S/4 HANA-Transformation – Meilensteine für den Umstieg

​veröffentlicht am 1. Juli 2021

Digitalisierung, neue IT-Modelle wie Software-as-a-Service oder Infrastructure-as-a-Service, Datenschutz, Releasewechsel bei SAP, Onlinezugangsgesetz OZG, E-Government-Gesetz, digitaler Zugang für Bürger, Datensicherheit, Datentransfer, E-Rechnung, E-Akte, Homeoffice, Medienbrüche, Schnittstellen, Datentransfer – All diese Themen zeigen uns in Deutschland deutliche und drängende Potenziale im IT-Bereich auf. Gerade die Ausnahmesituation der Pandemie weist unverdeckt auf Lücken im Status quo in Bezug auf diesen Bereich hin. Im Vergleich mit anderen Ländern steht Deutschland nicht mehr überall an der Spitze des Fortschritts.

Der öffentliche Bereich in Deutschland hat in Bezug auf die Digitalisierung die nächsten Jahre große Aufgaben vor sich. Doch wo soll eine Kommune beginnen, was ist das Wichtigste, was kann nach und nach folgen? Diese Frage stellt sich heute jedem öffentlichen Unternehmen und jeder Kommune. Häufig sind IT-Systeme über die Jahre hinweg auf Einzelbedarfe hin eingeführt worden und weitergewachsen. Die konzeptionelle rote Linie und die IT-Strategie standen nicht immer zwingend im Vordergrund von Entscheidungen. Aktuell sehen viele IT-Systemlandschaften im öffentlichen Bereich wie ein oder besser wie mehrere Flickenteppiche aus. Vernetzung, Datentransfer und direkter multimedialer Zugang für die Bürger sind in weiten Bereichen Schlagwörter, aber leider noch fern. Nun kommt noch der deutsche ERP-Anbieter und Marktführer SAP mit einem Wechsel seines Hauptproduktes in ein neues Produkt S/4HANA.

Dies betrifft nicht nur den öffentlichen Bereich, sondern auch die gesamte Wirtschaft. Kapazitäten im IT-Bereich werden wohl auf Jahre hin ausgelastet sein. Unabhängige Studien zeigen den hohen Bedarf im Bereich der Informationstechnologie für die kommenden Jahre auf. 2021 hat Rödl & Partner von der Lünendonk & Hossenfelder GmbH eine Studie über die bevorstehenden Herausforderungen in der Wirtschaft erstellen lassen. Diese Studie zeigt auch in der Wirtschaft einen großen Bedarf an IT-Projekten, vor allem mit dem Fokus auf die S/4HANA- Umstellung. Zirka 69 Prozent der SAP-Kunden planen zwischen 2021 und 2023 den Start des S/4HANARollouts.

In Bezug auf die Lösungsansätze Greenfield oder Brownfield hat sich ein deutlicher Drang zu einem Strategiewechsel gezeigt. Während 2019 die Mehrheit der Unternehmen den Brownfield-Ansatz noch präferierte, verfolgen nun mehr SAP-Kunden einen Mischansatz aus Brown- und Greenfield. Die Kommunen stehen vor der gleichen Herausforderung. Wie sollen sich Kommunen hier im Idealfall verhalten? Welche Schwerpunkte sind aktuell im Bereich Informationstechnologie zu setzen? Soll zuerst das ERP-System aktualisiert werden? Müssen nicht vorbereitende Tätigkeiten angegangen werden, wie Stammdaten bereinigen? Schlagwörter wie Greenfield und Brownfield sind immer wieder zu lesen. Ist der Brownfieldansatz der richtige Weg? Oder sollte die Chance zu einem Greenfieldansatz genutzt werden und der Weg in die Digitalisierung auf neuen Bahnen erklommen werden? Welche Strategie ist hier die Beste für eine Kommune? Was ist hier im Vorfeld von IT-Projekten zu tun? Ist es ratsam hier weitere Bereiche und Referate mit einzubinden? Sind all die anstehenden Aufgaben im IT-Bereich unter dem Schlagwort Digitalisierung nicht miteinander verknüpft und hängen doch direkt oder indirekt zusammen? In welcher Reihenfolge sind die Projekte anzugehen? Wie sind die nötigen Projekte zu ordnen? Wie sind die benötigten Ausschreibungen im Vergabeprozess zu gestalten? Gibt es hier einen goldenen Weg für alle? Oder ist ein individueller Ansatz der geeignete?

Rödl & Partner hilft hier eine individuelle Digitalisierungsstrategie zu finden. Mit Experten aus verschiedenen Fachgebieten wie geübten Projektleitern, Rechtsanwälten im Vergaberecht, IT-Fachleuten, Change Management Spezialisten und kommunaler Beratung wird Rödl & Partner helfen, die anstehenden Aufgaben zu ordnen und in einem Programmmanagement unterzubringen und zu strukturieren. Die individuelle digitale Roadmap ist das Ziel, das gemeinsam umgesetzt wird. Die Berücksichtigung der Gesamtheit der Anforderungen, Strukturierung, Projektsicherheit, Planbarkeit von Budgets, Kapazitäten und Zeiten stehen hier im zentralen Fokus.

Beginnend mit der Implementierung eines gemeinsamen Programm-Managements und der Ordnung der Gesamtheit der Teilprojekte wird Rödl & Partner diese Strukturierung gemeinsam mit der Kommune auf den Weg bringen. Folgend wird mit einer Digitalisierungsanalyse der eigene Stand ermittelt und Stärken und Schwächen der eigenen Organisation in Bezug auf den aktuellen Digitalisierungsgrad werden dargestellt.

Die Analyse der Systemarchitektur und eine Sollsystemarchitektur sind der nächste Schritt, der auch die Betrachtung der Schnittstellen beinhaltet. All dies und bei Bedarf noch mehr ist Teil der Analysephase unserer dreistufigen Strategie: Analyse, Vergabeprozess und Implementierung. Rödl & Partner bietet hier ein großes Portfolio an Werkzeugen und Methodiken an, um den individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Prozessanalysen und BPMN2.0-Darstellungen können hier ebenso angeboten werden. Die Studie von Lünendonk & Hossenfelder zeigt bei den Unternehmen einen deutlich gesteigerten Bedarf an Vorbereitung im Vorfeld eines IT-Projektes.

Kaum ein Unternehmen geht heute direkt in die ERP-Umstellung, ohne sich vorher Gedanken über eine Gesamtstrategie in Bezug auf die Einführung oder Umstellung eines ERP-Systems im Kontext der Digitalisierung und Optimierung der IT zu machen.

Die einzelnen in der Analysephase erkannten Handlungsstränge werden dann über den Programmplan geplant und münden in Projekte. Diese Projekte werden dann gemeinsam in die Vergabephase übergeleitet.

Hier begleitet Rödl & Partner mit Experten die Vergabeprozesse und erstellt die nötigen Unterlagen, um diese Prozesse sicher auszugestalten und die benötigten Auftragnehmer zu finden. Final baut die Implementierungsphase mit Rödl & Partner gemeinsam auf Zuverlässigkeit und Sicherheit mit integrierten Qualitätsstufen und Fachexpertise in Bezug auf die Beurteilung der Konzepte und die Umsetzung der Projekte. Hierdurch wird größtmögliche Budget- und Planungssicherheit gewährleistet. Die Prüfung der Einführungsstrategie, der Umsetzungsansätze und die Absicherung der Ziele In-Time und In-Budget stehen hier im Vordergrund und helfen dem Auftraggeber Lösungsansätze validieren zu lassen und bedarfsgerecht zu realisieren.