Nach der Haushaltsplanung 2021 die Weichen für die Haushaltsplanung 2022 schaffen

​veröffentlicht am 1. April 2021

Rödl & Partner berät eine wachsende Zahl an Kommunen bei der Aufstellung und Einbringung des Haushaltsplans. Die Erfahrungen und Empfehlungen lesen Sie in diesem Artikel:

Alljährlich wird ein Haushaltsplan erarbeitet, diskutiert und beschlossen. Der Haushaltsplan bildet alle geplanten Erträge und Aufwendungen der Folgejahre ab, er stellt Projekte und deren Finanzierung dar und er gibt Auskunft über die finanzielle Gesamtsituation der Verwaltung. Die Abläufe sind nach Einschätzung der meisten Kommunen routiniert. Dennoch kommt es im Rahmen der Planung häufig zu Abstimmungs- und Kommunikationsschwierigkeiten, zeitlichen Verschiebungen und inhaltlichen Differenzen, weshalb sich der Ablauf verzögert und der Beschluss des Haushaltsplans sowie die daran geknüpfte Genehmigung der übergeordneten Behörde auf sich warten lassen.

Bis zur Genehmigung des Plans gilt die vorläufige Haushaltsführung, wodurch beispielsweise dringende Projekte nicht unmittelbar begonnen werden können, die Ausschreibungsprozesse verzögert werden und oftmals am Jahresende Haushaltsmittel nicht ausgeschöpft werden konnten. Zusätzlich bedeutet die verkürzte Zeit, für die ein beschlossener Haushalt vorliegt, eine hohe Arbeitslast für alle Bereiche der Verwaltung, um möglichst viele Maßnahmen aus dem Haushaltsplan anzustoßen und im laufenden Jahr abzuschließen bzw. zu bewirtschaften.

Die rechtzeitige Vorbereitung für die nächste Haushaltsplanung kann nie früh genug beginnen. Oftmals ist zeitnah nach der vergangenen Planungsperiode ein gemeinsamer Termin mit allen Beteiligten hilfreich, um gemäß des Prinzips „Lessons Learned” die positiven Erkenntnisse hervorzuheben und Sachverhalte anzusprechen, die künftig verbessert werden sollten. Hierauf aufbauend kann die Haushaltsplanung 2022 organisiert und strukturiert werden. Nach den Erfahrungen von Rödl & Partner sind folgende Inhalte besonders wichtig:

– Optimale Nutzung der Finanzsoftware:

Je effektiver und umfangreicher das vorhandene Fachverfahren in der Haushaltsplanung durch alle Beteiligten genutzt wird, desto erfolgreicher gestaltet sich der gesamte Prozess. Oftmals obliegt die Nutzung der Haushaltsprogramme im Wesentlichen den Kämmereien. Die optimale Nutzung der Haushaltssoftware zeigt sich unter anderem darin, inwieweit Import- und Exportschnittstellen für die Mittelanmeldungen zur Verfügung stehen, die jeweiligen Fachbereiche Systemzugriffsmöglichkeiten besitzen und wie gründlich die Dokumentation und Erläuterung der Haushaltsansätze im System möglich ist und umgesetzt wird.

– Aktive Einbindung der Budget-Verantwortlichen:

Es reicht regelmäßig nicht aus, wenn nur die Mittelanmeldungen bereitgestellt werden und die weiteren Entscheidungen zwischen der Kämmerei und den Entscheidungsinstanzen entstehen. Vielmehr sollte zwischen den Budget-Verantwortlichen und der Kämmerei eine direkte Kommunikation bestehen und aktive Austauschformate sollten genutzt werden, um die Haushaltsansätze zu diskutieren und hinreichend zu begründen. Hierdurch entstehen aufseiten der fachlichen Einheiten eine erhöhte Akzeptanz und gesteigertes Vertrauen, für die Kämmerei entfallen hingegen Abstimmungsaufwand und Intransparenz bei den konkreten Planzahlen.

– Innerhalb der Verwaltung richtig kommunizieren:

Die Erfahrung zeigt, dass die Abstimmung zwischen den verschiedenen Fachbereichen häufig unkoordiniert und unstrukturiert abläuft, beispielweise in der Übermittlung und Diskussion zu Mittelanmeldungen. Stattdessen sollten lieber sinnvolle und geordnete Austauschformate etabliert werden, bei denen nach standardisiertem Vorgehen die wesentlichen Inhalte ausgetauscht, besprochen und ggf. direkt angepasst werden können.

