Herausforderungen durch die E-Bilanz

• Die E-Bilanz ist erstmals für 2012 verpflichtend; allerdings ermöglicht eine Nichtbeanstandungsregelung noch eine Einreichung in Papierform.
• Die E-Bilanz führt bei Unternehmen zu technischen und inhaltlichen Herausforderungen; die erforderliche Umstellung eröffnet aber auch die Chance auf eine Effizienzsteigerung im Rechnungswesen und eine Optimierung betrieblicher Prozessabläufe.

Unter dem Motto ,,Elektronik statt Papier!“ hat die Bundesregierung im Rahmen der nationalen E-Government-Strategie die bilanzierenden Unternehmen verpflichtet, Bilanz und GuV elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Diese E-Bilanz soll die Unternehmen zur Einhaltung der Steuergesetze motivieren, zudem den Kontrollbedarf der Gesetzesumsetzung reduzieren und gleichzeitig die Effektivität des Vollzugs der Gesetze erhöhen. Erstmals besteht die Pflicht zur Einreichung einer E-Bilanz für das Wirtschaftsjahr 2012; allerdings ermöglicht es eine Nichtbeanstandungsregelung, die Unterlagen letztmals 2012 in Papierform einzureichen. Besondere Verschonungsregelungen wurden auch für inländische Unternehmen im Bezug auf ihre ausländischen Betriebsstätten, für steuerbegünstigte Körperschaften und für juristische Personen des öffentlichen Rechts mit Betrieben gewerblicher Art getroffen, die eine E-Bilanz erstmals für das Jahr 2015 übermitteln müssen.

Zur elektronischen Datenübermittlung ist künftig ein sogenannter XBRL-Datensatz (eXtensible Business Reporting Language), ein international verbreiteter Standard für den elektronischen Datenaustausch von Unternehmensinformationen, zu verwenden. Dieser Standard ermöglicht es, Unternehmensdaten ohne weitere manuelle Eingriffe maschinell zu analysieren und weiterzuverarbeiten. Der Finanzverwaltung wird damit die Möglichkeit eines gezielten Risikomanagements im Sinne eines bewussten Auswahlverfahrens eröffnet. Sie kann systemgesteuert unternehmensinterne wie auch unternehmensübergreifende Zeitreihen- und Branchenvergleiche vornehmen. Bei Abweichungen vom Durchschnitt wird sodann automatisch eine Zuordnung zur Gruppe der risikobehafteten Fälle erfolgen. Eine nicht sachgerecht erstellte
E-Bilanz erhöht somit das Risiko einer Betriebsprüfung außerordentlich. Der Aufbau finanzamtsinterner Datenbanken und eine „vorgezogene Betriebsprüfung“ werden beschleunigt.

Die Erstellung des XBRL-Datensatzes geht mit erheblichem Zusatzaufwand einher; außerdem führen insbesondere der Im- und Export der Daten in ein XBRL-Generierungstool einerseits und manuelle Nacherfassungen und Änderungen andererseits zu einem erhöhten Fehlerrisiko. Dieses kann durch systemtechnische Anpassungen und die Implementierung von XBRL-fähiger Software reduziert werden.

Neben der technischen Umsetzung stellen die inhaltlichen Anforderungen an die zu übermittelnden Daten, die in der sogenannten Taxonomie geregelt sind, die zentrale Herausforderung an Unternehmen dar. Die von der Taxonomie im Rahmen von Mussfeldern geforderten Mindestanforderungen gehen weit über die bisher verwendeten Regelungen des Handelsrechts hinaus. Es gibt für die Unternehmen grundsätzlich nur ein steuerliches Bilanz- und GuV-Schema ohne größen- und rechtsformabhängige Erleichterungen. Dieses wird gegebenenfalls um Spezial- bzw. Ergänzungstaxonomien für gewisse Bereiche mit besonderen, abweichenden Rechnungslegungsvorschriften (z. B. für Banken, Versicherungen, kommunale Unternehmen) erweitert. Um die von der Taxonomie geforderten Daten bereitstellen zu können, muss der hohe Detaillierungsgrad bereits bei der Buchführung beachtet werden. Durch die gestiegene Komplexität ist eine unterjährige Erfassung von Steuervorgängen unabdingbar. Hieraus resultiert regelmäßig die Notwendigkeit zur Einrichtung neuer Konten und Umgestaltung von Unternehmensprozessen.

