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Stolperfallen bei der Rückzahlung von Fortbildungskosten

PrintMailRate-it

veröffentlicht am 27. April 2021 | Lesedauer ca. 2 Minuten

 

  

  

 

Ein wichtiger Teil der Personalentwicklung sind Weiterbildungs- oder Umschulungsmaßnahmen von Mitarbeitern im Unternehmen. Dazu vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer regelmäßig Fortbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklauseln. Der Arbeitgeber ist v.a. daran interessiert, dass ein Arbeitnehmer die erworbenen Qualifikationen einer durch ihn finanzierten Fortbildung möglichst lange im Unternehmen einsetzt, damit sich die finanziellen Aufwendungen mit der Zeit amortisieren. Lässt sich das Ziel für den Arbeitgeber nicht erreichen, kann er als Ausgleich von einem vorzeitig das Unternehmen verlassenden Arbeitnehmer seine aufgewendeten Kosten grundsätzlich ganz oder zeitanteilig zurückverlangen.

 

Für eine wirksame Ausgestaltung dieser Vereinbarung, bei der es sich regelmäßig um AGB handelt, sollten jedoch die von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze zwingend beachtet werden. Fehler bei der Vertragsgestaltung führen nämlich oft dazu, dass obwohl der Arbeitnehmer das Unternehmen vorzeitig verlässt, der Arbeitgeber seinen finanziellen Aufwendungen vom Arbeitnehmer nicht zurückverlangen kann. Die nachfolgenden Beispiele verschaffen einen ersten Überblick über die Möglichkeiten und Risiken bei der Ausgestaltung von Fortbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklauseln.

 

1. Kein geldwerter Vorteil

Eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers ist grundsätzlich nur bei einem geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer möglich. Das bedeutet, dass insbesondere berufliche Fähigkeiten und Kenntnisse vertieft werden und der Arbeitnehmer sie auch außerhalb des derzeit bestehenden Arbeitsverhältnisses „gewinnbringend“ einsetzen kann. Das erfordert stets eine Einzelfallbetrachtung. Im Ergebnis fallen jedoch Ausbildungsverhältnisse, unternehmensinterne Schulungen, Auffrischungskurse oder Kurse, die für die Arbeitserbringung zwingend vorgeschrieben sind, hierunter regelmäßig nicht.

 

2. Fehlende Transparenz

Der Arbeitnehmer muss bei Unterzeichnung der Vereinbarung, die im Übrigen vor Beginn der Maßnahme abgeschlossen werden sollte, bereits wissen, wie hoch und welche Kosten der Rückerstattung er ggfs. zu erwarten hat. Die Art und Höhe der Kosten, die letztlich vom Arbeitnehmer ggfs. zurückgezahlt werden sollen, müssen vollständig und transparent aufgeführt sein. Hierbei kommt es auf die Art und den Umfang der finanziellen Unterstützung des Arbeitgebers an. Das betrifft nicht nur die Unterrichts- bzw. Prüfungsgebühr, Unterbringungs- und Verpflegungskosten, sondern auch die während einer Freistellung fortgezahlte Vergütung des Arbeitnehmers.

 

3. Zu lange Bindungsdauer

Darüber hinaus muss die vereinbarte Bindungsdauer in einem angemessenen Verhältnis zur Dauer und den Kosten der Maßnahme stehen. Die Rechtsprechung orientiert sich dabei i.d.R. an der Anzahl der Fortbildungsstunden und nicht an dem gesamten Zeitraum, über den sich die Fortbildung erstreckt. Als Faustformel gilt: Die Dauer der Freistellung für die Fortbildung multipliziert mit dem Faktor 6 ergibt die maximale Bindungsdauer des Arbeitnehmers. Das führt dazu, dass z. B. bei einer Fortbildungsdauer von bis zu einem Monat eine Bindungswirkung von bis zu 6 Monaten noch als angemessen angesehen wird. Schwierigkeiten bei der Vertragsgestaltung ergeben sich jedoch bei Fortbildungsmaßnahmen mit einer relativ kurzen Dauer für die der Arbeitgeber jedoch erhebliche Mittel aufwenden muss. Allerdings sollten Arbeitgeber auch in diesen – nicht selten Fällen – grundsätzlich die nach der Faustformel vorgegeben Bindungsfristen nicht oder zu mindestens nicht wesentlich überschreiten, da andernfalls die Unwirksamkeit der Klausel drohen könnte.

 

4. Keine Differenzierung nach der Sphäre der Kündigung

Weiterhin muss in der Vereinbarung unbedingt danach unterschieden werden, aus welcher Sphäre der (Hinter-)Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor Ablauf der vereinbarten Bindungsfrist stammt. Häufig ist lediglich geregelt, dass die Rückzahlung der aufgeführten Fortbildungskosten bei einer Eigenkündigung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitnehmer vor Ablauf der vereinbarten Bindungsfrist fällig wird. Eine solche – unwirksame – Klausel berücksichtigt jedoch nicht, dass diese Kündigung des Arbeitnehmers auch auf einem vertragswidrigen Verhalten des Arbeitgebers, wie bspw. Zahlungsverzug des Arbeitgebers oder sog. „Mobbing“, beruhen kann und dann in der Sphäre des Arbeitgebers liegt. Diese Berücksichtigung von Sphären von Kündigungen betrifft auch sonstige Rückzahlungsregelungen, wie z.B. für den Fall des Abbruches oder nicht Bestehens einer im Rahmen der Fortbildung zu absolvierenden Prüfung.

 

5. Fehlende Reduzierung des Rückzahlungsbetrages

Eine wirksame Rückzahlungsklausel setzt ebenfalls voraus, dass sich während der vereinbarten Bindungsdauer die Rückzahlungsverpflichtung zeitanteilig reduziert. Der Arbeitnehmer muss durch seine – jedenfalls zeitanteilige – Betriebstreue Einfluss auf seine vertragliche Rückzahlungsverpflichtung nehmen können. Dabei bietet sich oft ein monatlicher anteiliger Abbau der Fortbildungskosten an.

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