen können.

Falls Sie Interesse an einer juristisch und fachlich-technischen Unterstützung Ihrer Ausschreibung haben, sprechen Sie uns gerne an! Sie können von unserer langjährigen Branchenkenntnis und juristischen Expertise in der Begleitung und Durchführung von Ausschreibungen im FM profitieren. Im Falle von öffentlichen Ausschreibungen haben wir auf das öffentliche Vergaberecht spezialisierte Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte. Gestalten Sie Ihre Ausschreibung mit hierfür spezialisierten Rechtsanwälten.