Verfügen Sie über ein Verschrottungsprotokoll? Und können Sie es uns auch vorlegen?

Von der Gesellschaft wurden die Anschaffungskosten für Kartons abgezogen, die wegen einer witterungsbedingten Beschädigung in einer Sammelstelle entsorgt werden mussten. Die Verschrottung wurde von der Gesellschaft durch Kopie einer Quittung nachgewiesen, aus der es ersichtlich war, dass 1 340 kg Pappenkartons bei einer Sammelstelle unentgeltlich abgegeben wurden. Die Gesellschaft hat u.a. vorgeschlagen, dass die Abgabe von Kartons vom Abfallsammler bestätigt wird, an den die Kartons übergeben wurden.

Das Finanzamt hat jedoch begründete Zweifel an der Beweiskraft der vorgelegten Unterlagen, da die Gesellschaft nach seinen Feststellungen die Türen (für die die Kartons bestimmt waren) weder gekauft, noch verkauft oder hergestellt und die Kartons auch in keinem Hilfsbuch geführt hat. Die Gesellschaft behauptete lediglich, dass sie die Kartons erworben hat, um sie für das Verpacken von Türen vor deren anschließendem Verkauf zu verwenden. Nach Beurteilung des Finanzamtes wurde von der Gesellschaft diese Absicht nicht hinreichend begründet. Darüber hinaus war die Verschrottung von Kartons durch gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen – eine Liste der verschrotteten Kartons und ein Verschrottungsprotokoll – nicht nachgewiesen.

Die Mitarbeiterin der Sammelstelle hat zwar bestätigt, dass sie „Pappe“ übernommen und die von der Gesellschaft dem Finanzamt vorgelegte Quittung ausgestellt hat, an die Umstände der Pappenübernahme hat sie sich jedoch nicht erinnert. Das Gespräch mit der Mitarbeiterin hat das Finanzamt allerdings erst vier Jahre nach der Abfallentsorgung geführt. Es ist nicht überraschend, dass sich die Mitarbeiterin nicht daran erinnern konnte, wie die Pappe aussah oder in welchem Zustand sie sich befand, wobei sie mit Sicherheit nicht bestätigen konnte, von dem sie die Pappe übernahm. Es ging leider zu Lasten der Gesellschaft, dass sich die Mitarbeiterin nicht mehr an die Umstände der angeblichen Übergabe der beschädigten Kartons erinnern konnte.

Die Gesellschaft befand sich somit in einer erheblichen Beweisnot, da sie u. a. ohne ein Verschrottungsprotokoll, in dem die verschrotteten Pappen zu konkretisieren und die Verschrottungsgründe, die Verschrottungs-art, der Zeitpunkt und der Ort der Verschrottung zu erläutern waren, den Abzug der Verschrottungskosten mit ausreichender Sicherheit nicht nachweisen konnte. Durch das Einkommensteuergesetz wird ausdrücklich geregelt, dass die Verschrottung durch ein Verschrottungsprotokoll nachzuweisen ist. Das Finanzamt und später auch das Oberste Verwaltungsgericht schlossen jedoch nicht aus, dass die Verschrottung auf andere Weise nachweisen kann. Im vorliegenden Fall war es nach Beurteilung des Finanzamtes möglich, die Verschrottung der Vorräte durch Zeugenaussagen oder durch das Fahrtenbuch nachzuweisen, aus dem sich die Fahrten zur Sammelstelle ergeben würden. Die Gesellschaft sollte in ihrem eigenen Interesse die Unterlagen aufbewahren, um die in ihrer Steuererklärung erklärten Tatsachen nachzuweisen. 

Nach unserer Erfahrung empfehlen wir unseren Mandanten weiterhin, bei jeder Verschrottung von Vorräten entsprechende Unterlagen zu beschaffen, insbesondere das Verschrottungsprotokoll und gegebenenfalls das Übergabeprotokoll, das von einer Person zu erstellen ist, die mit Verschrottung beauftragt ist. Positiv ist es jedoch, dass die Verletzung der Verpflichtung zur Erstellung eines Verschrottungsprotokolls nach Entscheidung des Oberstem Verwaltungsgerichts den Abzug von Verschrottungskosten nicht automatisch ausschließt. Auch wenn die Gesellschaft in einem solchen Fall die Beweislast schwieriger tragen kann, kann der Abzug von Verschrottungskosten auf andere Weise nachgewiesen werden.