Mobility Radar – Ihre digitale Lösung bei grenzüber­schrei­ten­den Mitarbeitereinsätzen in Hinblick auf Betriebsstätten

 

     

Die Corona-Pandemie hat diese New-Work-Flexibilität weiter verstärkt, wodurch viele Unternehmen diesem Wunsch nach „Workation“ und „Homeoffice im Ausland“ nachkommen. Mit dem Angebot der flexibleren Arbeits­modelle stehen die Steuer- und Rechtsabteilungen der Unternehmen aber auch vor erheblichen Risi­ken. Eine mögliche Registrierung des Mitarbeiters im Ausland für lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Zwecke, der Wechsel in das ausländische Sozialversicherungssystem sowie eine mögliche Steuerpflicht des Mitarbeitenden im Ausland sind nur einige Beispiele. Für die Unternehmen kann der Personaleinsatz im Aus­land auch zur Begründung einer Betriebsstätte führen, was zu zusätzlichen Steuerbelastungen, Gewinn­er­mitt­lungs- und Steuererklärungspflichten sowie einer eventuellen Doppelbesteuerung führen kann. Die zeitliche Begrenzung des Auslandsaufenthalts spielt dabei eine entscheidende Rolle. Mit dem Mobility Radar von Rödl & Partner können zielgerecht Auslandsaktivitäten des Unternehmens infolge eines Mitarbeitereinsatzes intuitiv getrackt, analysiert und ausgewertet werden, um so unerwünschte Besteuerungsfolgen zu vermeiden. 

 

Der eigens entwickelte Mobility Radar von Rödl & Partner besteht aus den drei (optional buchbaren) Modulen Betriebstätte, Lohn­steuer und Sozialversicherung. Im nachfolgenden wird nur das Modul Betriebsstätten (Modul 1) näher beschrieben: 

 

Die Funktionalität des Mobility Radars basiert auf der Erfassung der Reisedaten des Mitarbeiters im Reise­ka­len­der RExPort. Daraufhin erscheinen spezielle Fragebögen, um potenzielle Betriebsstätten sowie die jeweilige Art der Betriebsstätte zu identifizieren. Zudem wird anhand des Dashboards des Mobility Radars eine Länder­übersicht über bereits bestehende und potenzielle Betriebsstätten vermittelt. Somit kann ein kontinuierliches Monitoring erfolgen und selbst bei bestehenden Betriebsstätten unterstützt der Mobility Radar in der laufen­den Planung und Überwachung. Länder ohne dauerhafte Betriebsstätten-Risiken lassen sich durch den Mobility Radar ebenfalls ermitteln. Dadurch ist die internationale Tax Compliance Ihres Unternehmens immer auf dem aktuellen Stand. 

 

Grundsätzlich erfordert eine Betriebsstätte in ihrer Grundform, dass eine unternehmerische Tätigkeit in einer festen Geschäftseinrichtung in einem anderen Land für eine gewisse Zeit ausgeübt wird. Klassisches Beispiel ist das Anmieten von Büros durch eine deutsche Gesellschaft in einem anderen Land und entsprechende Einstellung von lokalen Mitarbeitern für dieses Büro. Allerdings ist es oftmals so, dass eine Betriebsstätte nicht eindeutig antizipiert wird, vor allem wenn keine Räumlichkeiten angemietet werden. Beispielsweise sehen viele ausländische Staaten bereits die Tätigkeit des Mitarbeiters in seinem Homeoffice im Ausland als Betriebs­stätten begründend an, ohne dass der deutsche Unternehmer selbst über eine feste Geschäftseinrichtung vor Ort verfügen kann. Daher ist auch beim Thema „Homeoffice im Ausland“ Vorsicht geboten. 

 

Gleiches gilt bei „Workation“, also der Kombination von Urlaub und Arbeit, denn der Mitarbeiter wird hier auch vom Ausland aus für die deutsche Gesellschaft tätig. Hier ist in jedem Fall eine Einzelprüfung vorzunehmen, da hier neben der Funktion des Mitarbeiters, Dauer der Tätigkeitsausübung auch weitere Einzelaspekte zu berück­sichtigen sind. 

