Kassennachschau Teil 2 von 2: Anforderungen an die Kassensystem – Die Schonzeit ist vorbei

veröffentlicht am 31. Januar 2019

Autoren: Sabrina Raschkowski und Wibke Ullmann

Unterschiedliche Kassensysteme – unterschiedlich hohe Anforderungen und was gilt es zu beachten. Ein kurzer Überblick über die wichtigsten Anforderungen an Ihr Kassensystem.

Die Einführung des § 146b AO und die damit verbundene unangekündigte Kassennachschau im letzten Jahr für viel Wirbel gesorgt. Da im kommenden Jahr mit den ersten der angekündigten Nachschauen gerechnet werden kann, möchten wir Ihnen nochmal einen kurzen Überblick über die wichtigsten Punkte geben.

Pflicht zur Einzelaufzeichnung

Unabhängig vom Kassensystem muss grundsätzlich jeder Warenverkauf einzeln aufgezeichnet werden. Erleichterungen sind:

Bildung von Warengruppen
Zusammenfassung von Waren, die zum gleichen Preis verkauft werden und dessen Anzahl ersichtlich ist
Verzicht auf Geschäftspartner
Soweit es sich um gewöhnliche Geschäfte handelt, kann auf den Namen des Kunden verzichtet werden, wenn dieser unbekannt oder für den Verkaufsvorgang nicht relevant ist.

Verfahrensdokumentation

Um die Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit gegenüber der Finanzverwaltung zu dokumentieren ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Sie stellt den „Soll-Prozesses“ ausführlich dar, ist eine Handlungsanweisung für Ihre Mitarbeiter, bildet die technischen Systemanforderungen ab und hält Verantwortlichkeiten und Berechtigungen fest.

Offene Ladenkasse

Die Anforderungen an eine offene Ladenkasse sind wesentlich höher, da ein größerer Spielraum für Manipulationen gegeben ist. Grundsätzlich besteht Einzelaufzeichnungspflicht in Form eines Kassenbuches oder fortlaufend nummerierten Einzelquittungen. Das Kassenbuch ist täglich zu führen. Hierbei sind sämtliche Barbewegungen chronologisch im Kassenbuch zu erfassen. Ein besonderes Augenmerk sollte auf die Unveränderlichkeit gelegt werden. Sämtliche Änderungen müssen jederzeit von einem Dritten nachvollzogen werden können. Der Kassenabschluss ist täglich vorzunehmen.

Unbare Geschäfte, wie EC-Karten Umsätze (Z-Bon) sind nicht im Kassenbuch zu erfassen. Hierüber sind separate Aufzeichnungen zu führen.

Registrierkasse

Es besteht keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse. Wenn jedoch elektronische Kassensysteme genutzt werden ist zwingend darauf zu achten, dass Sie den steuerrechtlichen Ansprüchen gerecht werden.

Das Programmierprotokoll ist mit der Bedienungsanleitung des Kassensystems aufzubewahren. Des Weiteren muss sichergestellt werden, dass die Daten revisionssicher für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten archiviert werden. Ebenso müssen die Daten – im Falle einer unangekündigten Kassennachschau – jederzeit auslesbar sein.

Stornobuchungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Wenn unterschiedliche Kassensysteme in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens zum Einsatz kommen, sind diese strikt voneinander zu trennen.

Kassenfehlbestände

Insbesondere bei Auslagen kann es zu zeitlichen Verschiebungen in der Kassenbuchführung kommen. Es ist darauf zu Achten, dass kein negativer Kassenbestand entsteht.

Differenzen oder Unstimmigkeiten sind zu dokumentieren und die Ursache herauszufinden, dies unterstreicht auch die Authentizität Ihrer Kassenbuchführung.