E-Invoicing in Mexiko: Was gilt für die Rechnungsstellung zu beachten?

Mexikanische Rechnungen müssen entweder über das Portal der mexikanischen Steuerbehörde oder über zertifizierte Buchhaltungsprogramme bzw. Drittanbieter ausgestellt werden. Dies erfordert nicht nur Zeit, sondern auch ein tiefes Verstä​ndnis der strikten gesetzlichen Anforderungen. Auch ist das Prozessmanagement​, insbesondere in Interaktion dem herrschenden ERP-Programm von Wichtigkeit, da Rechnungen längst nicht aus jedem ERP-System generiert werden können.

Die Einhaltung dieser Anforderungen ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden und die Steuervorschriften einzuhalten. Die CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) ist die digitale Steuerrechnung, die gemäß den Richtlinien des mexikanischen Finanzamtes, der Servicio de Administración Tributaria (SAT), ausgestellt werden muss. Dies beinhaltet die Verwendung einer digitalen Signatur und die genaue Angabe relevanter Informationen auf der Rechnung, unter anderem den Namen und die RFC (mexikanische Steuernummer), sowohl des Empfängers als auch des Ausstellers, die Rechnungsnummer, den Gesamtbetrag der Rechnung und Transaktionsdetails.

Die Implementierung eines nicht-mexikanischen Buchhaltungssystems bzw. eines gängigen ERP-Systems, welches noch nicht für den mexikanischen Markt adaptiert wurde, kann für ausländische Unternehmen eine Herausforderung darstellen, insbesondere bei der Integration von elektronischen Rechnungsdaten. Es bedarf präziser Verarbeitung und Zuordnung, um die Integrität der Finanzdaten sicherzustellen.

Die Rolle des PAC (Authorized Certification Provider) ist in diesem Zusammenhang im mexikanischen E-Invoicing-System unerlässlich. Dies sind juristische Personen, die von der Steuerverwaltung autorisiert sind, elektronische Belege für steuerliche Zwecke zu erstellen und zu verarbeiten. Sie dienen als Schnittstelle zwischen dem genutzten Buchhaltungsprogramm und den mexikanischen Steuerbehörden. Lokale Buch­haltungs­​systeme arbeiten mit den PAC-Providern zusammen und müssen nicht extra darauf konfiguriert werden, bei ausländischen Systemen muss diese Schnittstelle aber eingeführt werden, um das E-invoicing im System nutzen zu können und die erforderlichen Informationen ebenfalls an die Steuerbehörden zu melden.

Die Einhaltung der Vorschriften erfordert administrative Verfahren, darunter die Beschaffung des elektronischen ​Zertifikats e.Firma für die Ausstellung eines CSD (Certificado de Sello Digital), das zur Signierung von CFDIs erforderlich ist. Beide Zertifikate werden von der Steuerbehörde SAT ausgestellt.

Das Format des digitalen Steuerbelegs CFDI ist eine strukturierte XML-Datei, die dem mexikanischen Finanzamt, der SAT, im Moment der Ausstellung vorgelegt werden muss. Neben elektronischen Rechnungen werden auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie andere Steuerdokumente im gleichen Format erstellt. Die elektronische Signatur durch den Rechnungsaussteller ist obligatorisch. Zusätzlich gibt es einen „Stempel“, der von einem akkreditierten Zertifizierungsdienstleister, dem schon genannten PAC-Provider, erzeugt wird und dem Dokument steuerrechtliche Gültigkeit verleiht. Die Archivierung der elektronischen Originaldokumente für mindestens fünf Jahre ist für Aussteller und Empfänger in Mexiko obligatorisch.

E-Invoicing hat direkte Auswirkungen auf die Besteuerung von Unternehmen in Mexiko. Die korrekte Erstellung und Übermittlung der Rechnungen ist entscheidend, um die Compliance sicherzustellen und den Überblick über steuerliche Transaktionen zu behalten. Das mexikanische Finanzamt fordert dies, um eine effizientere Überwachung und Prüfung durch die Steuerbehörden zu gewährleisten.

Wichtig ist auch zu erwähnen, dass die mexikanischen Behörden bei Ausstellung den Umsatzsteuerbetrag gemeldet​ bekommen. Dieser ist nicht bei Ausstellung, sondern bei Zahlung der Rechnung fällig. In Mexiko besteht also keine Soll-, sondern Ist-Besteuerung der Umsatzsteuer, welche auch monatlich zu deklarieren ist.

Die elektronische Rechnungsausstellung in Mexiko bietet trotz ihrer Komplexität zahlreiche Vorteile für Unter­​nehmen. Dazu gehören eine verbesserte Effizienz bei der Rechnungsstellung, eine reduzierte Fehlerquote und die nahtlose Integration von Rechnungsdaten in andere Geschäftsprozesse. Zudem trägt die elektronische Rechnungsstellung dazu bei, Betrug und Steuerhinterziehung zu bekämpfen, indem sie eine transparentere und nachvollziehbare Transaktionshistorie schafft. So erfolgen oftmals Betriebsprüfungen nur per Remote, da sämtliche Daten dem Finanzamt bereits vorliegen.

Ein buchhalterisch und steuerlich versierter Dienstleister kann bei der Implementierung eines ERP-Systems unterstützend zur Seite stehen oder auch gleich die Finanzbuchhaltung und steuerliche Compliance über­​nehmen. Mit dem Outsourcing der Leistung müssen Unternehmen sich nicht zwingend mit den aktuellen Vorschriften​ beschäftigen, sondern können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.