Um die praktische Anwendung der E-Bilanz zu prüfen, wurde sie in einer fünfmonatigen Testphase erprobt, in der von 84 Teilnehmern verschiedener Größenklassen 68 E-Bilanzen wirksam übermittelt wurden. Die Teilnehmer kritisierten die hohe Anzahl an Mussfeldern und dass diese oft nur mit erheblichem Aufwand und unter großen Unsicherheiten befüllt werden konnten. Außerdem forderten Sie weitere Auffangpositionen, um nicht gezwungen zu sein, Sachverhalte unter einer unzutreffenden Position abbilden zu müssen. Zudem beanstandeten sie, dass unklar ist, wann in ein Mussfeld auch ein Leer-Wert („NIL-Wert“) eingetragen werden darf bzw. muss. Als besonders kritisch stellen sich schließlich die gängigen ERP-Systeme heraus, bei denen es größtenteils nicht möglich war, überhaupt einen XBRL-Datensatz zu erstellen.

Als Reaktion auf die Pilotphase und die Kritikpunkte fallen bei wenigen Positionen die Mussfeldeigenschaften weg und zusätzliche Auffangpositionen werden eingeführt, die Eingriffe in die Buchhaltung verringern sollen. Jedoch könnte eine intensive Verwendung von NIL-Werten oder Auffangpositionen die Einstufung in eine höhere Risikogruppe im Festsetzungs- und Prüfungsverfahren zur Folge haben.

Die am 28. September 2011 verabschiedete finale Fassung des BMF-Schreibens zur elektronischen Übermittlung von Bilanzen und GuV beinhaltet nunmehr noch Übergangsregelungen insbesondere für Personenhandelsgesellschaften im Hinblick auf die Übermittlung der Kapitalkontenentwicklung sowie von Sonder- und Ergänzungsbilanzen. Weitere Problembereiche, die sich z. B. aus der Abbildung steuerlicher Organschaften, Abgrenzungsfragen bei Betriebsstätten, Sonder- oder Ergänzungsbilanzen und doppelstöckigen Personengesellschaften ergeben könnten, wurden im BMF-Schreiben nicht aufgegriffen.
 
Die neuen Regelungen zur E-Bilanz können somit aufgrund von Unsicherheiten und Problemfeldern eher einen „weiteren Stolperstein” als einen „weiteren Meilenstein” für den Abbau der (Steuer-)Bürokratie darstellen. Aufgrund der Möglichkeit, Bilanz- und GuV in Papierform zu übermitteln, sollte das Jahr 2012 daher als unternehmensinterner Probelauf für die E-Bilanz verwendet werden. Hierfür ist es erforderlich, die Umstellungen zeitnah vorzunehmen, um die Vorgaben der Taxonomie möglichst schon auf die ersten Buchungen im Jahr 2012 und das Buchungsverhalten ab 1. Januar 2012 anzuwenden. Der zeitliche Aufwand für die Umstellung darf dabei keinesfalls unterschätzt werden.

• Analyse von Unternehmensprozessen, Rechnungswesen und IT-Landschaft;
• Ermittlung des kompletten Umstellungsbedarfs;
• Erarbeitung individuell zugeschnittener Umsetzungsalternativen;
• Erstellung eines detaillierten Umstellungsplans inkl. Budget-, Ressourcen- und Zeitplan;
• Schrittweise Umsetzung der geplanten Maßnahmen;
• Professionelle Schulung der zuständigen Mitarbeiter.

Bei der erfolgreichen Umsetzung unterstützt Sie Rödl & Partner gerne.

Aus dem Newsletter Mandantenbrief 11 / 2011.