GoBD-Verfahrensdokumentation

​veröffentlicht am 1. Juni 2016

Die aktuellen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) wurden mit Schreiben vom 14. November 2014 vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben. Eine der Neuerungen stellt die Verfahrensdokumentation als wesentliche Forderung dar.

​Die aktuellen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) wurden mit Schreiben vom 14. November 2014 vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben¹.
  
Dieses BMF-Schreiben gilt bereits seit dem 1. Januar 2015, allerdings wurden bzw. werden in vielen Unternehmen die aktuellen Anforderungen noch nicht oder bisher nur unvollständig umgesetzt.
 
Mit dem Schreiben trägt die Finanzverwaltung der Tatsache Rechnung, dass die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen in Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt werden, also auch die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt und archiviert werden. Es ersetzt die bisher geltenden BMF-Schreiben zu den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) vom 7. November 1995 und zu den „Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) vom 16. Juli 2001², die mit Wirkung zum 1. Januar 2015 außer Kraft gesetzt wurden.
 
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) enthalten sowohl formelle als auch materielle Anforderungen. Die formellen Aspekte leiten sich aus den jeweils gültigen Rechtsvorschriften ab (Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB)), auf die das BMF-Schreiben keinen Einfluss hat. Materiell ordnungsmäßig sind Bücher und Aufzeichnungen, wenn die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet sind.
 

• Verantwortlichkeit des Steuerpflichtigen
• Allgemeinen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit
• Belegwesen als Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der
  Buchführung
• Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung
• Internes Kontrollsystem (IKS)
• Datensicherheit und -schutz
• Unveränderbarkeit von Informationen und Protokollierung von Änderungen
• Aufbewahrung von Unterlagen
• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Datenzugriff durch die Finanzbehörde im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen
• Zertifizierung und Software-Testate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
    

Eine der Neuerungen stellt die Verfahrensdokumentation als wesentliche Forderung dar.
  
Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen ist nach den gleichen Grundsätzen zu beurteilen wie die Ordnungsmäßigkeit bei manuell erstellten Büchern und Aufzeichnungen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen. Eine geordnete, übersichtliche und sichere Belegablage stellt den Ausgangspunkt für die Ordnungsmäßigkeit und Beweiskraft einer manuellen oder elektronischen Buchführung oder sonstiger handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten dar. Die Feststellung fehlender Ordnungsmäßigkeit kann weitreichende Folgen haben, beispielsweise Nichtanerkennung von Betriebsausgaben, Zuschätzung von Betriebseinnahmen oder Gewinnen, Zwangsmittel, Bußgelder und gegebenenfalls Steuerstrafverfahren.
 
Das Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit erstreckt sich, neben den elektronischen Büchern, auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungssystems³, da die Grundlage für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und weiterer erforderlicher Aufzeichnungen bereits bei der Entwicklung und Freigabe von Haupt-, Vor- und Nebensystemen⁴ inklusive des dabei angewandten EDV-Verfahrens gelegt wird. Die Ordnungsmäßigkeit muss bei der Einrichtung und gegebenenfalls unternehmensindividuellen Anpassung des Datenverarbeitungssystems respektive des EDV-Verfahrens im jeweiligen Unternehmensumfeld erhalten bleiben.
 
Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit und Prüfung der formellen und sachlichen Richtigkeit der Buchführung ist das Verständnis der Buchführung und aller Aufzeichnungen. Von einem sachverständigen Dritten können zwar umfangreiche Erfahrung mit den Ordnungsvorschriften der AO und des HGB und allgemeine Datenverarbeitungskenntnisse erwartet werden, nicht jedoch produktspezifischer System- oder gar Programmiersachverstand. Im zunehmend komplexer werdenden Unternehmensumfeld wird das Verständnis daher immer schwieriger.
 
Vor diesem Hintergrund ist eine aussagefähige, vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die zudem alle System- und Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Die Verfahrensdokumentation hat sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachzuweisen und den in der Praxis eingesetzten Versionen des Datenverarbeitungssystems zu entsprechen.
 
Die Verfahrensdokumentation besteht üblicherweise aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Für jedes Datenverarbeitungssystem ist eine eigene Verfahrensdokumentation zu erstellen. Es müssen sich aus ihr der Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und nachvollziehbar ergeben. Der Umfang der jeweils erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist und ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur. Die Verfahrensdokumentation ist so zu gestalten, dass sie für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar ist.
 
Vor dem Hintergrund der Geltung der GoBD seit dem 1. Januar 2015 empfehlen wir dringend die erforderlichen Unterlagen kurzfristig zu erstellen. Gerne unterstützen wir Sie dabei.

______________________________________________________________________ 
¹ LV A 4 - S 0316/13/10003, BStBl 2014 I S. 1450.
² Zuletzt geändert am 14. September 2012.
³ Zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software, mit der Daten und Dokumente (außersteuerliche und steuerliche Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sowie alle Unterlagen, die zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind) erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden.
⁴ Beispielsweise Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management-System und ähnliches.