Steuerabteilung 4.0 – Praktischer Wegweiser zur Implementierung einer analysefähigen Steuerabteilung

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veröffentlicht am 5. Februar 2019
 

Jeder, der sich mit Steuern beschäftigt, erkennt die Anzeichen: Die Menge an rechtlichen An­for­der­ung­en und die Komplexität von Unternehmensprozessen bedingen neue Ansätze zur Klärung steuer­licher Fragestellungen in den Steuerabteilungen. Die bisherige Bearbeitung von Einzelfällen ist mit enormem Aufwand und hohen Kosten verbunden. Betriebsprüfungen gestalten sich langwierig, die Risiken nehmen zu. Mit modernen, IT-gestützten Ansätzen lassen sich die Gefahren sowie die erdrückende Arbeitslast reduzieren, sodass sich Steuerabteilungen auf die strategischen Heraus­forder­ungen in ihrer eigenen Entwicklung konzentrieren können.

 

          

Grundlage für die Optimierung der Steuerabteilung sind technologische Fortschritt in den letzten Jahren. Besonders benutzerfreundliche Technologien machen es dem Geschäftsanwender heute sehr leicht, die Basis für eine analysefähige Steuerabteilung (Tax Analytics) zu legen. Der Vorteil: Die meisten Technologien sind in den IT-Abteilungen der Unternehmen bereits vorhanden. Es geht darum, sie für Steuerzwecke nutzbar zu machen.
 
Um die Technologien erfolgreich einzusetzen, bedarf es einer neuen Vorgehensweise, die mit einfachen Prozessen eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den IT-Abteilungen ermöglicht. Ein Herangehen, das mit agilen Methoden höchst analytisch das bestmögliche aus der vorhandenen IT-Infrastruktur herausholt.
 

Der alte Weg

Die aktuelle Art der Implementierung von IT-Lösungen ist i.d.R. schwerfällig, komplex, unflexibel und am Ende kostenintensiv. Das führt häufig dazu, dass die eigentliche Intention verloren geht und der Benutzer bereits zufrieden ist, wenn lediglich ein Bruchteil seiner Anforderungen mit dem veranschlagten Budget realisiert wird. Jede Lösung verlangt tiefgehende IT-Kenntnisse des Anwenders. Sind sie nicht vorhanden, entsteht eine Abhängigkeit von den internen IT-Experten oder – wenn es sich um eine externe Lösung handelt – von Dienstleistern.
 
Dadurch öffnet sich eine Kluft zwischen dem Benutzer, der nach Erkenntnissen sucht, und technischen Fach­leuten, die den geschäftlichen Hintergrund nicht kennen. Der Nutzen wird durch diese Kluft eingeschränkt. Sie zu überwinden gelingt meist nicht, weil es schlichtweg an Zeit und Fertigkeiten fehlt. Die Lösungen kommen somit nicht zum Einsatz. Am Ende vertraut der Benutzer Excel-Sheets als primärem Analysewerkzeug – Technologie und Prozess haben, drastisch gesagt, versagt.
 

Der neue Weg

Bei der neuen Vorgehensweise sind die Rollen klar verteilt: Die Steuerabteilung ist für die Durchführung der Analysen zuständig; die Verantwortung der IT ist die Verwaltung und Sicherung der Daten. Unter dieser Grundvoraussetzung ist es möglich, mit einfachen Mitteln auf die notwendigen Daten zuzugreifen und im Sinne einer Self-Service-Analysestrategie optimale Ergebnisse zu erzielen. Dashboards und Auswertungen lassen sich ohne Programmierkenntnisse erstellen. Folgende kritische Erfolgsfaktoren sind zu beachten:
 

  • Einfache Anwendung: Der Steuerabteilung muss der uneingeschränkte Fokus auf steuerliche Analysen ermöglicht werden. Bedienerfreundlichkeit, ansprechendes Design und effektives Arbeiten stehen an erster Stelle.
  • Schnelligkeit: Die Leistungsfähigkeit von EDV-Systemen steigt stetig. Nutzt man das optimal, ist eine maximale Geschwindigkeit garantiert. Neue Datenbanktechnologien ermöglichen eine Beschleunigung bei Datenabfragen und Analysen.
  • Leistungsstärke: Gute Analysetools vermitteln dem Anwender die Erfahrung von Standardsoftware. Die Anwendung soll selbstverständlich und intuitiv sein.
  • Visualität: Je mehr Datenvolumen verarbeitet werden muss, desto schneller verliert man den Überblick. Visuelle Darstellungen werden deshalb immer bedeutender.

 
Zusammengefasst sollten sich die Mitarbeiter der Steuerabteilung auf steuerliche Fragen und die Interpretation der Ergebnisse fokussieren. Die IT konzentriert sich auf Performance, Sicherheit und Datenintegrität.

   

Der Weg zum Erfolg

  • Status Quo und Rapid Prototyping: In Status Quo-Workshops wird bereits auf Basis verfügbarer Daten losgelegt. Prototyping stellt dabei keinen fehlerbehafteten Prozess, sondern eine Quelle der Erkenntnis dar, wie Datenquellen zu strukturieren sind. Nicht zuletzt handelt es sich bei den Prototyping-Ergebnissen selbst um nützliche Analyseprodukte.
  • Eindeutige Rollenzuweisung – IT als Enabler: Die IT-Abteilung ist Enabler. Sie ist Inhaber der Infrastruktur und legt die Produktionsdatenquellen fest. Die IT wird schon in die Überlegungen der Prototyping-Phase eingebunden. Die Diskussion über Themen wie Governance wird von der IT maßgeblich bestimmt.
  • Workflow: Mit der IT-Abteilung richtet man eine sog. „Sandbox” ein, die es ermöglicht, anhand vorhandener Templates oder „auf der grünen Wiese” Fragen zu stellen und zusammenzuarbeiten. Der Übergang von der Sandbox in den Produktivbetrieb wird von der IT-Abteilung beaufsichtigt; die IT fungiert als „Zertifizierungsstelle”.
  • Qualifiziertes Team: Steuerexperten und IT arbeiten als Team und integrieren verschiedene Fertigkeiten: Von Fachwissen bis zum Verständnis der Daten, der IT-Infrastruktur und des Unternehmens. Der Berater steht dabei unterstützend zur Seite.
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