Fehlverbuchungen in Jobcentern – Lessons learned?

​veröffentlicht am 2. Juli 2018

Vor 12 Monaten wurde die Fachsoftware A2LL, die seit 2004 bei den gemeinsamen Einrichtungen von Bundesagentur für Arbeit und kommunalen Trägern im Einsatz war, endgültig abgeschaltet. Jahrelang war es in dem problembelasteten IT-Verfahren zur fehlerhaften Verbuchung von einmaligen Bedarfen sowie fehlgeleiteten Tilgungsrückflüssen aus bewilligten Darlehen gekommen. Vielerorts haben kommunale Träger ihre Aufgabe als Fachaufsicht aufgrund fehlender personeller und zeitlicher Ressourcen nicht wahrgenommen. Hierdurch gingen nicht nur potenzielle Rückforderungen der zurückliegenden Haushaltsjahre verloren, auch ein Handlungskonzept zur zukünftigen Abwendung finanzieller Schäden fehlt.

Neue Software mit bekannten Schwachstellen

Diese Fehler sollten die Kontrollinstanzen der kommunalen Träger nicht wiederholen. Zwar schafft die seit Juni 2015 eingesetzte Fachsoftware ALLEGRO die technischen Voraussetzungen, um den Mitarbeitern der Jobcenter die Verbuchung von Leistungen zu vereinfachen, jedoch zeigen erste Indizien, dass auch im neuen IT-System künftig Fehlbuchungen auftreten können und werden. Generell hat sich an den Rahmenbedingungen auch in ALLEGRO nichts geändert:

• Softwaredefizit: Die Anpassung der Buchungssemantik an zukünftige (teilweise rückwirkende) Gesetzesänderungen wird auch weiterhin schwierig zeitnah umsetzbar sein. Zu nennen ist hier u.a. die Erfassung der Bedarfe für Unterkunft und Heizung bei anerkannten Flüchtlingen in Sammelunterkünften. Teilweise wurden diese in alternativen Abrechnungsverfahren erfasst und sind noch nicht in ALLEGRO hinterlegt bzw. erfasst worden.
• Anwendungsdefizit: Sachbearbeiter, die Leistungen in A2LL falsch verbucht haben, werden diese Fehler auch in der neuen Software machen. Dies liegt vor allem daran, dass typische Fehlerquellen aus A2LL in ALLEGRO nicht ausgeräumt wurden. Das zum 1. Januar 2016 etablierte 4-Augen-Prinzip hat hier zwar Verbesserungen gebracht, aber nicht das Problem gänzlich behoben. Hinzu kommt weiterhin eine hohe Fluktuation in der Sachbearbeitung der Jobcenter.
• Steuerungsdefizit: Das Kontrollsystem der kommunalen Partner hat sich bisher nicht den notwendigen Erfordernissen angepasst. Zwar sind die kommunalen Partner der gemeinsamen Einrichtungen sensibilisiert, aber nicht wirklich besser aufgestellt. Die Wahrscheinlichkeit weiterer finanzieller Schäden ist demnach weiterhin gegeben. Hinzu kommt teilweise ein Informationsdefizit zwischen den beiden Partnern.

Somit stellen sich auch in ALLEGRO folgende Fragen: Wie können die aufgezeigten Defizite zukünftig verhindert werden? Und wie kann eine ordnungsgemäße Abrechnung der einzelnen Träger gewährleistet werden?

Risiken durch frühzeitiges und aktives Prüfen sowie eine nachhaltige Steuerung reduzieren

In den optierenden Jobcentern muss der kommunale Träger in Form eines Testates die ordnungsgemäße Verbuchung bestätigen. Hierzu wird neben den Geldflüssen auch die Ausgestaltung des Internen Kontrollsystems geprüft.

In gemeinsamen Einrichtungen gibt es diese klare Zuordnung nicht. Zwar ist der Sozialbereich für die Fachaufsicht als solches zuständig und das Rechnungsprüfungsamt testiert nicht zuletzt im Rahmen der Jahresabschlussprüfung, dass der Jahresabschluss und die darin enthaltenen Posten frei von wesentlichen Mängeln sind, aber eine systematische Prüfung des Internen Kontrollsystems und der eingesetzten Software (bspw. über ein Softwaretestat) durch den kommunalen Träger findet oft aus zeitlichem, fachlichem und personellem Ressourcenmangel nicht statt.

Um in einem ersten Ansatz Defiziten entgegenwirken zu können und somit weitere finanzielle Schäden abzuwenden, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Die zuständige Rechnungsprüfung und die Fachaufsicht der kommunalen Träger sollten keine Zeit verstreichen lassen und durch eine regelmäßige stichprobenartige Prüfung kontrollieren, ob und wie Gesetzesänderungen in ALLEGRO umgesetzt werden und welche Defizite in der Anwendungspraxis entstehen. Ein risikoorientierter Prüfansatz ermöglicht es der zuständigen Fachaufsicht, Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen und unter Kosten-Nutzen-Abwägungen weitere und tiefergreifende Maßnahmen dort anzusetzen, wo sie sinnvoll sind. Hierzu ist nicht zuletzt auch ein dauerhaft eingerichteter Zugang in ALLEGRO notwendig, um Änderungen und Anpassungen prüferisch nachvollziehen zu können.
2. Das Interne Kontrollsystem und der Informationsaustausch zwischen Kommune und Jobcenter sollten dahingehend verbessert werden, dass der Dialog zwischen den Jobcentern und den kommunalen Trägern dynamisiert und ein regelmäßiger Informationsaustausch festgelegt wird. Hierbei sind vor allem auch die GoBD von entscheidender Bedeutung. Mit ihnen wurden die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auf elektronische Daten übertragen. Dies betrifft aber nicht nur Kassensysteme, sondern umfasst ebenso das Interne Kontrollsystem und schließt ausgelagerte Dienstleistungen mit ein.
3. Auf Basis der aus den regelmäßigen Prüfungen gewonnenen Erkenntnisse, sollten neue Vorgaben für die zuständigen Sachbearbeiter formuliert (z.B. konkrete Schulungen) und Maßnahmen der Steuerung nachhaltig implementiert werden.
4. Außerdem sollten weitere konkrete Prüfungsschwerpunkte angegangen werden bspw. die Forderungsbewertung, die sachgerechte Verbuchung von UVG und auch der Flüchtlingskosten.

Rödl & Partner unterstützt bei der Implementierung eines Internen Kontrollsystems

Zusammenfassend empfiehlt es sich für kommunale Träger, die Buchungen in der neuen Software ALLEGRO auf deren sachgerechte Zuordnung und Vollständigkeit hin aktiv zu prüfen, Schwachstellen entgegenzuwirken und somit finanzielle Schäden abzuwenden. Die Unterstützung für die Implementierung eines zukunftsorientierten, Internen Kontrollsystems wird von Rödl & Partner gerne angeboten. Darüber hinaus stehen wir Ihnen für Coachings und IT-Prüfungen in diesem Bereich zur Verfügung.