– Schwerpunkt setzen, wenn es nicht reicht:

Häufig gibt es im Zuge der Haushaltsplanung verschiedene Abstimmungsschleifen, in denen die Ansätze neu diskutiert werden oder notwendige Kürzungen vorgenommen werden. Solche Konsolidierungsrunden können durch bewusste Schwerpunktsetzung im Rahmen der Planung vermieden werden, indem die Verwaltungsleitung rechtzeitig eingebunden und über den jeweiligen aktuellen Stand informiert wird.

– Rechtzeitige und stetige Information gegenüber den Entscheidungsträgern:

Die Haushaltsplanung bestimmt einen großen Teil der politischen Diskussion und ist oftmals eine richtungsweisende Entscheidung. Daher sind das Interesse und die Bedeutung der Haushaltsplanung bei den Entscheidungsträgern naturgemäß hoch. Eine frühzeitige Einbindung und die wiederkehrende Berichterstattung über die laufende Haushaltsplanung und die Entwicklung des Zahlenwerks kann oft hilfreich sein, um auch hier Abstimmungsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig eine frühzeitige Schwerpunktsetzung zu ermöglichen. Ebenso können dadurch nachträgliche Veränderungen im Haushaltswerk selbst teilweise vermieden werden.

– Offene und frühzeitige Kommunikation mit den Aufsichtsbehörden:

Jeder Haushaltsplan und damit verbunden jede Genehmigung sind an die Bestätigung der zuständigen Aufsichtsbehörde gebunden. Je früher und je intensiver der direkte Kommunikationsweg genutzt wird, desto schneller und reibungsloser kann die spätere Genehmigung erfolgen. Der offene Austausch kann helfen, um inhaltliche Fragen frühzeitig zu klären und um Zwischenstände zu teilen, sodass im späteren
Genehmigungsprozess die Aufsichtsbehörde nicht bei „Null startet” und das Verfahren beschleunigt
werden kann.

 

Wie Rödl & Partner Sie im Haushaltsplanungsprozess unterstützt

Die nun seit über einem Jahr anhaltende Pandemie verändert nicht nur die Lebens- und Arbeitsweise, sondern sie hat auch unmittelbare Auswirkungen auf die Haushalts-Situation der Verwaltungen unabhängig von ihrer Größe. Damit verbunden wird die Haushaltsplanung in den nächsten Jahren schwieriger und unsicherer, für die Zukunftsfähigkeit der Kommunen aber umso wichtiger. Wichtige, bereits begonnene Maßnahmen beispielsweise in der Digitalisierung oder im Zusammenhang mit dem Klimawandel sollten nicht plötzlich infrage gestellt werden, sondern vielmehr sind Realisierung und Umsetzung unter neuen Rahmenbedingungen zu prüfen.

Die Erfahrungen der letzten Zeit zeigen hierbei, dass es hilfreich sein kann, professionelle Unterstützung im Rahmen der Haushaltsplanung in Anspruch zu nehmen, um das Ziel eines „rechtzeitig aufgestellten
und genehmigten Haushalts” zu erreichen. Rödl & Partner kann in diesem Zusammenhang auf mehrere erfolgreiche Projekte blicken, bei denen man Kommunen im gesamten Haushaltsplanungsprozess in unterschiedlicher Funktion begleitet hat. Der Leistungsumfang kann einen Coaching-Ansatz beinhalten, bei dem die Verantwortlichen des Planungsprozesses hinsichtlich des Vorgehens, des Zeitplans und der inhaltlichen Meilensteine unterstützt werden. Aber auch bei einer umfangreichen Begleitung durch eine Überarbeitung der historisch gewachsenen Prozesse, der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben im Rahmen der Haushaltsplanung sowie der operativen Unterstützung im gesamten Planungsprozess einschließlich der Umsetzung im ERP-System steht Ihnen Rödl & Partner mit einem erfahrenen, interdisziplinären und eingespielten Beratungsteam für das kommunale Finanzwesen in der Haushaltsplanung vollumfänglich zur Seite.