 

Neben dieser Grundform der Betriebsstätte existieren u.a. die nachfolgenden Arten (nicht abschließend), die der Mobility Radar natürlich kennt, auf die im Folgenden kurz eingegangen werden soll:

 

Aufträge mit einer Bau- und Montagetätigkeit im Ausland können bei Überschreiten einer gewissen Zeitdauer zu einer sog. Bau- Und Montagebetriebsstätte führen. Laut den überwiegenden Doppelbesteuerungsabkommen ist die Überschreitung einer Frist von sechs oder zwölf Monaten notwendig. Bei Berechnung dieser Frist ist vor allem auf Unterbrechungen und den Grund der Unterbrechung der Tätigkeit zu achten. Modul 1 des Mobility Radars hat hierzu ein Frühwarnsystem integriert und warnt Sie vor einer möglichen Fristüberschreitung. Die Bau- und Montagetätigkeit im Ausland kann somit kontinuierlich beobachtet und im Rahmen eines Monitorings verwaltet und zielführend geplant werden.

 

Vor allem in international aufgestellten Unternehmen weichen Wohnsitz- und Tätigkeitsstaat von Mitgliedern der Geschäftsführung oftmals voneinander ab. Dieser Trend hat sich in Folge der Corona Pandemie verstärkt und Geschäftsführungsaufgaben werden seitdem zunehmend über das Homeoffice erledigt. Durch die Trend­ent­wicklung der Homeoffice Kultur kann dies als Anreiz für Unternehmen gesehen werden und auf inter­na­tionaler Ebene Führungskräfte sowie leitende Mitarbeiter zu suchen. Bereits infolge der Tätigkeit des Geschäfts­führers von zu Hause aus, also in einem anderen Staat als des Sitzstaates des Unternehmens, könnte eine Geschäftsleitungsbetriebsstätte begründet werden, wodurch diverse Steuerrisiken entstehen können. 

 

Mit Hilfe des Mobility Radars von Rödl & Partner kann eine vorzeitige Sachverhaltsanalyse und ein ständiges Monitoring gewährleistet werden, um auftretende steuerliche Risiken rechtzeitig erkennen und Maßnahmen einleiten zu können. Die Kollegen von Rödl &Partner bei diesem Prozess ständig involviert. 

 

Regelmäßig werden in Unternehmen Vertriebsmitarbeiter eingesetzt um den Waren- und Dienstleistungs­ver­kehr grenzüberschreitend abwickeln und ausbauen zu können. Vertriebsmitarbeitern wird die Rolle übertragen vor Ort bei ausländischen Kunden die Vertragsverhandlungen vorzunehmen. Durch die physische Präsenz des Vertriebsmitarbeiters im Ausland kann dort eine sog. Vertreterbetriebsstätte des Unternehmens begründet werden, die steuerliche Erklärungspflichten nach sich zieht. Gerade durch die steigende Internationalisierung ergeben sich zunehmende Anknüpfungspunkte für mögliche Besteuerungsauslöser. 

 

Mit den Fragebögen des Mobility Radars können auch hier im Vorfeld die Aktivitäten der Mitarbeiter im Aus­land hinsichtlich des Risikos der Begründung einer Vertreterbetriebsstätten analysiert und bewertet werden. Unerlässlich ist auch hier ein kontinuierliches Monitoring der Tätigkeiten im Ausland. 

 

Die Flexibilität für Workation und Homeoffice im Ausland können drastische unerwünschte steuerliche Folgen nach sich ziehen. Sofern Remote Work im Ausland umgesetzt wird, empfiehlt sich eine vorausschauende Strategie für die sorgfältige Berücksichtigung der rechtlichen und steuerlichen Aspekte. Nur so können die beschriebenen steuerlichen Risiken, wie die ungewollte Begründung einer Betriebsstätte, verhindert werden. 

 

Weiterhin ist bei einem Einsatz der Mitarbeiter im Ausland allgemein immer darauf zu achten, welche Tätigkeit diese für das Unternehmen und in welcher Dauer erbringen. Anhand der oben aufgezeigten (nicht abschließen­den) Formen der Betriebsstätten wird deutlich, dass vielzählige Arten von im Ausland ausgeübten Tätigkeiten der Mitarbeiter zu Betriebsstätten führen können. Oberstes Ziel ist daher ein umfassendes steuerliches Planungs- und Risikomanagement, um potenzielle Risiken so weit wie möglich antizipativ zu erkennen. Nur so besteht die Chance, nicht erwünschte steuerliche Folgen aufgrund der Begründung von Betriebsstätten im Voraus zu vermeiden. 

 

Gerne beraten wir Sie mit unserer globalen steuerrechtlichen Expertise und technischen Lösungskompetenz, um eine New-Work-Flexibilität in Ihrem Unternehmen zu schaffen oder auch um Ihre Projekte im Ausland umzusetzen. Unser digitales Tool Mobility Radar unterstützt Sie beim Tracken, Analysieren und Auswerten Ihrer Auslandsaktivitäten. Dies gilt insbesondere hinsichtlich der Beurteilung von Betriebsstätten.