Liquiditätssicherung mit IT und durch IT

veröffentlicht am 20. März 2020 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Es lässt sich nicht verleugnen. Dringendste Aufgabe ist es, neben der Gesundheit aller, die Liquidität zu sichern, um die anstehenden schwierigen Phasen im Kern unbeschadet zu bestehen. Dabei sind kurz- und mittelfristige Liquiditätsabflüsse zu vermeiden. Und es gilt Zahlungseingänge zu generieren. In beiden Aufgabenstellungen kann die IT unterstützen.

An dieser Fragestellung ist die IT an zweifacher Hinsicht beteiligt. Zum einen steht sie im Fokus von liquiditätssichernden Maßnahmen und zum anderen ist sie ggf. Instrument für die Entdeckung von Liquiditätspolstern.
  

IT im Fokus einer Liquiditätssicherung

Es ist kein Geheimnis. Innerhalb der IT stecken nicht mehr benötigte Assets (Vermögenswerte) und gleichsam Aufwandstreiber, welche zu Liquiditätsabflüssen führen. Diese Assets und Aufwandstreiber gilt es zu identifizieren.

Mehrere Quellen lassen sich dabei ideal (nicht abschließend) analysieren:

• Mit dem Instrument der Lizenzvermessung lassen sich genutzte und ungenutzte bzw. überlizensierte Lizenzverträge erkennen und unnötige Zahlungsströme verhindern. Ggf. ließen sich auf Ebene der „Gebrauchtlizenzen“ sogar Einnahmen generieren.
• Diese Lizenzvermessung klingt zunächst aufwendig, ist es aber durch Nutzung von Technik (Agenten) nicht.
• Mit dem Instrument der Datenanalyse lassen sich Speichernutzungen identifizieren, welche auf überhöhte Kostenstrukturen innerhalb des Speicherbedarfs (on prem oder in Rechenzentren) hinweisen. Hierdurch können ggf. anstehende Erweiterungsaufträge vermieden oder laufende Speicherkosten reduziert werden.
• Mit entsprechenden Monitoring-Werkzeugen lassen sich Zombie-Server identifizieren, um so externe oder interne Kosten (Betreuungs-, Betriebs- und Lizenzkosten) zu vermeiden.
• Durch eine Vertragsprüfung der Servicelevels bei IT-Dienstleistern lassen sich ggf. die Servicelevels an den Mindeststandard anpassen und somit die Kosten für IT-Dienstleister reduzieren. Gegebenenfalls kann auf Leistungen insgesamt oder auf Dauer verzichtet werden.
• Die gleiche Prüfung kann auch für bestimmte weitere Kostenarten (Telekommunikation, Energie, Versicherung, Wartung etc.) strukturiert angewendet werden.
• Durch eine Vertragsprüfung in Richtung der Kunden der IT kann ebenso hinterfragt werden, ob die Leistungsseite noch zur Erlösseite passt. Gegebenenfalls lassen sich Erlöse erhöhen.
• Durch Analyse von Intercompany-Leistungen ließe sich die Fragestellung auch auf interne Leistungen richten.
• Durch eine Homogenisierung der IT-Landschaft, durch die Zusammenführung von Systemen mit gleichen Funktionen und die Erhöhung des Digitalisierungsgrads der Geschäftsprozesse lassen sich mittelfristig ebenfalls Einsparungen in den Bereichen Personal- undAdministrations-, sowie Betriebs- und Lizenzkosten erzielen. Geplante und budgetierte Projekte in diesen Bereichen können vorgezogen und mögliche freie, personelle Kapazitäten genutzt werden.
• Etc.

Sollten im eigenen Unternehmen die Ressourcen nicht vorhanden sein, nutzen Sie unsere Kompetenz aus der Prüfung und Beratung rund um IT-Services.

Liquiditätssicherung durch IT-Einsatz

Die IT und die hierin eingebetteten Daten sind das Spiegelbild des Unternehmens. Nicht ohne Grund analysieren wir u.a. zum Beispiel im Rahmen der Jahresabschlussprüfung zunehmend und zum Teil fast ausschließlich nur die Daten und Datenströme eines Unternehmens.

Diese Daten können natürlich ebenso für die Liquiditätssicherung – insbesondere auch konzernweit – herangezogen werden.

Beispiele für Analysen im Bereich der Liquidität sind:

• Analyse der Altersstruktur offener Posten und somit priorisiertes Mahnwesen.
• Analyse der liquiden Mittel ersten, zweiten und dritten Grades.
• Analyse der wiederkehrenden Buchungen nach Aufwandsarten wie Mitgliedschaften, Umlagen, Beiträge, etc. und Analyse, ob diese Aufwände reduziert werden können.
• Vermeidung von unnötigen Bestellungen durch Analyse der Freigabestrategie und Bestellgrenzen.
• Prüfung von Zahlungskonditionen und deren Optimierung.
• U.v.m.

Beispiele für den Einsatz von Analysen zur Vermeidung von Vermögensschäden durch ein im ERP-System schwach umgesetztes internes Kontrollsystem sind:

• Laufende Analyse von Bankdatenänderungen
• Analyse über Belege mit der Gefahr einer Doppelzahlung
• Analyse über Aktionen, welche dolose Handlungen im Einkauf oder Verkauf aufdecken (Rabatte, Gutschriften, Stornos, etc.)
• Anlage neuer Kreditoren und Transaktionen durch ungewöhnliche User
• Systemprüfung des ERP-Systems zur laufenden Sicherheit
• U.v.m.

Dabei stellt sich bei beiden Ansätzen die Frage, wie bei der heutigen Belastung diese Aufgabenstellung sogar verstärkt bewältigt werden soll? Nutzen Sie unsere Kompetenz und technischen Instrumente, um hier zeitnah und kontinuierlich die Ergebnisse Ihres internen Kontrollsystem zu erhalten.