Tatort Unternehmen – Betrugs- und Unterschlagungs­prüfungen

zuletzt aktualisiert am 27. Mai 2022 | Lesedauer ca. 3 Minuten
    
Grenzüberschreitendes Wirtschaften bedeutet für viele Unternehmen Chancen und Risiken zugleich. Die Möglichkeiten in der Außenwirtschaft öffnen den Akteuren dabei viele Türen – doch hinter einer Tür kann sich auch eine Gefahr verstecken. Wirt­schafts­kriminalität sowie betrügerische Handlungen sind bspw. Themen, mit denen sich Unternehmen, nicht zuletzt aufgrund ihrer internationalen Beziehungen und der damit verbundenen wachsenden Komplexität von Geschäftsvorgängen, heutzutage regelmäßig konfrontiert sehen.

Wirtschaftskriminalität hat zwei entscheidende Ursprünge: Zum einen „Angriffe von außen”, z.B. durch Cyberkriminalität; zum anderen „Angriffe von innen”. Verstanden werden darunter betrügerische Handlungen gegen ein Unternehmen durch die gesetzlichen Vertreter oder eigene Mitarbeiter. Der Betrug am Arbeitsplatz ist dabei eine der am weitesten verbreiteten „internen" Bedrohung in Form von Wirtschaftskriminalität. Für Unternehmen stellt sich oft die Frage, wie solchen Risiken am besten begegnet werden kann. Bei der Aufarbeitung oder zur Vorbeugung kann eine Betrugs- und Unterschlagungsprüfung (BUP) notwendig sein.

Anlässe für eine solche Sonderprüfung können konkrete Verdachtsmomente, Beschuldigungen zu einer begangenen Tat oder präventive Maßnahmen zur Verhinderung einer wirtschaftskriminellen Handlung sein. Mithilfe einer Betrugs- und Unterschlagungsprüfung wird das Schadensausmaß und die Auswirkungen im Unternehmen ermittelt, um ggf. arbeitsrechtliche Maßnahmen einzuleiten oder Schadensersatzansprüche geltend machen zu können. Weiter sollen Schwachstellen im Internen Kontrollsystem (IKS) aufgedeckt werden, um künftige Betrugsfälle verhindern zu können.

Auftrag: Identifikation

Betrügerische Handlungen sind fast immer vorbereitet und in Transaktionen integriert, die den Anschein der Ordnungsmäßigkeit erwecken. Das aufzudecken ist kein leichtes Unterfangen. Nur wer im Umgang mit dem Zahlenmaterial des Unternehmens bzw. der gesamten Unternehmensgruppe weltweit versiert ist, kommt dabei weiter. Aufgrund seiner Unabhängigkeit und hohen Integrität ist der Wirtschaftsprüfer die Idealbesetzung für eine Betrugs- und Unterschlagungsprüfung.

Ob als Einzelauftrag oder im Fahrwasser der Internen Revision bzw. anderer Ermittler („Shadow Audit") – die Durchführung einer schnellen und geräuschlosen Betrugs- sowie Unterschlagungsprüfung verlangt ein hohes Maß an Diskretion und Fingerspitzengefühl bei der Gratwanderung zwischen Vorwarnung eines Verdächtigen und Beunruhigung unbescholtener Mitarbeiter.

Was den Umfang einer solchen Untersuchung angeht, gibt es keine formalen Mindestanforderungen. Betrugs- und Unterschlagungsprüfung beinhalten typischerweise u.a. elektronische Datenanalysen, systematische Analysen von Kennzahlen und Berichten, gezielte Einzelfallprüfungen bei verdachtsgründenden Buchungen, aber insbesondere auch Interviews.

Prüfungsergebnisse und Handlungsempfehlungen

Das Ergebnis der Prüfung kann entweder als Einzelbericht oder eingebettet in eine Matrix nach Vorgabe des Auftraggebers präsentiert werden. Typische Prüfungsergebnisse sind:

1. Betrug oder Unterschlagung werden erkannt und der Verdacht ist begründet! Für die Geschäftsleitung sind dann die folgenden Fragen zu beantworten: Wer ist der Täter und hat er allein agiert? Wie hoch ist der Schaden? Was sind die Gründe für die Tat? Warum wurde der Vorfall nicht früher erkannt? Was kann man jetzt tun (Schadensbegrenzung)?
2. Betrug oder Unterschlagung können nicht festgestellt werden und Verdachtsmomente, die Anlass zur Prüfung gaben, werden entkräftet! Dann ist zumindest zu klären, ob ein eventuell bestehendes Hinweis­gebersystem (Whistleblowing ) überarbeitet werden muss, um z.B. das Risiko falscher Anschuldigungen zu reduzieren.
3. Eine Unterschlagung wird nicht festgestellt oder es gibt Hinweise, die sich weder beweisen noch entkräften lassen, aber es werden Schwächen im Internen Kontrollsystem festgestellt! Hier An der Stelle müssen künftige Unterschlagungsmöglichkeiten aufgedeckt und beseitigt werden – ein Prozess, der von der Einführung ethischer Kodizes bis zu detaillierten arbeitsorganisatorischen Regelungen reichen kann.

Egal wie das Ergebnis einer Betrugs- und Unterschlagungsprüfung ausfällt: Es bringt mehr Sicherheit und stellt verloren gegangenes Vertrauen wieder her.